Znate da se trebate vratiti nekome što je prije moguće kada on pošalje e-poštu s oznakom "hitno". Možete zamisliti drugu osobu kako bulji u njegov ekran, ne trepće ili opsesivno osvježava pristiglu poštu, jer vas čeka konačni brojevi, odobrenje, idući korak, odgovor ili sljedeći koraci.
Ali jeste li znali da to nije jedini put kada trebate dati prednost pisanju unatrag? Istina je: ako ostavite poruku nekoliko dana u bilo kojem od sljedećih scenarija, riskirate da izgledate prilično neosjetljivo ili neprofesionalno.
Teška je ravnoteža sigurno, jer u svakom slučaju također želite reći pravu stvar. Ali važno je izdvojiti vrijeme za odgovor.
1. Kad ste prije kaznili
Jeste li upoznati s pucanjem e-pošte za upravljanje pristiglom poštom? Kao što je suosnivač Muse i COO Alex Cavoulacos objašnjava:
Pošaljite kratko "Hvala što mislite o meni - rezervisan sam ovaj mjesec, ali ako se javite, volio bih vam pomoći koliko mogu." Mnogi se ljudi nikada neće javiti - bilo zbog toga što su zaboravili ili zato što vam više ne trebaju vaše vrijeme i savjet - tako da možete biti sigurni da su ljudi koji slijede najpotrebniji za vašu pomoć.
Iako će vas ova strategija spasiti od odgovora svim ljudima koji se nikada ne vrate, trgovački posao je da ako netko učini kako tražite - čeka koliko god dugo, a zatim slijedi - stvarno joj dugujete odgovor. Poštuje je kad vas kasnije kontaktira i zato joj želite pokazati istu ljubaznost.
Naravno, možda ste još uvijek previše zauzeti da biste mu pomogli (i to je u redu). Ali ne biste trebali biti previše zauzeti za slanje korisnog odgovora - čak i ako daje kratak odgovor, usmjeravajući je prema nekom drugom ili pruža vezu do resursa - i u roku od 24 sata ako je moguće. Uz to, sastavljanje pravog odgovora štedi vas od započinjanja neprekidnog lanca e-pošte „Javit ću vam se kasnije“, za koji će se vidjeti da vodi drugu osobu.
2. Kad ti kažeš nešto osobno
Mnogim ljudima je teško dijeliti osobne podatke sa svojim suradnicima. Dakle, ako netko odvoji vrijeme da s vama podijeli uznemirujuće vijesti putem e-pošte, uvijek se traži pisanje povratka.
Ne mora to biti dugotrajan odgovor, a u redu je ako niste 100% sigurni u pravu stvar. Skoro uvijek se možete voditi natpisom "Žao mi je što čujem …" Zatim zamišljeno obraćajte bilo kojoj radnji u e-pošti (pod pretpostavkom da postoji takva, kakva obično postoji) s nečim poput "Molim vas, odvojite vrijeme …" ili "Slobodno se vratite kad se vratite."
A ako postoji vremenski osjetljiv problem koji zahtijeva da pitate nešto opipljivo, odvojite nekoliko minuta da biste utvrdili najnužnije pitanje prije nego što odgovorite.
Na primjer, ovako možete reagirati na suradnika koji vam kaže da ovaj tjedan zbog smrti u obitelji neće moći završiti prezentaciju odbora zbog smrti u obitelji:
Čak i kada nemate točne prave riječi - a nitko ih ne - odgovor brzo pokazuje da vas je briga. Zbog toga se vaša zabrinutost osjeća iskrenijom i jasno vam daje vijest da niste prošli pokraj ove vijesti ili je dodali na popis kao što je to slučaj s bilo kojom drugom porukom.
Da, svi se borimo protiv dobre borbe za postizanje nulte mape; i potpuno razumijem poriv da poželite odgoditi odgovor na onu tvrdu e-poštu jer biste mogli odgovoriti na 10 osnovnih u isto vrijeme. Ali ne vrijedi učiniti da se neko drugi osjeća nevažnim - ili riskirati vašu reputaciju obzirne osobe. Dakle, odvojite vrijeme da odgovorite na poruku u bilo kojoj od ovih kategorija: Niste jedini koji će vam biti drago.
