Prije nekoliko tjedana, moj prijatelj i ja razgovarali smo o našem zajedničkom preziru zbog sastanaka, a ona je rekla, „Samo se osjećam kao da vodimo isti i ponovni razgovor. Ako to ne rade pravilno, oni mogu biti takvi plamenici. "
Ne bih se mogao više složiti. Na prethodnim poslovima, kada bi se pozivnica za kalendar pojavila u mojoj pristigloj pošti, često bih odavala glasan uzdah (što je uvijek odlično u otvorenom uredu). Zatim bih potrošio dragocjeno vrijeme pokušavajući smisliti kako to izbjeći.
Ne kažem da su svi sastanci bezvrijedni. Neki su apsolutno, ruke dolje neophodne. A ponekad su samo jedini način da se stvari dovrše. No također vjerujem da postoji prostor da budemo nevjerojatno učinkovitiji postavljajući sebi ova tri pitanja prije svakog.
1. Kome treba biti ovdje?
Savjet: Vjerojatno nema toliko ljudi koliko mislite. Ključno je biti svjestan koga tražite da budete tamo, tako da možete jamčiti da je ono što produktivnije i smislenije za sve strane. Nitko ne smije razmišljati, "Pa, to je bio ogroman gubitak mog vremena."
Jer taj osjećaj nije dobar za pojedinca, grupu ili tvrtku. Zamislite sav posao koji bi mogao biti gotov ako biste u sobi imali samo četvero ljudi umjesto 10. Za 60 minuta vremena, to je još šest sati koje biste mogli provesti radeći.
Na primjer, recimo da razmišljate o novom logotipu tvrtke. Grafički dizajner je tu da osigura da razumije viziju. Direktor marke je tu da se uvjeri da se pridržava smjernica tvrtke. Ali trebate li rukovoditelju ljudskih resursa tamo jer ona postavlja logotip na svako objavljivanje posla? Ne. Nakon dovršetka možete od nje tražiti da prebaci staro za novo. Za sada, ostavite je - ima posla!
Ako niste organizator, trebali biste procijeniti je li vaša prisutnost bitna. Ponekad vas suradnici pozovu jednostavno zato što misle da želite biti tamo. Ali možete odbiti ako mislite da je to prikladno (tj. Ako nemate pojma čemu biste doprinijeli ili ako ste samo pretjerano zauzeti).
U takvim situacijama kažem nešto, "Bok tamo. Mislim da će to moći sama riješiti. Ako postoji konkretan razlog zbog kojeg biste htjeli da ja budem prisutan, obavijestite me! "
A onda iskoristite taj besplatni sat i vratite se na mljevenje.
2. Koji su ciljevi?
Što točno pokušavate postići? Prethodno je odrediti ciljeve. Može vas držati na zadatku i pomoći oblikovanju čitavog razgovora. U suprotnom, možete sjediti i neprestano punih 45 minuta razgovarati o tome kako Leonard uvijek pjevaju pjesmu o Titanicu . (Dolazi i mene svaki put. Nikad ne pusti, Jack!)
„Učinkovit dnevni red postavlja jasna očekivanja o onome što se treba dogoditi prije i za vrijeme sastanka“, objašnjava Roger Schwarz, autor Pametnih vođa, pametniji timovi: kako se vi i vaš tim nesmetano stignete do rezultata.
„Pomaže članovima tima da se pripreme, mudro rasporedi vrijeme, brzo sve pozove na istu temu i utvrdi kada je rasprava dovršena. Ako se problemi i dalje pojave tijekom sastanka, dobro osmišljen dnevni red povećava sposobnost tima za učinkovito i brzo rješavanje problema, "kaže Schwarz.
Možda samo želite da svi daju ažuriranja statusa o projektima s prioritetnim prioritetom. Ili morate donijeti odluku - danas - o tome koji će upravitelj računa biti dodijeljen ogromnom, novom klijentu.
Smislite odredište i stignite tamo. (I, također, korisno je ako svoje planove podijelite s ostalim sudionicima, tako da oni znaju što mogu očekivati i ako nešto unaprijed trebaju učiniti.)
I evo savjeta: ako ne možete odgovoriti točno navesti razlog za susret, molim vas da ga zbog ljubavi prema svim čokoladama otkažite .
3. Što trebam pripremiti?
Bivši moj kolega iskoristio je vrijeme da se pripremi za sastanke s drugim ljudima i uvijek bih se pitao zašto. A onda sam prisustvovao grupi gdje sam ili u potpunosti zaboravio o čemu smo razgovarali prošli put i morao sam napraviti preispitivanje, ili nisam (sramotno) završio akciju. U svim tim slučajevima na kraju smo morali staviti više vremena na svoj raspored.
Da biste bili sigurni da se to ne događa, morate se pojaviti pripremljeni. Možda je pregled bilješki s prošlotjednog zasjedanja, tako da je svjež u vašem umu. Ili je možda sastavljanje popisa govornih točaka i odgovora koji su vam potrebni. Što god da je, odvojite vrijeme za to. Isplatiće se veliko vrijeme.
Kao primjer, nadgledam program obrazovanja za vršnjake svog odjela i naporno radim na njegovu unapređivanju. Za dva tjedna imat ću osobu s mojim nadzornikom kako bih razgovarao o svojim prijedlozima. Skupljam povratne informacije od studenata i sastavljam svoja razmišljanja, a sljedeći korak je iscrtavanje strukture i vremenske trake na papiru.
Ako joj se približim praznih ruku, vjerojatno ćemo samo potrošiti vrijeme odbacujući ideje jedni od drugih, što sam po sebi nije nužno loše , ali i ne pomaže mi da krenem naprijed.
Obećavam vam - volim raditi s ljudima. Ali jedan od mojih glavnih ljubimaca ljubimaca je neučinkovitost, pogotovo kada je to lako spriječiti. Ako vam je raspored malo prepuno ispunjen, ili ako svaki put kad se sretnete imate flashback da čekate da zvono zazvoni u srednjoj školi, možda je vrijeme da napravite korak unatrag i započnite sebi postavljati ta pitanja.
I hej - ako imate još ovakvih pitanja koja postavljate sebi, javite mi što postavljaju na Twitteru!
