Prošlog mjeseca ponudio sam tri savjeta za bolje upravljanje projektima, uključujući kako pravilno delegirati, kako najbolje iskoristiti alate i kako smisleno zatvoriti svoj projekt. No, upravljanje projektima predstavlja toliko jedinstvenih izazova, s ogromnim poljem istraživanja koje kontinuirano predstavlja nove pristupe i perspektive, tako da nisam mogao a da ne slijedim još nekoliko savjeta.
Ovi se savjeti usredotočuju na proaktivno upravljanje nekoliko stvari koje vas mogu prikrasti i unište vaš uspjeh. Ponekad se čini da mali demonski neuspjesi vrebaju u svakom kutku i čekaju da vam daju dobru "sitku!" Evo kako će upravljanje rizikom, upravljanje promjenama i upravljanje opsegom poboljšati vaše šanse za uspjeh.
1. Pripazite na svoje rizike
Rizik je prijetnja koja se tek mora realizirati, a prvo što možete učiniti kako biste ga spriječili da se materijalizira je jednostavno znati da postoji. Ako razvijate novu aplikaciju koju kupci mogu koristiti za plaćanje računa, rizici mogu biti od manjeg ili umjerenog (član tima se preusmjerava, ostavljajući vam kratko zaposleno osoblje) do glavnih (promjene u pravilima o mobilnom plaćanju zahtijevaju da koristiti potpuno drugu tehnologiju). Ne možete spriječiti da se svaki rizik dogodi, ali sveobuhvatan i promišljen prikaz bilo kojeg zamislivog rizika može vam pomoći u upravljanju tom mogućnošću.
Tijekom faze planiranja vašeg projekta razvijte dnevnik rizika u kojem možete pratiti svaki rizik koji može predstavljati izazov vašem vremenskom okviru, proračunu ili vašoj općoj sposobnosti za dovršetak projekta. Na mreži je dostupno mnogo različitih predložaka, ali većina ih predlaže uključivanje opisa rizika, datuma kada je podignut, vjerojatnosti da će se on dogoditi i težine posljedica ako se dogodi. Svaki bi rizik trebao imati vlasnika nadzirenog i, što je najvažnije, smislenog niza radnji koje se mogu poduzeti kako bi se smanjila vjerojatnost da se taj rizik pojavi (ako takav postoji). Na primjer, rizik da server ne uspije, što uzrokuje gubitak podataka ljudi, može biti mala vjerojatnost, ali velika ozbiljnost, ispunjen planom ublažavanja radi instaliranja rezervnog poslužitelja. Iako je vjerojatnost mala, utjecaj bi bio tako velik da bi rani i sigurni koraci koji bi objasnili njegovu mogućnost vrijedni troškova i truda.
Imajte na umu da bi to trebao biti dokument koji živi, diše, a nove rizike treba uzimati u obzir i nadzirati tijekom nastajanja tijekom projekta.
2. Postavite temelje za promjenu
Upravljanje projektom nužno znači da narušavate status quo na neki način. I nije tajna da se mnogim ljudima, u najmanju ruku, teško čini promjena. U bijeloj knjizi za Institut za upravljanje projektima, savjetnica Marge Combe raspravlja o konceptu spremnosti na promjene budući da je i kapital - ljudski i drugi - organizacija spremna posvetiti se promjeni, kao i psihološka spremnost ljudi za čiju suradnju se traži provesti promjenu. Ako si ne možete priuštiti da napravite promjenu ili ako su svi vaši radnici postrojeni vani s znakovima protesta, očito niste u mogućnosti da napredujete.
Pa što možete učiniti kako biste postavili temelje za promjenu, bilo veliku ili malu? Opipljivi su aspekti upravljanja promjenama malo lakši za rješavanje. Ako je jasno da nemate novca, opreme ili tehnološkog kapaciteta da biste obavili posao, to su stvari koje morate odmah riješiti.
To je kulturni i psihološki rad koji zahtijeva pažljivije izvršavanje. Ako su zaposlenici ili kupci otporni na promjene, odvojite vrijeme da shvatite zašto. Možda postoji nesporazum koji možete riješiti ili veliki nedostatak vašeg plana koji niste razmotrili. Tim svećeničkog osoblja može gunđati zbog prelaska s obrade papirnatih obrazaca na elektroničke. Umjesto da pretpostavimo da je tim otporan na promjene, rasprava s njima o njihovim rezervama mogla bi otkriti da elektronički sustav nema načina da obrađuje iznimke, što će u konačnici dovesti do dezorganizacije i dva odvojena procesa. Razumijevanje perspektive osoblja koje bi koristilo ovaj dan i iz dana u dan može pomoći da se osigura da promjena služi cijeloj organizaciji.
Organizacije s ljudima koji su otvoreni za promjenu i koji razumiju promjenu i njezine koristi za njih puno je vjerojatnije da će se te promjene dogoditi neprimjetno od onih koje drže ljude u mraku.
3. Zamislite opseg puzanja kao svog smrtnog neprijatelja
Putanje opsega - kada parametri vašeg projekta postupno prelaze izvorne granice koje ste postavili - je čest prodavač projekata. A to je uglavnom zato što se često čini da ima smisla proširiti svoj izvorni opseg. Možda ćete se udariti čelom u trenutku "zašto nisam pomislio na to" ili ako je dionik uvjeren da će dodatno zvono ili zvižduk svaki dan uštedjeti radnicima.
U pravilu se nemojte - ponavljam - ne uhvaćati ove zahtjeve.
Naravno, ponekad se zahtjevi mijenjaju, a možda je danas lakše promijeniti igru nego vratiti se kad sve bude rečeno i učinjeno. Ali ti se dodaci često zbrajaju i dovode vas ravno u nesretni svemir prekomjernog proračuna i izvan rasporeda.
Najbolji način za sprječavanje puzanja opsega je trošiti više vremena i energije na potrebe za prikupljanjem prednjih vrata, iscrpno intervjuirajući one koji posjeduju stručnost i postavljaju prava pitanja kako biste bili sigurni da vam ništa ne nedostaje. I u neminovnom slučaju koji činite, pažljivo razmislite o troškovima i prednostima promjene u vašem opsegu. Ako je potrebno, zadržite trenutni popis poboljšanja faze dvije koje možete ponovno pregledati nakon što se izvorni projekt odmakne od temelja.
Toliko dobivanja rezultata koje želite na vremenskoj traci možete pratiti kao proaktivno. Osposobite sebe da osjetite problem prije nego što nastane i da osjetite puzanje opsega prije nego što vas pošalji crvotočina. Nećete misliti na sve, ali predviđanje svakog dana nadvlada stražnji pogled.
