Kad mi je suradnik privukao pažnju na stariji članak o produktivnosti e-pošte Georga Kaoa koji je ponovno pravio runde, shvatila sam da je borba za pristiglu poštu stvarna. Upravo sam se vratio s trotjednog medenog mjeseca u Japanu, tako da iz prve ruke znam koliko je to istina. Pravo je znanje za upravljanje pristiglom poštom, a ako ne baš umjetnost, onda obrazovanje. Tijekom cijelog našeg putovanja, moj suprug, koji zapravo nastoji stalno biti nula mape, bacio bi pogled na moj telefon, vidio ikonu pošte i broj koji lebdi negdje oko 400, i ogorčen.
"To me posebno stresi", rekao je, a ja sam mu praktički mogao vidjeti znoj koji se navijao na njegovu obrva. Ali, bio sam na odmoru! A imao sam odgovor na posao izvan ureda - za svoj radni račun i osobnu adresu! Od mene nitko ništa nije očekivao, a ja sam se ugodno okrenuo tom sve većem broju po povratku.
Naravno, detalji ulazne pošte, iako na trenutke zamorni, također su zahtjevni. Nije važno provjeravate li poruke u ponedjeljak ujutro nakon što isključite utikač cijeli vikend ili sredinom popodneva slučajnog četvrtka. Ako u roku od nekoliko sekundi ne znate zahtijeva li poruka odgovor, a kamoli zasluge, vjerojatno gubite dragocjene radne minute pokušavajući to shvatiti.
Podnaslov Kaoovog djela, „Kako redovito doći do mape pristigle pošte“ podsjetio me na važnost toga da jednostavno znam na što treba reagirati i kada. Ta svjesnost može značiti razliku između pretrpane mape pristigle pošte i uredne i uredne. Evo kratkih savjeta koji će vam pomoći da se odlučite.
1. Potražite tragove
Ponekad su očite. Jedan od mojih kolega proslijedio je dosta e-mailova koji se odnose na događaje, studije i izvještaje, ali ona uvijek primjećuje: "Slobodno se arhivirajte." U početku sam se osjećala kao da sam možda nepristojna ne reagirajući bar s najviše besprijekorno odgovora ("Hvala!"), ali brzo sam shvatio da njezina oštra bilješka o arhiviranju znači da ne želi, niti da treba odgovor.
Ako nemate tako izravan trag, pročitajte ga ponovo i stvarno razmislite o tome kako bi vaš odgovor utjecao na bilješku. Ako ne bi bilo - recimo, osoba u vašem odjeljenju jednostavno dijeli projekt na kojem radi i trenutno nemate što vrijediti za dodavanje, ne odgovarajte samo zbog potvrde primitka.
2. Njuškati pitanje
Kao i kod gore navedenog, i to će često biti jednostavno. Ako postoji jasno pitanje na koje namjeravate odgovoriti, očito je potreban odgovor, a možda i onaj brzi na to - ili onaj u roku od 24 sata. Kako nije za svakoga koji vam se obraća zajamčeno da ćete pisati najočitije i e-poruke u najboljem redu, možda ćete morati prosijati kroz odlomke da biste vidjeli postoji li nešto za vas.
Ako ste utvrdili da nema sumnje, ali imate svoje upite, onda bez sumnje odgovorite na pojašnjenja. Vrijedi je pratiti i dodavati nečiju poštu ako postoji potencijal da spasi buduće nesporazume.
3. Govorite - ako želite čuti
Ova je gadna gomila, ali jednom kad je objesite, postat će vam kao druga priroda. Često ćete primati e-poštu koja očito ne traže ništa od vas. Možda ćete dobiti odgovor na nešto što ste poslali, povratne informacije o projektu koji ste dovršili, savjete za rješavanje situacije, informacije o određenom cilju koji je određen odjelu. Ako nemate ništa novo za dodavanje u razgovor ili ako možete čisto uzeti komentar i nastaviti sa svojim poslom, onda se možete osjećati lako kad ne reagirate.
Ali ako se s druge strane osjećate primoranim izraziti se - radi pojašnjenja ili dorade odluke koju ste donijeli ili pružanja svježeg uvida - onda, naravno, trebate pritisnuti gumb za odgovor. To može biti osobito istinito ako je vaše radno okruženje koje potiče neovisno razmišljanje i pridonosi temama o kojima se raspravlja.
Svakako treba reći da bilteni, masovne e-poruke ili bilo što što se čini kao neobavezno čitanje ne zahtijeva odgovor. Ako vam bude korisno, možete stvoriti mape prema sugestijama Kao, a organiziranje mape za pristiglu poštu i održavanje praktično će se osjetiti automatski.
Još jedna stvar koju treba uzeti u obzir je ovo: Stavite se na mjesto pošiljatelja. Da ste vi poslali tu poruku, biste li tražili odgovor? Iako sigurno ima vremena za zahvalu, ako se redovno dopisujete s nekim ili imate puno toga naprijed-nazad - za što je neki potreban još promišljeni odgovor - vjerovatno možete sigurno ostaviti e-poštu na miru i paziti da ne pošaljete nepotreban odgovor u dvije riječi nekome tko poput vas najvjerojatnije pokušava postići nulu u primljenoj pošti.
