Između prosijavanja neželjene pošte, izrade pravih odgovora i držanja kartice na porukama koje zahtijevaju daljnje praćenje, boravak na vrhu pristigle pošte može se smatrati poslom. Zato smo odabrali mozak profesionalaca koji su otkrili tajnu učinkovitih, organiziranih pretinac pristiglih pošte - unatoč tome što dnevno dobijaju stotine poruka e-pošte. Jer uspostavljanje sustava može vam pomoći osvojiti i najneobuhvatnije pretinac pristigle pošte.
1. U mapu Inbox čuvajte samo e-poruke koje zahtijevaju hitne radnje
Nula mape pristigle pošte možda je previše uzvišen cilj, ali samim tim što nemilosrdni dobivaju poruke da preuzmu nekretnine u vašem pretinacu, možete se prilično približiti.
"Većinu dana moja poštanska pošta sadrži manje od 25 poruka. Ovo je namjerno. Želim biti u mogućnosti otvoriti poštu i odmah vidjeti što je najhitnije i zahtijevati odgovor ”, kaže Leigh Ann Newman, viša voditeljica programa u međunarodnoj vladinoj konzultantskoj tvrtki. "Ova me navika tjera da poduzmem akciju na krajnje vrijeme."
Nije rijetkost da Newman u nekoliko sati primi više od 100 poruka e-pošte, od kojih su mnoge hitne i uključuju menadžere na visokoj razini. 2008. godine imala je priliku krenuti ispočetka kada se njezina tvrtka tijekom akvizicije promijenila u novi sustav e-pošte. "Bilo je to poput proljetnog čišćenja mape za pristiglu poštu. I od tada jednostavno ne mogu funkcionirati s ulaznom poštom koja je preplavljena e-porukama bez odgovora ", kaže ona.
2. Napravite "mapu čekanja" za e-poruke u tijeku
Pa kamo odlaze e-pošte ako ne vaša poštanska pošta? Stvorite "mapu koja čeka" za e-poruke koje zahtijevaju radnju nekog drugog prije nego što možete odgovoriti. "Ovo je ogromno ušteda vremena", kaže Darcy Miller, stručnjak za radno mjesto i osnivač tvrtki Pin and Pivot, kojoj je dugi niz godina bilo napunjeno više od 150 poruka e-pošte dnevno. "Na taj se način te e-poruke ne spajaju u pretinac pristigle pošte i to je sjajno mjesto da svaki dan ili tjedan pogledate kako bi vas podsjetilo na kakve projekte još čekaju."
Na trik je naučila teški način kada tijekom prve godine svog prvog posla nije mogla pronaći privitak e-pošte koji joj je potreban. "Provela sam pola dana u potrazi za tom e-poštom, među hiljadama e-poruka koje su se tada nalazile u mojoj pristigloj pošti", kaže ona. "Obećao sam od tog trenutka da ću preuzeti kontrolu nad pristiglom poštom!"
3. Napravite podmape ili etikete svojim novim BFF-om
Nadalje, mape za pristiglu poštu preporučuju stvaranje lako dekodirajućih podmapa ili sustava oznaka. Nate Masterson, izvršni direktor tvrtke Maple Holistics, procjenjuje da neki dan dobije više od 250 poruka e-pošte, tako da je organizacija najvažnija. "Etikete e-pošte su vaš prijatelj", savjetuje on. "Upotrijebite ih za grupiranje važnih lanaca e-pošte, tako da kada trebate pogledati nešto za referencu, to možete lako učiniti."
Newman kaže da njezine naljepnice uključuju teme o kojima drugi mogu imati pitanja, podršku odlukama koje je donijela i referentne materijale za buduće poslovne potrebe. "Imam desetak podmapa i stotine e-poruka arhiviranih u njima radi reference", kaže ona. "Moram pronaći ono što mi treba u roku od nekoliko sekundi nakon zahtjeva, jer znam gdje je spremljen i kako ga brzo pronaći."
4. Postavite Inbox pravila ili filtre
Mnogi davatelji e-pošte omogućuju vam postavljanje pravila ili filtera pristigle pošte koji će poduzeti neke korake umjesto vas i mogu vam brzo pomoći da kategorizirate e-poštu bez trošenja snage mozga.
Kako bi ostala na vrhu bujice od 150 poruka e-pošte koji svakodnevno pronalaze put do nje, Rachel Neill, izvršna direktorica, Carex Consulting Group, koristi prednosti Outlook-ovih pravila pravila. "Imam postavljena pravila koja e-poštu stavljaju u različite mape, kod boje i određuju prioritete na temelju pošiljatelja", kaže ona. Zatim će na kraju dana brzo pregledati sve što joj je možda promaklo. "Pravila pomažu da stalno pratim i blokiram buku. To mi pomaže da sve nerede svedem na minimum. "
5. Koristite svoj kalendar za praćenje e-poruka koje zahtijevaju daljnje praćenje
Kako bi na neke adrese e-pošte mogao biti potreban više od jednostavnog odgovora, Newman preporučuje njihovo dodavanje u kalendar. "Ako primim e-poštu za koju je potreban ne samo trenutni odgovor, već i neku vrstu praćenja, premjestim poruku e-pošte u određenu podmapu i stavim podsjetnik u svoj kalendar koji uključuje mjesto mape i datum kada je slijedi potrebno - kaže ona.
Koristi Microsoft Outlook koji omogućava pristup Outlook-ovom kalendaru, ali to možete učiniti i u Gmailu. Samo kliknite gumb "Više" na alatnoj traci i odaberite "Stvori događaj".
6. Ne ostavljajte neželjenu poštu u pristigloj pošti
Osjećate se kao da igrate whack-a-mole s promotivnim e-mailovima? Brzo pritisnite gumb za odjavu. Davis Siksnans, izvršni direktor i osnivač Printful-a, koristi pravilo tročlanih oglasa za promotivne e-poruke i biltene. Treći put kad iz određenog pošiljatelja izbriše bilten ili promotivnu e-poštu, odjavljuje se s popisa.
7. Stvorite predloške za svoje go-to odgovore
Prilagođavanje različitih odgovora za svaku e-poštu može biti veliko vrijeme. Ako vam se iznova i iznova šalje jednaka vrsta e-pošte, možda ćete imati koristi od toga da neke crtačke odgovore zadržite u skicama koje lako možete ponovo upotrijebiti.
Betsy Fein, predsjednica tvrtke koja se bavi profesionalnim organizacijama Clutterbusters, često je postavljala pitanja na koja je moguće odgovoriti zaključanima i odgovorima. "Imam unaprijed napisane poruke e-pošte koje mogu prilagoditi da ih šaljem na e-poruke koje traže istu stvar, poput" recite mi o svojim uslugama "ili" kako mogu zakazati sastanak? "
Ako to ne želite učiniti ručno, isprobajte dodatak MixMax Gmail ili uđite u svoje postavke i omogućite konzervirane odgovore. (Kliknite zupčanik u gornjem desnom kutu mape pristigle pošte, na padajućem izborniku odaberite "Settings", odaberite karticu "Advanced" i pritisnite "Enable" pored "Canned Responses." predloženi odgovori.
8. Odvojite vremenske blokove za provjeru e-pošte - i držite ih
Vjerojatno ne biste ostavili svoj raspored otvoren za sastanke neodređenog vremena i duljine 24 sata, pa zašto davati besplatan mail uzdah da vam upada u dan?
"Ne ostavljam svoju poštu otvorenom cijeli dan; Postavljam određeno vrijeme tijekom dana kako bih pregledao svaku e-poštu i zamišljeno odgovarao, arhivirao ili spremio za kasnije. Na ovaj način ne radim multitask i brže mogu proći kroz sve svoje poruke e-pošte jer sam zapravo usredotočen na zadatak koji je pred nama ", kaže David Mitroff, poslovni savjetnik. "Preporučujem ljudima da započnu s tri različita polusatna bloka dnevno kako bi čitali i odgovarali na svoje poruke e-pošte, a ostatke dana držali u pristigloj pošti i prilagođavali se prema potrebi."
Osim upotrebe vremenskog ograničavanja kako biste bili u toku svakodnevnih poruka e-pošte, Justin Lavelle, šef službe za komunikacije tvrtke BeenVerified, preporučuje da se jednom tjedno odvoji vrijeme za održavanje ulazne pošte. "Odaberite tjedno vrijeme za održavanje mape pristigle pošte. Zaštitite vrijeme kao i bilo koji drugi važan sastanak i organizirajte se ", sugerira on. "Pomaknite nebitno, arhivirajte komplet i odredite prioritet popis obaveza."
9. Isključite obavijesti e-poštom
Čak i ako ste se pomirili samo s provjerom poruka e-pošte u unaprijed određenim blokovima, pjesma sirene obavijesti u pristigloj pošti mogla bi biti prevelika iskušenja za otpor. Ako je to slučaj, rješenje je jednostavno: Isključite obavijesti. "Ako radite u vremenskim blokovima, nikada nećete proći više od nekoliko sati bez da vidite svoje e-poruke", kaže Miller. "Isključite obavijesti, jer će vas odvratiti od toga da na svom radnom stolu radite ono što trenutno radite."
Možete se smatrati odgovornim koristeći Boomerang-ovu funkciju Ulazna Pauza. Siksnans dopušta dolazak e-pošte samo dva puta dnevno u određeno vrijeme kada im može posvetiti pažnju.
10. Stisnite besmislene zadatke e-pošte tijekom stanke
Osigurajte da se računi e-pošte učinkovito sinkroniziraju s vašim telefonom i iskoristite trenutke mirovanja da biste brzo očistili pretinac pristigle pošte. „Mnogo poruka koje primam ne zahtijevaju izravnu akciju“, kaže Ben Taylor, osnivač HomeworkingClub.com. "Neželjena pošta može se obrisati, mogu se podnijeti druge stvari i možete se baviti s njima dosta dok ste u dvominutnom redu supermarketa."
