Dozvolite mi da vam ispričam jednu priču: Nekada je zaposlenik imao vrlo važan sastanak nakon posla. Upravo su trebali isključiti monitor i obući kaput kada je njihov suradnik stao tražeći "dvije sekunde" svog vremena. Zaposlenik je sigurno rekao, zašto ne, mogli bi uštedjeti dvije sekunde. A te "dvije sekunde" pretvorile su se u polusatni sastanak koji je uključivao nekoliko koraka, a zaposlenik je ljutito ispričao svoj datum kad su se pojavili kasno.
Naravno, izmislio sam ovu specifičnu priču, ali to nije daleko od stvarnosti. U stvari, to se događa stalno u mom uredu - i izvan ureda.
Problem je u načinu na koji razgovaramo o vremenu. Volimo misliti da su naši zahtjevi kratki, laki ili da zahtijevaju malo napora, ali zato što nikada ne budemo precizni koliko vremena nam je potrebno da nešto učinimo, sve obično završi duže nego što se očekuje.
Dakle, ako želite početi napuštati posao na vrijeme (i bolje voditi svoj raspored uglavnom) morate prestati ostavljati ljude da vam se izmiču i govore vam sljedeće:
1. "Trebam ovo do kraja dana"
Pitajte tri osobe u vašem uredu što za njih znači "kraj dana". Jesu li imali isti odgovor?
To sam učinio s kolegama i dobio sam sljedeća tri odgovora:
- 17:00 (sat vremena prije nego što napustite posao)
- 18:00 (kada zapravo napustite posao)
- 12:00 (fizički završava dan)
Poanta je u tome što kad vam netko kaže da im nabavite nešto do kraja dana, to bi moglo značiti bilo što.
Slijedite sa
Ovo je mjesto gdje jednostavna izjava na istoj stranici može učiniti čuda: "Ja definiram kraj dana kao 17:00 - radi li to za vas?"
2. "Možete li mi to što prije pružiti?"
Opet ASAP može značiti različite stvari za različite ljude. To podrazumijeva hitnost - a ipak to često koristimo kada nešto zaista nije tako hitno.
Slijedite sa
Podsjetite osobu da ne samo sjedite besposleno i čekate požar, spominjući kako se to uklapa u vaše prioritete. Ako je doista ASAP situacija, vjerujte da će vam to otkriti.
Pokušajte: "Na osnovu mog rasporeda, mogu vam ovo dostaviti do 10 sati u srijedu. Ako misliš da ti treba prije, mogu to učiniti! Ali morat ću ponovo prilagoditi svoje prioritete da bih to ostvario. "
3. "Ovo će trajati samo dvije sekunde"
Pomirimo se: ništa ne treba dvije sekunde. Čak i kihanje traje duže od ovoga.
Slijedite sa
Nešto u skladu sa: "Dakle, ako je to zaista brz razgovor, sada ga mogu voditi - ali ako ne, može li pričekati?"
4. "Brzo pitanje za vas …"
Ako čitate moju priču iznad, znate da su pitanja brza.
Slijedite sa
Isto kao gore, pitajte ih koliko dugo njihovo pitanje može potrajati.
5. "Radim pet minuta kasno, izvini"
Velike su šanse da ta osoba neće stići za točno pet minuta.
Slijedite sa
Doznajte gdje se nalaze i ako ih vrijedi čekati: "Željeli bismo završiti ovaj sastanak do 16:00 - gdje ste trenutno i trebamo li početi bez vas i uhvatiti se kasnije?"
To također ide u oba smjera. Ako vas uhvati korištenje ovog jezika, prisilite se na pojašnjenje. Jer što više počnemo govoriti o vremenu u realnom smislu, bolje možemo svi zajedno raditi na upravljanju međusobnim očekivanjima.
