Kao netko tko vodi veliku organizaciju s desetak virtualnih zaposlenika, vidio sam pošten udio poruka e-pošte. I kao i u svim ostalim stvarima u životu, neke su poruke bolje od drugih.
U svijetu dopisivanja putem e-pošte, "ugh" je vjerojatno posljednja stvar koju vaš šef želi reći prilikom čitanja vaše poruke. Dakle, koje bi vrste poruka trebali izbjegavati slanje i kako ih možete poboljšati? Ispod su tri glavna primjera.
1. Nepotrebne e-poruke za praćenje
Prateće e-poruke dolaze u svim oblicima i oblicima, pa što čini nepotrebnom? Ako sve što želite u vašoj poruci traži od šefa da vam pošalje e-poštu, to postaje više smetnja nego važna prepiska.
Mnogo ljudi šalje ove e-mailove paranoji da su učinili nešto pogrešno ili nešto propustili, ali mogu vam reći iz šefove perspektive da je otežavajuće primanje nekoliko e-poruka za praćenje kada mi netko nije pružio priliku disati.
Jedan primjer: Davno sam imao zaposlenika koji bi paničario ako u roku od sat vremena ne odgovorim na njezine e-mailove, misleći da to znači da je učinila nešto pogrešno (u stvarnosti jednostavno nisam stigla na njen e-mail). Mogu se sjetiti jednog posebnog slučaja kada sam se od dugog dana vratio kući i našao šest (da, šest !) E-mailova od nje pitajući jesam li primio njezinu poruku.
Jao.
Što poslati?
Iako većina ljudi ne bi bila toliko paranoična da dnevno pošalje šest e-poruka za praćenje, čak i samo jedna neispravna naknadna e-pošta može naljutiti šefa.
Osim ako se danas ne mora baviti sadržajem vaše e-pošte (u tom slučaju biste vjerojatno trebali osobno razgovarati s šefom, umjesto da je e-poštom pošaljete), predlažem da pričekate najmanje 24 sata, a zatim pošaljem ono što volim nazvati „lažnim sljedbama -up "poruka.
To podrazumijeva slanje praćenja ("Samo provjeravanje da biste bili sigurni da ste primili tromjesečna izvješća koja sam vam poslao prije dva dana"), ali također ćete uključiti neke druge sitnice podataka, bilo da je to pitanje o nadolazećoj prezentaciji ili ažuriranje trenutnog projekta ("Oh, a upravo smo dobili najnovije brojeve na X računu, a prodaja je veća za 30%!"). To vam omogućuje da nesnosno tražite svog šefa za ažuriranje, a istovremeno mu dajete neke informacije koje će dodati neku vrijednost, čineći da se osjećate manje kao da gnjavite njega ili nju.
2. E-poruke s novim idejama
Apsolutno volim entuzijastične članove tima, ali nešto što se malo pretjera je kada mi zaposlenici pošalju sve svoje nove ideje - u zasebnim e-mailovima. Jednom sam primio 10 različitih poruka e-pošte tijekom razdoblja od 24 sata jer me je netko iz marketinškog tima nadahnuo i nadahnuo mi nove ideje.
Iako je toliko novih stvari koje treba isprobati bilo fenomenalno, bilo je i krajnje zbunjujuće pokušati katalogizirati sve i pratiti svaki pojedini e-mail i ideju koja je stigla. Čak i kada vam dođe samo jedan email s novim idejama ili konceptima, to je tako jednostavno da ga izgubim u crnoj rupi koja je moja pošta.
Što poslati?
Prvo bih preporučio da pričekate pogodnije vrijeme za iznošenje ideja. U slučaju zaposlenika marketinškog tima, čekao bih do sastanka na Google Hangoutu koji smo zakazali za sljedeći tjedan i da ovo sve iznese na znanje.
Ako niste sigurni kada je pravo vrijeme - ili je e-pošta iz nekog razloga jedina opcija - preporučio bih vam da pošaljete e-poštu svom šefu da kaže da imate neke nove ideje i željeli biste znati koji je najbolji način da podijelite bilo bi ih. Da me je moja zaposlenica to pitala, rekla bih joj da mi pošalje jednu e-poštu s Wordovim dokumentom ispunjenim svime što želi. Bilo bi mnogo opsežnije i lako spremiti za kasnije. Šef vam može predložiti brzi poziv za razgovor putem njih ili tražiti da ideje skladištite, a zatim im pošaljete masovno e-poštu određenog dana u tjednu.
3. E-poruke u kojima je vaš šef bez razloga razložen
Bilo koji profesionalac bi se iznervirao kad su CCede u e-porukama, oni zapravo nisu dio: To samo povećava gomilu e-pošte i porabite vrijeme za čitanje nečega što vjerojatno ne trebate biti.
Iz perspektive zaposlenika, shvaćam: želite biti sigurni da vaš šef zna da radite svoj posao i da pokušavate održati liniju komunikacije otvorenom. Ali većinu vremena sve ovo stvarno je začepljenje pretinca vašeg šefa.
Što poslati?
Ako vaš šef apsolutno ne mora biti u petlji, izvadite ga iz CC linije i nakon završetka interakcije pošaljite vrlo kratak sažetak relevantnih informacija do kojih se došlo tijekom razgovora ("FYI, Company Y će biti sadržanu u toj priči na datum Z «). Obavještava vašeg menadžera o tome što se događa, bez da ga stalno držite u petlji dok smišljate detalje. Jedna e-pošta definitivno trpi 42!
Općenito, ime igre s slanjem e-pošte svom šefu je da usmjeri svoje poruke i bude selektivniji u pogledu onoga što pošaljete. Možda zvuči kontratuktivno, ali ako primam manje poruka e-pošte od zaposlenika, ali svi oni imaju smisla, vjerojatno mislim da ta osoba radi bolji posao od nekoga koga čujem cijelo vrijeme.
