Ako radite u neprofitnim organizacijama, vjerojatno ste sudjelovali u prikupljanju sredstava, bilo da se radi o ekstravagantnoj gala galami ili jednostavnom veselom satu u baru iza ugla. Mnoge organizacije, posebno male, oslanjaju se na ove događaje kako bi u kratkom vremenskom razdoblju prikupili mnogo novca.
Ali kad dođete do odbora za planiranje (ili ćete čak morati sami dizajnirati događaj), više ne morate biti zabavni noćni izlazak. Sada morate razraditi sve detalje kako biste stvorili nezaboravnu večer - onu koja će navesti goste da spuste malo novca u svoj šešir.
Naravno, veličina vaše organizacije i vaša razina donatora odredit će najbolju vrstu događaja koji će biti domaćin, a to će sigurno utjecati na vaš plan. Ali bez obzira na veličinu ili opseg vašeg prikupljanja sredstava, prema mom iskustvu, otkrio sam da postoji nekoliko ključnih elemenata zbog kojih ovi događaji funkcioniraju. Ako krenete u svoj prvi događaj sakupljanja sredstava, provjerite imate li ovih pet potrepština.
1. Proračun
Čuli ste izreku "treba zaraditi novac" - a to je 100% istina za događaje. Sigurno, ako ste dovoljno uvjerljivi, vjerojatno možete dobiti nešto osnovno za vaš događaj - poput prostora za događaje, pića, hrane, pa čak i zabave. No, unatoč toj velikodušnosti, i dalje ćete trebati nešto novca za još nekoliko drugih troškova, poput prijevoza, obroka za osoblje i volontere i savjeta.
Da biste bili sigurni da možete to pomicati, napravite proračun prije nego što započnete s planiranjem pojedinosti. Ako se dobro upoznate sa svojom financijskom situacijom, lako ćete shvatiti imate li sredstva za planiranje sjedeće večere - ili ćete se morati prilagoditi povremenom prijemu samo za piće. Zatim, dok počnete primati donacije i izrađujete čvrste planove, pomno pratite proračun. Neočekivane troškove morat ćete uravnotežiti novim donacijama ili prilagoditi svoje planove prema potrebi.
2. Šampioni
Da bi imali uspješan događaj, ljudi trebaju donirati i pojaviti se. Ali da biste dobili dovoljno donatora za sudjelovanje, ne možete biti jedina osoba koja promovira događaj. Trebat će vam grupa drugih ljudi koji su spremni preusmjeriti novac svojim prijateljima, suradnicima i mrežama - i, naravno, kako bi ih potaknuli da daju.
To se zove vaš "domaćin odbor", koji se obično sastoji od ljudi koji organizaciju već podržavaju svojim novcem ili vremenom. Pored toga što dobro poznaju vašu organizaciju, svi u odboru trebali bi imati širok krug kontakata koje će potaknuti da prisustvuju.
Iako svaka organizacija koristi odbore domaćina na nešto drugačiji način, bio sam najuspješniji kad sam izravno uključio grupu u proces planiranja. Naravno, stupanj njihove uključenosti ovisi o pojedincima, pa iskoristite svoj sud: Neki ljudi su više nego rado pokupili šalice kod Costco ili tražili velike korporativne sponzore, dok će drugi radije samo na svojim pozivima navesti njihova imena i napraviti nekoliko telefonskih poziva svojim prijateljima.
3. Višestruke mogućnosti davanja
Prvo pravilo prikupljanja sredstava jest pitati. I naravno, kad budete domaćini nekom događaju, svi znaju da će se od njih očekivati da dignu cijenu karte. No, možete uključiti i druge prigode za polaznike.
Najčešća vrsta upita dolazi u obliku tombole ili tihe aukcije (i da, možete oba). Izuzetno je lako dobiti nagrade za ove vrste aktivnosti tražeći od lokalnih poduzeća da daju svoj doprinos; samo morate biti sigurni da se nagrade podudaraju s vašom publikom. Drugim riječima, spa spa paket će uspjeti na ručku u majčinskom danu - ne toliko na golf turniru. Ponekad to može značiti potpuno uklanjanje nagrada i umjesto toga donatori ponude za elemente programa: na primjer, 100 USD za ciglu u vašem novom centru zajednice ili 1000 USD za stipendiju.
Ako znate da vaši gosti nisu tip da bace više novca, zamolite ih da se umjesto toga dobro prijave za svoje nadolazeće programe i inicijative. To će ih uključiti u vašu misiju i veću vjerojatnost da će ih u budućnosti ponovno dati - i reći svojim prijateljima o vama.
4. Cijelo iskustvo
Donaciju za događaj mnogi ljudi vide kao jednaku razmjenu - oni vam daju nešto novca, a vi im dajete iskustvo. Vaš je posao učiniti događaj tako nevjerojatnim iskustvom da, kako bi bilo pošteno, trebaju donirati još više.
Neke organizacije to rade s visokim gostima i zabavom. Ali, ako nemate Beyonce ili Billa Clintona na brzom biranju, možda biste željeli razmotriti ekskluzivno mjesto, neobičnu aktivnost (plesni maraton, bilo koga?) Ili večeru visokog razreda. Još važnije, razmislite o načinima kako odraziti svoju misiju u događaju. Ako ste organizacija za izravnu uslugu, možete pozvati klijente na govor. Škole ili umjetnički programi mogu prikazati rad svojih učenika. Nudite svojim gostima iskustvo koje odražava jedinstvenost vaše organizacije, nudite iskustvo koje se ne može ponoviti. I to je doista neprocjenjivo.
5. Praćenje
Iznenađujuće, najvažniji element prikupljanja sredstava je praćenje koje se događa nakon događaja. Nemojte biti u iskušenju da se odmarate na lovorikama (ili da njegujete mamurluk); javite se na telefon, šaljite e-poštu i ažurirajte svoju web stranicu. Željeli biste osobno kontaktirati svakog donatora (ili potencijalnog davatelja) kojeg ste upoznali noć prije i zahvaliti im na podršci. Ovo može biti savršena prilika za postavljanje što više naknadnih sastanaka - jedan korak do njihova uzgoja za sljedeću donaciju.
I ne zaboravite svoje dobavljače i volontere! Hvala im što su vam pomogli da noć učinite uspješnom. Shvaćaju da ste iscrpljeni, pa je brza poruka e-pošte u redu, ali za one koji su stvarno dali iznad i izvan nje, rukom pisana napomena posebno je elegantna. (Vjerujte mi, oni će se sjetiti vaše zahvalnosti kada se sljedeći događaj pojavi.)
Svaki događaj treba puno vremena i truda kako bi bio uspješan. Slijedeći gornje savjete, moći ćete ugostiti događaje koji stvaraju i rastu slijedeće koji će donijeti više ljudi - i novca - vašoj organizaciji. A tko zna? Možda se i dobro provedete!
