Prošli tjedan vodio sam radionicu za tim zdravstvenih djelatnika jer su započeli novu fiskalnu godinu. Prije radionice potaknuo sam polaznike da provedu anketu o njihovom radu: što ide dobro i gdje su naišli na izazove.
Nije iznenađujuće da se pojavilo nekoliko vrlo uobičajenih tema kojima smo se zajednički pozabavili. Velika trojka uključivala je veličinu opterećenja, lošu kvalitetu komunikacije i poteškoće u radu s drugima za razliku od njih samih.
Tko se ne može odnositi s tim izazovima na radnom mjestu?
Dok smo obrađivali svaku temu, rasprava je zasigurno ponudila alate koji će im pomoći da riješe probleme koje smo identificirali.
Međutim, također sam shvatio da bi, ako svaki dan poduzimaju proaktivne korake kako bi spriječili te probleme, mogli ublažiti velik dio svakodnevnog stresa na poslu. Bonus: Budući sastanci mogli bi se usredotočiti na istraživanje inovativnijih i kreativnijih koncepata.
U tu svrhu, evo tri mjere koje svakodnevno možete koristiti u svom radu da biste ostali ispred izazova koji su opustošili mnoge timove. Dok čitate, razmislite o tome kako bi se, gledajući ta tri ključna pokazatelja uspješnosti svakog dana, vaš radni vijek mogao preobraziti.
1. Postotak vremena koji ste potrošili na svoja tri kritična prioriteta
Skoro svakog klijenta vidim kako se bori s velikim radnim opterećenjem. Međutim, kad odvojimo vrijeme da stvarno oborimo posao, to obično uključuje puno izgubljenog vremena i energije. Izbjegavanje rada, odugovlačenje, obavljanje više zadataka i ometanje važnosti za sporedni rad, dodavanje stresa i svako radno opterećenje čini se većim nego što jest.
Ako imate problema sa opterećenjem, evo vježbe koju morate dovršiti svaki dan: Stavite dva stupca na stranicu. S lijeve strane zabilježite svoja tri do pet najvećih, najvažnijih, najutjecajnijih prioriteta - znate, one koji će se pojaviti na vašem pregledu za kraj godine, dobiti ćete povišicu i natjerati odjel da izvrši prijavu,
Na desnoj strani svakodnevno pratite posao koji zapravo obavljate i količinu vremena koje vam svaki zadatak oduzima. Zatim pratite postotak vremena koje trošite na svoje najvažnije prioritete u odnosu na sve ostalo.
Što primjećujete?
Ako postoji jaz između vaših najvažnijih prioriteta i na što trošite vrijeme, vjerojatno patite od inflacije radnog opterećenja. Radite na puno zadataka i kasno ostajete, ali ne obavljate najvažnije stvari.
S druge strane, ako svojim prioritetima posvećujete odgovarajuću pažnju i manje kritički rad ostavite za kasnije (ili poništite, ako je to potrebno), vaše će se radno opterećenje činiti realnijim. Bonus: Osjetit ćete se mnogo usredotočeniji i ostvareni u procesu.
Evo još jednog savjeta: Da sam menadžeru, ako mi je netko rekao da je njegovo ili njezino opterećenje preveliko, želio vidjeti ovu analizu prije bilo kakvog daljnjeg razgovora. Prije nego što pitanja o opterećenju preuzmete kod svog menadžera, budite sigurni da imate činjenice o tome što stvarno utječe na njegovu veličinu.
2. Postotak vaše komunikacije prilagođen stilu vašeg slušatelja
Ah, komunikacija. Volim citat Georgea Bernarda Shawa, „Najveći problem u komunikaciji je iluzija da se ona dogodila.“ Koliko je to ispravno?
Loša komunikacija između članova ekipe (i šefova) otežava rad i čini sve težim.
Iako postoji mnogo razloga za to, na radionici se pojavio jedan glavni razlog i to često viđam: Prilikom komunikacije često više razmišljate o onome što imate za reći, a ne o tome kako druga osoba mora čuti to.
Dopustite mi da vam dam primjer. Svi mi imamo različite snage, stilove rada i osobnosti. Ja sam sklon vozaču, što znači da imam vrlo izravan, komunikacijski stil izravne točke. Ponekad su mi u karijeri govorili da sam „zastrašujući“ ili „neprihvatljiv.“ Teško mi je povjerovati, znam - ni sebe nisam smatrao ni jednim. Ali moja publika je uspjela, i to je sve što je važno.
Kao odgovor, naučio sam prilagoditi svoj stil komunikacije i sadržaj svojoj publici. Dakle, ako je moja meta netko tko je na vrlo pogođenim odnosima i bavi se društvenim aspektima izgradnje odnosa na poslu, moj izravni stil u trenutku može se osjećati zastrašujuće ili neodoljivo.
Prilagođavanjem mog pristupa - isporučujući istu poruku, ali sporije, s više društvene milosti i usredotočenosti na sklonost vezama s tom osobom - ta me osoba može bolje čuti. Zatim, oni zapravo slušaju, umjesto da se osjećaju zastrašeno i rastuće obrane.
Učinkovitije ćete komunicirati kada imate na umu potrebe svoje publike. Pogledajte različite stilove komunikacije na svom radnom mjestu i pogledajte kako možete preokrenuti poruke kako bi drugi bolje primili ono što govorite.
Zapamtite, posao vaše publike nije da tumači vašu poruku. Vaš je posao komunicirati na način na koji će vas publika razumjeti.
3. Radnje koje ste poduzeli za njegovanje odnosa na svom radnom mjestu
Priznajmo: Način na koji posao danas prolazi kroz odnose koje imate s onima oko sebe. Kada nemate jake veze, vaš rad će patiti.
Slabi odnosi na radnom mjestu stvaraju negativno okruženje. Razmislite: Jeste li vjerovatno da ćeš se baciti na nekoga do koga ti zapravo nije toliko stalo? Kakav će biti moral ako u uredu postoje slabi ili ravnodušni odnosi? Hoćete li toliko uživati u poslu?
Polaznici naše radionice bili su napeti zbog izazova dolaze iz različitih odjela, različitih kultura i različitih generacija. Na radnom mjestu lako možete odabrati da li će vas te kvalitete podijeliti. Ili možete raditi na prevladavanju tih podijela tako što namjerno stvarate i njegujete odnose s onima koji nisu poput vas. Postoji mnogo načina da izgradite odnos s drugima - a to ne mora biti teško ili dugotrajno.
Na primjer, smislite sastanak svakog tjedna na kavi ili sjedenje s drugom skupinom za ručkom. Pohvalite druge (autentično) za posao koji obavljaju; šaljite zahvalnice kad je opravdano.
A ako osjetite sukob između sebe i drugog suradnika, nemojte ga izbjegavati (i kao rezultat naglasite zbog toga) - pozovite njega ili nju u razgovor kako bi razgovarali i riješili svoje razlike. Akcijskim djelovanjem na njegovanju odnosa jačate vaše veze s timom i povećavate i vaše samopouzdanje.
Sada ste opremljeni za procjenu radnog dana kroz sasvim novi objektiv. Ako se možete usredotočiti na prioritete, učinkovitost svoje komunikacije i kvalitetu svojih odnosa, postižete zadivljujuće rezultate.
