Događaji za prikupljanje sredstava izvrsni su načini za prikupljanje novca i svijesti o vašoj organizaciji. Ali ako radite u maloj neprofitnoj organizaciji, teško je pronaći osoblje (i vrijeme!) Za stvarno planiranje takvih događaja.
Tamo dolazi odbor domaćina.
Jednostavno rečeno, odbor domaćina je grupa volontera koji preuzimaju odgovornost za planiranje događaja. Stvarni opseg odgovornosti može se promijeniti od organizacije do organizacije (ili čak događaja do događaja), ali općenito, možete očekivati da će oni pozvati goste, promovirati događaj i kupiti ulaznicu za prisustvovanje.
Kao i kod svih volontera, međutim, odboru domaćinu je obično potreban neki smjer kako bi najbolje služio vašim organizacijskim ciljevima. Evo nekoliko savjeta za upravljanje domaćinskim odborom kako bi vaš sljedeći udarac bio smiješan.
1. Odaberite Mudro
Dobri članovi domaćinskog odbora trebaju imati dva ključna svojstva: Trebali bi imati veliki utjecajni krug kontakata i ne bi se trebali bojati kontaktirati.
Međutim, da bi to postigli najučinkovitije, ti članovi odbora već bi trebali imati neko iskustvo s vašom organizacijom i biti upoznati s poslom koji obavljate. To će im omogućiti da s više autoriteta razgovaraju s potencijalnim donatorima i govore iz vlastitog iskustva, što je uvijek učinkovitije. Imajući to na umu, pregledajte svoje popise donatora i popise volontera kako biste vidjeli tko bi vam mogao odgovarati.
Ako vam je potrebna pomoć osim toga, na primjer, za planiranje logistike događaja - odaberite članove odbora koji imaju evidenciju o pojavljivanju i učinkovitom radu na drugim događajima koje je vaša organizacija ugostila.
Budući da sam jedini namjenski sakupljač sredstava za osoblje u mojoj sadašnjoj organizaciji, povlačim samo članove odbora domaćina s mojih glavnih popisa donatora i kandidata. Radeći to, u stanju sam istovremeno planirati događaj i uzgajati donatore.
Međutim, kada sam bio u većoj organizaciji koja je obavještavala više o našim događajima, pokušali smo pronaći imena slavnih u našem odboru domaćina. Obično nisu bili u mogućnosti pomoći (a ponekad čak nisu ni prisustvovali!), Ali privukli su pažnju društva i pisaca zabave koji bi potom pratili događaj.
2. Budite jasni u pogledu dužnosti
Izazov kod mnogih volonterskih poslova je taj što postoji malo konkretnih očekivanja ili načina da se ljudi postanu odgovorni.
Iako se sigurno morate sjetiti da volonteri izvršavaju svoje dužnosti iz dobrote vlastitog srca, većina volontera koje poznajem preferira jasne upute i smjernice o tome što će biti najviše korisno u izvođenju događaja. Želim izraditi „opis posla“ za svaki događaj koji radim, navodeći odgovornosti članova odbora domaćina - tako da oni znaju što mogu očekivati, ja ih mogu pratiti, a svi ostajemo na istoj stranici.
Što se tih odgovornosti tiče, odbori domaćina mogu učiniti sve, od skupljanja namirnica i zaliha do dizajniranja pozivnica do velikih donacija. Jednostavno shvatite što vam treba i zatražite to u svom volonterskom opisu.
Najbolji opis koji sam dosad vidio jest Havaji za jednakost, koji ne samo da postavlja dužnosti odbora domaćina, već uključuje i obrazac za donaciju, što volonterima olakšava doprinos poklonu potrebnom za članstvo u odboru domaćina. Ovakav sporazum nije prikladan za svaku organizaciju, ali je velika inspiracija za sve veću neprofitnu organizaciju.
3. Reci hvala
Prvi ljudi koje nazovete, pošaljete e-poštom ili im napišete dan nakon događaja, trebao bi biti vaš domaćinski odbor. Zapravo, čim potvrdim odbor svojeg domaćina, obraćam se zahvalnim karticama, tako da imam još jednu stvar za odraditi jutro nakon soje.
Također ćete htjeti pogledati kako je događaj prošao - ako išta drugo možete učiniti bolje, ako je bilo koji od njihovih gostiju zainteresiran za više suradnje s organizacijom i ako uživaju u svemu. Ove vrijedne informacije mogu osigurati da su vaši događaji u budućnosti učinkovitiji i da vaša organizacija može iskoristiti nove mogućnosti.
Najvažnije je da želite osigurati svoje volontere da, kada se toliko velike i financijske obveze posvete vama, to iskreno cijenite.
Sretni volonteri - posebno dobro povezani i potencijalno bogati sretni volonteri - su možda najbolji resurs koji možete imati kao mala neprofitna organizacija. Ako s njima postupate mudro i dobro, nećete imati samo pomoć koja vam je potrebna da planirate i izvedete sjajan događaj, nego ćete također moći povećati prikupljanje sredstava na sljedeću razinu.
