Bez obzira koliko vremena provodimo pokušavajući optimizirati ulaznu poštu - od serije provjere poruka do dodavanja zvona - e-pošta oduzima naše živote. Gledajući moje statistike od prošlog mjeseca, primio sam i obrađivao više od 10 000 e-poruka (eek!), Tako da je pronalazak pravog načina za upravljanje svim tim internetskim dopisima presudan za moju svakodnevnu ispravnost.
Ispada, međutim, "pravi način" upravljanja e-poštom puno ovisi o vašem osobnom stilu. Zaokružio sam neke od najpopularnijih i najuspješnijih strategija tako da možete odlučiti koja je za vas najbolja:
1. LIFO: Posljednji u prvom izlasku
Ova tehnika se temelji na prepuštanju starih stvari da se bave sobom. To je najčešći način na koji se ljudi bave pristiglom poštom, čitajući e-poštu odozgo prema gore (aka, počevši od najnovijeg primljenog e-pošte).
To je vrlo povoljno i intuitivno, ali postoje dva osnovna rizika ove strategije. Prvi rizik je da ćete vjerojatno završiti s neskladnom reakcijom. Danima kada imate puno vremena potrošiti na e-poštu, odgovarat ćete na kontakte munjevito. U danima kada ste zauzeti i na sastancima, poruke će se gomilati i zatrpati se pod novijim porukama e-pošte.
Drugi je rizik da ćete propustiti dobre prilike jer se niste pravovremeno pojavili. Ako se odlučite koristiti ovu strategiju, ali želite ublažiti te rizike, preporučio bih vam da blokirate sat ili dva jednom tjedno tijekom kojeg prelazite na obrnuti kronološki pristup (povoljno je prikazano u nastavku). Na taj ćete način očistiti sve staro što bi moglo biti važno.
2. Obrnuti kronološki
Suprotno LIFO-u, obrnuti kronološki pristup znači prvo rješavanje najstarijih poruka e-pošte. Ako koristite Gmail, možete prebaciti razvrstavanje pristigle pošte samo klikom brojača e-pošte u gornjem desnom kutu.
Ovom se strategijom često suočavate s težim porukama e-pošte koje odlažete, što je izvrsno za sve kronične odvjetnike. Međutim, postoji jedna nedostatak ove strategije. Ako radite na nekom mjestu gdje stalno primate hitne e-poruke na koje stvarno trebate odgovoriti odmah, bilo bi riskantno uzeti obrnuti kronološki pristup. Uz to rečeno, definitivno možete kombinirati ovu strategiju s LIFO-om tijekom stvarnog radnog dana ako je to slučaj.
3. Yesterbox
Poznati od strane direktora Zappos-a Tony Hsieh, Yesterbox tehnika fokusirana je na bavljenje danas svim e-porukama koje ste primili jučer. Hsieh objašnjava:
Popis "Vaša obaveza" svaki dan jednostavno je jučerašnji pretinac e-pošte (otuda "Yesterbox"). Izvrsna stvar u tome je kad ustanete ujutro, točno znate koliko e-poruka morate proći, postoji osjećaj napretka dok obrađujete svaku e-poštu od jučer i uklanjate je iz pristigle pošte, a zapravo postoji poanta kada vam je od jučer preostalo nula e-pošte za obradu. Kada završite, zapravo postoji osjećaj završetka, što je nevjerojatno. "
Ovo je sjajna strategija za sve koji se osjećaju kao da se neprestano utapaju u e-pošti. Iako preporučujem da pročitate cijelo njegovo djelo, najbolji dio je definitivno količina kontrole koju ćete povratiti nad pristiglom poštom. Za razliku od drugih metoda, vaš cilj ostaje isti kao i danu, a s vremenom ćete ustanoviti da ćete bolje shvatiti koliko će vam trebati e-pošta. Jeste li primili 25 poruka e-pošte jučer? OK, to bi vam moglo potrajati nešto više od sat vremena. Želite li dočekati veliki dan sa 70 poruka e-pošte? Možete planirati unaprijed i blokirati dodatno vrijeme za upravljanje glasnoćom.
4. Inbox Zero
Izraz koji je skovao Merlin Mann, Inbox Zero je strategija e-pošte kojom je cilj uvijek postojati spremno za mapu Inbox 100%. Ima nekih velikih prednosti u ovome: Sve se uvijek rješava i ne gubite vrijeme ponovo čitajući e-poštu po treći put prije nego što zapravo poduzmete mjere. Ova je strategija dobra za one koji stvaraju listu tipa A (poput mene!) Koji vole imati potpunu kontrolu nad ulaznim porukama. Ali iz mog iskustva, lako je dopustiti da vam pretinac pristigle pošte diktira vaš život ako preduzmete ovo previše. Savjet stručnjaka: Uparite Nulu s Boomerangom za Gmail, aplikacijom koja omogućuje slanje poruka iz pristigle pošte do datuma i vremena po vašem izboru, tako da možete odlučiti između odgovaranja i odgađanja za kasnije, prema potrebi.
Ako to pokušavate prvi put, preporučam da provjerite višedecenijski izazov Lily Herman da ostanete u Inbox Zero prije nego što počnete.
Nakon isprobavanja svake metode, mogu sa sigurnošću reći da se odabir strategije odnosi na usklađivanje vaših osobnih sklonosti s bilo kakvim navikama koje želite potaknuti (ili obeshrabriti). Možda otkrijete da miješanje i podudaranje najbolje radi za vas. Dugo sam odlazio u Inbox Zero i zaključio da stres zbog toga što napravim zadnjih nekoliko godina ne vrijedi. Ali mapu s ulaznom poštom držim ispod 20 poruka e-pošte u vrijeme kada svake večeri odlazim u krevet - dovoljno kratkom da mogu sve njih vidjeti na svom zaslonu za brzu provjeru da ništa ne propadne kroz pukotine. Sve dok niste rob svoje mape pristigle pošte i svi koji vas trebaju pravovremeno dobiti odgovor, tko će suditi?
