Ne volite samo alate, prečace ili hakove koji vam pomažu da brže ili učinkovitije obavite stvari? Uostalom, tko želi potrošiti više vremena radeći bilo što nego što apsolutno trebate?
Na toj bilješci, evo tri fenomenalne kratice na radnom mjestu koje biste trebali znati - svi oni nude okvire koji će vam pomoći da ostanete usredotočeni i precizno, bez obzira na što radite.
1. OHIO: Rukujte samo jednom
Koliko puta otvorite e-poštu samo da biste se vratili i pročitali? Možda tri ili četiri puta?
To je super neproduktivan posao, osim ako o tome ne razmišljate duboko. S obzirom da stručnjaci kažu da je samo 20% naše e-pošte zapravo bitno za naše poslove, dodirivanje više puta samo pogoršava loše stanje.
Umjesto toga, OHIO! Otvorite ga jednom i učinite nešto s njim. (Uzgred, ovo također funkcionira za papirologiju, dolaznu poštu ili bilo što drugo.) Isprobajte ove zgodne savjete iz Dobijanja stvari gotovih za učinkovitiju obradu e-pošte ili papirne pošte.
- Ne treba ti? Obriši!
- Ako ga želite zadržati, ali ne trebate odmah poduzimati mjere, predajte ga.
- Ako možete odmah reagirati na to - razmislite o porukama za koje je potrebno manje od dvije minute.
- Za poruke s stvarnim radnim sadržajem morat ćete dati prednost prioritetima i potrošiti ih na vrijeme, umetnite ih u mapu "radnja", a zatim se vratite kad budete spremni fokusirati na tom području.
2. FIOSP: Činjenice, tema, cilj, strategija, plan
Prije mnogo godina mentor je sa mnom dijelio taj postupak i ja ga cijelo vrijeme koristim za rješavanje problema ili rješavanje problema. To mi je od velike pomoći u organiziranju mojih razmišljanja i zajedničkom stvaranju plana djelovanja, bilo da radim na vlastitom projektu ili s timom.
Sljedeći put kad se suočite s radnom krizom koju trebate riješiti što prije, pokušajte ovo:
Činjenica
Započnite razjašnjavanjem svojih činjenica. Možda ćete se naći u iskušenju da prijeđete na pretpostavke, opažanja ili mišljenja, skočite na rješenja ili čak okrivite korijen problema. Ali prilikom rješavanja problema, vaša rješenja moraju biti ugrađena u činjenice.
Na primjer, recimo da pokušavate riješiti problem klijenta koji nije zadovoljan uslugom pozivnog centra koju pruža vaša tvrtka. Evo činjenica:
Vremena odgovora u pozivnom centru pokreću se na 60% poziva koji su odgovorili u roku od dvije minute. Naš ugovor kaže da moramo odgovoriti na 80% poziva u roku od dvije minute.
Problem
Nakon što obuzdate činjenice o stvarima, navedite problem vođen činjenicama. Opet držite podalje od krivice i pogledajte implikacije činjenica:
Kupac je preplavljen pritužbama zaposlenika na našu uslugu, što dovodi u opasnost naše buduće ugovore s njima. Uz to, nepoštivanje ugovora košta našu tvrtku 1.000 dolara dnevno u novčanim kaznama.
Cilj
Ovdje vam jasno govori o čemu se tačno radi vaš cilj. To će pomoći u prepoznavanju razlika između činjenica i ciljeva.
Naš je cilj odgovoriti na 80% svih poziva u roku od dvije minute prema ugovoru, riješiti trenutne zaostatke i zaustaviti naše novčane kazne.
Strategija
Sada odstupite i pogledate veliku sliku: kako se problemi uklapaju s činjenicama - i kakve ispravne korektivne akcije trebaju biti.
Naša strategija je popraviti lošu izvedbu povezivanjem obučenog pričuvnog osoblja, produžavanjem sati pozivnog centra za dva sata svaki dan ovog tjedna i, po potrebi, upućivanjem poziva u dobro obučeni centar za preusmjeravanje.
Plan
Jednom kada identificirate svoju strategiju, ovo su taktički koraci koje ćete poduzeti. Ovdje možete dodijeliti zadatke i vremenske rokove prema potrebi.
Upravljanje računom
- Pregledajte plan korektivnih akcija s kupcem do zatvaranja posla danas.
- Omogućujte ažuriranja za klijenta svaka 24 sata dok se razine usluge ne nastave podudarati sa standardom.
operacije
- Prilagodite sustave tako da danas mogu koristiti dva dodatna sata rada COB-a.
- Do utorka pozovite još tri osoblja sa punim radnim vremenom.
pravni
- Pregledati implikacije neusklađenog ugovora i procijeniti do sada oštećenu štetu.
Pomoću ovog okvira možete brzo i jednostavno preći od glavobolje do rješenja vodeći svoj tim do produktivnijeg razgovora oko rješavanja dilema na radnom mjestu.
3. BRAN: Prednosti, rizici, alternative, ništa
Ne, ne govorim o žitaricama ovdje! To je kratica kratica koja će vam pomoći da procijenite prednosti, nedostatke i posljedice za donošenje odluke.
Na primjer, recimo da vaš odjel pokušava odlučiti hoće li ili ne zaposliti novog zaposlenika za pomoć u kampanjama na društvenim mrežama.
Pogledajmo BRAN.
Prednosti
- Povećajte dojmove i osviještenost robne marke stvarajući dosljedno prisustvo u prvih pet mjesta održavanja društvenih medija koju naša publika koristi.
- Razvijte naš popis e-pošte.
- Povećajte prikaze web stranica.
- Držite nas na vodećoj granici tržišta društvenih medija.
rizici
- Teško je izmjeriti ROI u kampanjama društvenih medija. Kako ćemo znati radi li?
- Dodaje broj glava i troškove povezane s novom najamninom.
- Niste sigurni hoće li svijest o robnim markama doprinijeti kupcima ili rastu prihoda.
Alternative
- Dodijelite društvene medije postojećim zaposlenicima u manjem opsegu i mjere rezultate.
- Potražite pripravnika s niskom cijenom koji će koncept dokazivati preko ljeta.
- Podijelite troškove upravitelja društvenih medija s drugim odjelima u organizaciji.
Ništa
- Nastavite status quo trenutnim marketinškim naporima, nemojte dodavati broj glava ni opseg i ne mijenjajte promjene na društvenim mrežama.
Zapamtite, uvijek imate mogućnost ne raditi ništa. Ponekad je „još uvijek“ dovoljno dobar odgovor dok ne prikupite više podataka, više sredstava ili jasniju izjavu o koristima.
Radno mjesto često može biti složeno, ali upotreba okvira i alata može vam pomoći prerezati dio te složenosti - i doći do rješenja i odluka koje bolje služe vama i vašem radu!
