Posljednjih mjeseci pokušavao sam sastaviti raspored svoje organizacije za 2015. Najvažnija stvar koju sam trebao učiniti je osigurati da znam kada se događaju svi naši događaji. Ali prije nego što sam ih mogao oloviti u svoj kalendar, najprije sam morao steći predodžbe o tome kakve događaje doista moram planirati.
Za neprofitne organizacije događaji koje vodite glavni su načini na koje će vaša zajednica komunicirati s vašom organizacijom. Dakle, od vitalnog je značaja da vas oni dobro predstavljaju. Izgledaće ubrzano organizirani događaj - i čini se da je vaša organizacija nesposobna. Kako biste bili sigurni da ste domaćini najboljih mogućih događaja, važno je da prvenstveno odredite svoje događaje i isplanirate da budu što učinkovitiji.
Tijekom posljednjih 10, plus godina koliko sam proveo radeći za neprofitne organizacije, razvio sam četiri ključna pitanja koja ću se postaviti prije nego što se odlučim planirati neki događaj.
1. Što je našoj organizaciji potrebno od ovog događaja?
U osnovi, zašto uopšte razmišljate o organizaciji ovog događaja? Pokušavate li prikupiti novac? Ako da, koliko? Pokušavate li upoznati nove navijače ili forsirate nove veze? Ako se ne radi o prikupljanju sredstava, možda pokušavate privući nove klijente ili educirati ljude koji su već dio vaše organizacije o novoj inicijativi.
Ako ovaj događaj ne radi ništa za vas, zašto to radite? Morate utvrditi koliki je udio vaše organizacije u ishodima događaja prije nego što mu posvetite vrijeme i resurse. To će vam također pomoći da prvenstveno odredite događaj u kontekstu svih ostalih aktivnosti.
2. Što su vaši gosti potrebni od ovog događaja?
Iako bi prvo trebali razmotriti svoje potrebe, događaj se zapravo odnosi na vaše goste. Da biste postigli svoje ciljeve (koje ste naveli pomoću gornjeg pitanja), morate zavesti sudionike da s vama komuniciraju na pravi način.
Razgovarajte s prošlim i potencijalnim gostima o tome što im se sviđa u vašim događajima i što bi oni željeli u budućnosti. Vole li se osjećati poput "insajdera" ili su u javnosti prepoznati po svojoj velikodušnosti? Neki bi mogli reći da vole glasne, živahne događaje; drugi će možda željeti blažu noć. Bonusna prednost ove strategije je da će ljudi s kojima razgovarate definitivno htjeti vidjeti kako ste prihvatili njihove savjete na sljedećem događaju.
3. Kako ćemo to učiniti?
Sada kada imate osjećaj o tome što će vam gosti trebati, morate razmišljati o tome kako im pružiti ono što žele. Na primjer, ako vaši gosti trebaju bolje razumjeti vaš program, možda odlučite da na događaju klijent govori o svom iskustvu s tim određenim programom ili pokažete videozapis i distribuirate materijale za čitanje o vašem modelu. Ili, ako imate glavni cilj prikupljanja sredstava i publiku koja voli zabavu, možda je to draža dražba uživo.
Budući da je ovo samo obris, ne morate se uranjati previše duboko u pojedinosti ili se još u potpunosti obvezati. Međutim, ako shvatite da nemate mogućnost da napravite događaj koji će zadovoljiti potrebe vaše organizacije i gostiju, sada je vrijeme da to shvatite. Ne morate nužno izbacivati ideju, ali ovo će vam pitanje pomoći da shvatite trebate li smanjiti broj ili zaposliti dodatnu pomoć.
4. Kako se ovaj događaj razlikuje od ostalih događanja?
Ništa je gore nego odlazak na isti događaj dva puta u jednoj godini - i ništa ne može biti skuplje za domaćina. Ako u istoj godini planirate izlet za ručak, večeru i golf za istu skupinu donatora, možete očekivati umor donatora i smanjujući povrat ulaganja. Umjesto toga, razmislite o planiranju jednog većeg događaja izbacivanja za te donatore, a zatim manjeg događaja za vaše izglede ili najbolje volontere.
U akciji
Da bismo vam pomogli da započnete, evo ogledne strategije za događaj koji sam nedavno sastavio pomoću ova četiri pitanja:
Što trebamo?
- Pokupi 50.000 dolara
- Nadogradite pet donatora
- Privucite 10 novih donatora, tri po 5 tisuća dolara ili više
- Uvedite novu kapitalnu kampanju
Što su gosti potrebni?
- Da bi se osjećali sigurni da se njihov novac mudro ulaže
- Prilika da se program pogleda iz prve ruke
- Opravdanje za dati više - iznad cijene ulaznice
Kako ćemo to učiniti?
- Angažirajte upravni odbor da pozove nove donatore
- Postavite ručkove prije događaja s trenutnim donatorima kako biste nadogradili
- Pozovite sudionika programa na govor
- Unajmite novog dizajnera za pozivnicu i program
- Nahranite ih dobro - razmislite pitajte lokalne kuhare
- Postavljanje mogućnosti davanja teksta za davanje
- Unajmite bend
- Povećajte pokrivenost tiska
Po čemu se razlikuje ovaj događaj?
- Naša jedina sjedeća večera
- Samo događaj namijenjen našim glavnim donatorima (60 -70-ih, uglavnom umirovljenici, uglavnom prošli ili sadašnji volonteri)
- Samo događaj kojem svi članovi odbora obično prisustvuju
- Obično zakazano za proljeće, istodobno s diplomiranjem klijenta
Planiranje događaja može biti iscrpljujući, dugotrajan zadatak - čak i više ako vaši događaji zapravo ispunjavaju vaše ciljeve. Zapitajte se, međutim, ova četiri pitanja i moći ćete bolje strategizirati svoje događaje i odrediti koja su od njih stvarno potrebna i vrijedna za vašu organizaciju.
