Ako biste pitali karijeriste što misle o njihovoj pristigloj pošti, većina bi odgovorila da je to crna rupa pratećih poruka, dosadna prepiska osoblja i biltena ili priopćenja za javnost. A ako biste pitali i te ljude mogu li ikada vidjeti kako svakodnevno prolaze kroz čitavu inbox, većina bi se rugala ideji tako nemogućeg podviga.
No prošli tjedan odlučio sam se suočiti s izazovom zbog kojeg će većina profesionalaca gnjaviti: sklopio sam pakt da svake večeri prije spavanja stignem na nuli.
Dakle, jesam li to učinio? Odgovor je da. Je li bilo lako? Pakao br.
Iako mislim da se nikada neću uspjeti spustiti na nulu pristigle pošte svakoga dana u životu, naučio sam neke važne lekcije na ovom putu koje će mi pomoći da bolje upravljam primljenim sandučićem naprijed.
Najveći? Nijedna stvar koja mi je najviše pomogla nije bila revolucionarna. To su bile strategije koje uvijek iznova čujem od stručnjaka za produktivnost i e-pošte - jednostavno je stvar u njihovoj implementaciji i praćenju.
Na toj bilješci dopustite mi da podijelim nekoliko stvari koje zapravo trebate učiniti kako bi vaša poštanska pošta bila manje grozna.
1. Stavite "odgovaranje na e-poštu" na svoj raspored
O tome sam pisao i prije, ali jedna od stvari koja sam se našla najučinkovitijom svake večeri kada sam pokušavala doći do mape pristigle pošte nije bilo stalno provjeravanje ulazne pošte. Umjesto toga, blokirao bih određene dijelove vremena svaki dan posvetiti e-pošti: za mene je bilo 30-60 minuta ujutro, na ručku, a u kasno popodne bilo je dosta vremena da stvari pospremim.
Čini se kontratuktivno (bio sam sumnjičav sigurno), ali usredotočivši se na taj jedan zadatak i ništa drugo, uspio sam proći u svoju mapu za poštu puno brže nego inače. Imajući vremensku traku također me potaknuo da bržim tempom šaljem e-poštu, a ne dvostruko dvostruko na onu na koju se nisam osjećao kao da bih odgovarao ili se odvlačio nevažnom porukom, a ne samo izbrisao.
Uz to, odgovaranje na moje e-mailove u određenim dijelovima vremena činilo mi se manje kao beskrajna dosadašnja zadaća i više kao još jedna stvar na mom popisu obaveza, kroz koju se puno lakše moglo proći. Prije ovog tjedna nisam shvatio da mi je pretinac pristigle pošte uvijek bio na pameti i bio sam u stalnom stanju straha čitav dan pregledavajući moj račun e-pošte. Budući da je to postalo dio mog rasporeda kao i sve drugo, nisam ispitivao kada moram poslati sljedeću e-poštu; Upravo sam za to napravio vremena.
Bilo je i super lijepo „odjaviti se“ na kraju sesije i ne brinuti se što se događa u svijetu kibernetskog prostora.
2. Odgovarajte odmah na većinu e-poruka
Osobno, oko 65-70% e-poruka u mojoj pristigloj pošti zahtijeva brze odgovore koji mi trebaju manje od minute ili dvije. Prečesto se uđem u lošu naviku da ih ostavim u pristigloj pošti i kažem: „Eh, ovo je lako. Doći ću do njih kasnije. "Ali, kako sam shvatio, zapravo mi je trebalo više vremena i energije da ih pročitam, obradim ih dovoljno da zaključim da su dovoljno jednostavni da ih odložim do kasnije, a zatim se vratim kasnije i obradim opet im odgovoriti.
Prisiljavajući se da sam odgovarao na te prepiske upravo tamo i tamo tijekom mog dragocjenog vremena „odgovaranja na e-poštu“, bio sam u stanju izvući još više stvari iz svoje mape pristigle pošte i iz glave - i približiti se toj neuhvatljivoj nuli pristigle pošte.
3. Ostale poruke e-pošte prebacite na strateška vremena
Konačno sam instalirao aplikaciju Boomerang na Gmail prošli tjedan, nakon što je moj veoma zauzet prijatelj stalno insistirao da ga dobijem ("To je spasilački život!", Govorila je). I moram priznati: bila je u pravu.
Vrlo jednostavno, Boomerang vam omogućuje ponovno zakazivanje prikazivanja e-poruka u vašoj pristigloj pošti. Iako bi moglo zvučati kao varanje, samo trebate zakazati sve za kasnije („večeras sam stigao u mapu pristigle pošte tako da zakažem 45 poruka e-pošte koja će se sutra u jutro pojaviti u mom pretinacu!“), Poanta je biti strateška s obzirom na to kako je koristite.
Na primjer, kao suosnivač popularne web stranice za upis na fakultete, djelatnici srednjih škola stalno mi šalju nacrte za eseje na fakultetima na uređivanje, što ipak volim raditi. Međutim, nije zabavno kad ti skici sjede u mojoj pristigloj pošti danima, a ja ih nemam vremena uređivati ni trenutka kada se pojave. Umjesto toga, koristio sam Boomerang da zakažem njihov povratak kad sam imao više vremena za uređivanje (u mom slučaju to je u petak popodne).
Biti u stanju zakazati što mi se dogodilo u pristigloj pošti kad sam se uvelike promijenio u mojoj produktivnosti i koliko sam uspio učiniti.
Na još jedan način da to učinite, genijalac ulazne pošte Alex Cavoulacos napisao je ovdje o sustavu za strateško upravljanje e-mailovima koji zahtijeva različite razine napora koristeći naljepnice i mape. Govoreći o:
4. Koristite naljepnice ili mape
Označi moje riječi: Ne upotrebljavaj pretinac pristigle pošte kao neku vrstu odlagališta otpadaka sve svoje poruke e-pošte; koristite naljepnice, kartice ili mape (kako god ih vaš davatelj e-pošte zove) da pravilno organizirate i arhivirate sve što primite.
Imam više od 30 različitih oznaka na svom računu e-pošte, i iako to može zvučati opsesivno ili specifično, ipak mi pomaže da brzo pronađem potrebne poruke i pošaljem stvari nakon što završim s njima, što čini da se moja poštanska pošta čini puno manje zastrašujućom.
Na primjer, trenutno imam nekoliko prepiski napred-nazad s nekim mojim zaposlenicima iz Prospecta . Umjesto da stalno ostavljam te poruke e-pošte u svojoj pristigloj pošti, slao sam ih u svoje mape povezane s prospektom tako da se pojavljuju samo ako postoji nova poruka. To fizički briše moje pretinac mape koje sam već bavio, zbog čega se druge stvari zauzvrat osjećaju mnogo upravljivijima.
5. Odjavite se s popisa e-pošte
Ovaj je savjet prilično sam razumljiv: riješite se svih pahuljica. Idete li ravno na ikonu kante za smeće u pristigloj pošti kada stignu određeni bilteni? Samo odjavite. Nemojte ni izvlačiti izgovor „Ali ovo bih mogao pročitati kasnije!“ Moje je pravilo da, ako tri puta zaredom izbrišem bilten, na licu mjesta odjavim pretplatu.
Osobno sam pročitao puno biltena za razne svirke, pa sam se koristio Boomerang kako bih pronašao prikladnija vremena za biltene koje sam volio pojavljivati u mojoj pristigloj pošti i odjavio sam se od svega ostalog.
Skidajući se s ovih popisa e-pošte, u osnovi sam se sprječavao primati nekoliko desetaka više poruka e-pošte svaki dan. Prije sam se osjećao kao da sam polovinu svog pristiglog vremena potrošio samo na brisanje biltena i drugih masovnih popisa e-pošte, zbog čega više ne moram brinuti. Osjećam se kao da se moja poštanska pošta odnosi na osobni e-mail koji je posebno usmjeren prema meni, a bilteni koje sam čuvao su stvari koje zapravo radujem.
Osvrnuvši se na moj eksperiment, je li vrijedilo pokušati doći do mape pristigle pošte svaki dan?
Mislim da je kratki odgovor ne, ne biste se trebali maknuti s neba i Zemlje da biste vidjeli svaku tako lijepu natpisu „No new mail!“ U Gmailu svake večeri prije spavanja. Međutim, ovaj eksperiment pokazao mi se da ne moram stalno imati desetke (ako ne i stotine) poruka e-pošte u mojoj pristigloj pošti; postojali su načini za smanjivanje poruka i smanjivanje nivoa stresa izazvanog mojom e-poštom. Sada sam svjesniji da odgovaranje na e-mailove ne mora biti vječna zadaća - to je samo još jedna zarez na mojem dnevnom popisu obaveza, zbog čega se zbog toga osjećam manje zabrinuto.
Promjenom svojih navika e-pošte olakšao sam čitav proces primanja i slanja e-poruka - i uštedio sam vrijeme na tome. Sada tko to ne voli?
