Prošli petak u 16:30 ugasio sam računalo, očistio svoj stol i otišao kući. Jedan od predmeta koji sam bacio u kantu za smeće prije odlaska bio je moj popis obveza za tjedan: 150 predmeta, sve odjavljene. Nisam radila niti jednu kasnu noć ili rano jutro taj tjedan. I čak sam imala vremena kod kuće kako bih si priredila pristojne večere, vidjela prijatelje, šetala psa i gledala previše televizije.
Prije nego što date bilo kakve pretpostavke o sadržaju mog popisa obaveza ili općenito o važnosti mog posla, trebao bih spomenuti da sam tijekom tog tjedna vodio poziv odbora odbora direktora i smislio prijedlog bespovratnih sredstava za USDA, susreo se s izvršnim direktorom velike zaklade, vodeći poduzetnik predstavio ga je izvršni direktor Microsofta, podnio tri prijedloga grantova i primio moj godišnji pregled uspješnosti (usput rečeno, vrlo pozitivan).
Ukratko, svaki tjedan radim puno posla. Kako to učiniti bez živčanog sloma - i uz poštedu vremena? Evo nekoliko savjeta.
1. Znajte što trebate učiniti
Iako se čini očiglednim, stvari koje najviše ističu ljude obično su stvari koje nisu znali očekivati. Dakle, za početak tjedna detaljno pregledajte sve što trebate učiniti. Na primjer, recimo da znate da prijedlog treba stići u petak, a vaš je posao pripremiti vijest, ali proračun je odgovoran za proračun. Kako biste bili sigurni da se cijeli projekt dovršio na vrijeme, na popis obaveza dodajte "check in s financijskim timom o proračunu".
Prilično sam agresivan po pitanju alata za popis obveza; pisani popisi djeluju jednako dobro za mene kao i elektronička rješenja, poput Evernotea ili Asane. Ali imam pravilo da cijeli popis mora biti na jednom mjestu. Možete segmentirati i preurediti sve što želite, ali trebali biste vidjeti sve što trebate učiniti jednim pogledom.
2. Znajte što trebate prvo riješiti
Kad sam nadzirao manje iskusno osoblje, ustanovio sam da je najveća prepreka za njih bila neznanje kako odrediti prioritet i urediti im dan.
Na primjer, ako je došlo do velikog projekta sljedećeg tjedna, gurali bi se punom parom prema zadanom roku, unatoč činjenici da su prvo trebali prikupiti informacije iz drugog odjela - informacije koje bi mogle otkazati sav posao koji obavljaju gotova sam. U međuvremenu je bilo i drugih, manjih projekata na kojima su mogli postići pravi napredak.
Vaši prioriteti također se mogu pomaknuti na temelju vašeg raspoloženja ili rasporeda. Na primjer, ako imam posebno nekreativan dan, znam da bi bilo učinkovitije za mene davati prioritet podatkovnom projektu. Ako sam veći dio dana na sastancima, odgovaram na pozive i e-mailove između sastanaka, a ne pokušavam pokrenuti nešto veće u tako kratkom roku.
Bit ćete mnogo učinkovitiji ako radite sa svojim prioritetima i ograničenjima, a ne pokušavate im se oduprijeti.
3. Zatražite pomoć
Ako ništa drugo nisam stekao radeći u neprofitnim organizacijama, naučio sam da ako ne pitate, nećete dobiti. Nitko ne može sam obavljati posao organizacije. Ako nemate vještine ili vremena da učinkovito učinite nešto, vaša je dužnost zatražiti pomoć.
Srećom, radeći za neprofitne organizacije, obično mogu naći volontera koji će mi pomoći u lakšim zadacima. Ako mi treba viša razina stručnosti, izvučem svoj adresar i vidim znam li nekoga tko može predložiti rješenje. Primjerice, nedavno sam se mučio zbog privremenog izvještaja za donatora. Bili smo na sredini novog programa, pa iako sam znao da smo učinili mnogo, nisam znao kako to prenijeti u obrascu izvješća. Dakle, uzeo sam jednog od mojih prijatelja iz komunikacije na kavu, a ona mi je predložila da se cijeli izvještaj usredotoči na priče klijenata i kako oni tumače novi program.
Bio je to proboj - takav koji nikad ne bih imao u sebi. Donor je volio i poveo me u njegov odjel za komunikacije kako bih još više promovirao program. Jednom kada sam dobio ideju, trebalo mi je tjedan dana da završim izvještaj - isto toliko vremena koliko sam se brinuo o njemu prije nego što sam se sreo sa svojim prijateljem.
4. Zatvorite petlju
Znate onaj zadovoljavajući osjećaj provjere nečega s vašeg popisa? Ne osjeća se samo dobro; važan je način da naznačite da ste završili zadatak i da sada možete prijeći na nešto drugo.
Ali prije nego što krenete naprijed, morat ćete se osigurati da negdje imate zapise o dovršenim zadacima, tako da možete pratiti ako - ah - ostali nisu baš tako efikasni koliko i vi. Kada, primjerice, dovršim prijedlog bespovratnih sredstava, u kalendar uvijek stavljam podsjetnik da u roku od osam tjedana nastavim s donatorom. Do tada će većina donatora donijeti svoje odluke, a ako to ne učine, možda će biti zainteresirani naučiti nešto više o organizaciji. Isto tako, šef vam se možda neće javiti u vezi s nekim projektom nekoliko tjedana ako ga prepustite njemu, ali nakon nekoliko dana, nakon nekoliko dana možete ga natjerati da pogleda što prije.
Čvrsta sam vjernica da radim pametnije, a ne teže. Moj posao je previše važan za mene i ljude kojima moja organizacija služi da bi prihvatili išta osim najboljeg. Ali iz iskustva znam da trčanje sebe izrezan radom 60 sati tjedno na kraju nikome neće pomoći. Učinkovitiji rad znači bolje rezultate i vikend - što bi moglo biti bolje od toga?
