Izgubljeno vrijeme se nikad više ne pronalazi.
Benjamin FranklinVrijeme je ključni resurs koji jednostavno ne možemo nadopuniti. 24 sata svakog dana su sve što nam je dato - jednom potrošeni, ti su sati zauvijek izgubljeni. To znači da ako se trudite uklopiti sve svoje prioritete i "dosada" u svoj dan, vrijeme je da potražite metode za učinkovitiju upotrebu tih sati i minuta.
Evo nekoliko prijedloga koji su podržani istraživanjima i koji vam mogu pomoći da iskoristite što više vremena.
1. Vrijednost svakog pojedinog minuta
Kao trener shvatio sam da smo na osnovnoj razini skloni tome da se malo prodajemo u odjelu za vrijeme. U mnogim slučajevima čak dopuštamo drugima da iskoriste naše vrijeme. Dakle, najvažniji korak u upravljanju vremenom je preuzimanje vlasništva nad našim vremenom, stvaranje prostora za smislene i produktivne aktivnosti i uklanjanje onih koji imaju manje dugoročnu vrijednost.
Ono što izdvaja vrijedne zadatke su rezultati povezani s vašim vremenskim ulaganjem. Na primjer, možda rutinski prisustvujete sastanku koji uključuje puno prebacivanja, ali ne i puno akcije. Može li se to vrijeme utrošiti na alternativne aktivnosti, poput povezivanja s klijentima ili suradnje s kolegama? Često postoje mogućnosti „mine“ vremena za produktivnije aktivnosti - jednostavno ih previdimo.
U tu svrhu, pažljivo pogledajte kako ste potrošili vrijeme dovršavajući reviziju kalendara. Započnite s ovom vježbom: Zabilježite iz sata u sat aktivnosti dva tjedna. Zatim pregledajte svoje unose s ovim pitanjima na umu: Je li vrijeme bilo dobro provedeno? Postoje li solidne koristi povezane s vremenom provedenim? Želite li opet ići istom rutom? U mnogim slučajevima, „vremensko“ pitanje je zapravo „zadatak“. Dakle, uklonite zadatke koji malo povećavaju vašu učinkovitost.
2. Napravite mjesta za više fokusa
Od zvonjenja telefona do suradnika koji se zaustavljaju za vašim stolom radi čavrljanja, u većini uredskih okruženja ima ometanja. (Rukovanje „pogonima“ može biti pravi izazov.) Iako su ove distrakcije postale prihvaćeni dio radnog života, one mogu opustošiti naše razine produktivnosti. Kad smo cijeli dan u načinu zaustavljanja i pokretanja, nailazimo da ponavljamo zadatke, gubimo svoje mjesto i okrećemo kotače. Zapravo, može potrajati 20 minuta ili duže da se nakon fokus prekida fokusiranje.
U nekim slučajevima su otvoreni uredi krivci. Međutim, problem pridonosimo i izborima koje donosimo. Psiholog Daniel Goleman govori kako moramo preuzeti kontrolu i zaštititi se od vlastitog rasporeda - ugrađujući vrijeme u svoj radni život kako bismo se duboko usredotočili na važne zadatke. Moramo identificirati djeliće vremena kada, kako objašnjava Goleman, imamo priliku "kokosa" i koncentrirati se u potpunosti.
Razmislite o tome kako utišati svoj mobitel ili koristiti Googleovu značajku Inbox Pause da biste isključili dolaznu e-poštu na sat vremena ili tako svaki dan. Također možete pitati svog menadžera o tome da izdvoji dva neprekinuta 30-minutna vremenska razdoblja tijekom radnog dana, možda kad vaš dan započne, u vrijeme ručka ili na kraju dana, gdje možete sagnuti i obaviti fokusirani rad.
Vjerojatno ćete se iznenaditi koliko ćete izaći iz tog vremena.
3. Ukrotiti odugovlačenje
Odgoda je jedan od najčešćih izazova na radnom mjestu - i to za neke od nas; može postati ogromno gubljenje vremena. Iako odugovlačenje može proizići iz osjećaja prenapučenosti ili nedovoljno pripremljenosti (u tom slučaju ne odgađajte traženje smjernica), istraživanje također sugerira da se odlaganje može pojaviti kao rezultat promatranja zadataka i ciljeva. Konkretno, određene zadatke bavimo u vrlo negativnom svjetlu - na primjer, „Izvještaj ću završiti do petka, tako da se moj voditelj neće uznemiriti sa mnom.“ To se naziva ciljevima „izbjegavanja“ - ispunjavate ih izbjegavaju negativne posljedice - a zanimljivo je da oni imaju veću sklonost korelaciji sa odugovlačenjem.
No, evo dobre vijesti: Prokrastinaciju možete obuzdati pokušavajući drugačije gledati na ove zadatke, izražavajući ih kao „pristupni“ cilj nasuprot cilju „izbjegavanja“. Ako se plašite određenog zadatka, pokušajte da ga vidite u kontekstu moguće privlačnijeg rezultata. Može li njegovo dovršenje pridonijeti postizanju većeg, pozitivnijeg cilja - na primjer, impresionirati klijente ili biti promatran kao timski igrač? Ovo će vam pomoći da ostanete na tečaju. Dodani bonus? Čini se da ciljevi pristupa nude više zadovoljstva kad se konačno postignu.
Isprobajte neku od ovih strategija i provjerite hoće li se stvari promijeniti na bolje. Javite nam kako se ponašate na Twitteru @dailymuse i @MRGottschalk.
Želite li više iskoristiti svoj dan? Prijavite se za našu klasu Hack Your Work Life na Sveučilištu Muse!
