Otvorite svoju e-poštu prvo ujutro i tu je 30 nepročitanih poruka. Ili ste se konačno bavili pristiglom poštom i odmah prije nego što se odjavite još jedna e-pošta. Ili, kako je s ovim scenarijem: Trudite se da odredite prioritet između svojih drugih zadataka i nekoliko poruka sa zvjezdicom.
Prvo pitanje koje vam padne na glavu u bilo kojoj od ovih situacija glasi: Trebam li otvoriti ovo?
Dovoljno lako da se odlučite, zar ne?
Ali druga je misao, moram li sada odgovoriti na to?
Teška je stvar i, iskreno, ti si jedina osoba koja zna odgovor. Dakle, iako vjerojatno nisam kvalificiran da vam kažem točno kad biste se trebali vratiti nekome, mogu vam pomoći suziti svoje mogućnosti.
Oni tako kažu
Prilično direktno, ali ako netko odvoji vremena da kaže: "Molim vas, vratite mi se danas" ili "Volio bih znati vaše misli do danas popodne" ili "Javite mi što mislite prije našeg sastanka u 15:00" ili " Treba mi ovaj što prije ", to misle.
To se također odnosi i na rok koji vam netko dodijeli - što znači, ako odrede datum za vaš odgovor, trebali biste mu to dostaviti do tada (ili ako se prije osjećate preproduktivnim).
To je od nekoga stvarno važno
Ako radite sa zahtjevnim klijentima ili izvrsnim stručnjacima, a znate da će odgođena reakcija naštetiti vašoj reputaciji (ili vašoj tvrtki), odgovarati na taj dan uvijek je pravi poziv.
Radi se o hitnoj stvari
Problemi se pojavljuju, rokovi se guraju, šefovi trebaju stvari u posljednjem trenutku - ako se to čini hitnim ili visokim prioritetom ili utječe na nešto na čemu trenutno radite, vjerojatno je vrijedno vaše neposredne pozornosti.
Vrijeme nije ispravno
Prošlo je 17 sati, a netko vam se upravo obratio. Naravno, možete odgovoriti tamo i tamo, ali vjerovatno je da će uskoro napustiti ured - i to će se izgubiti u moru poruka koje dobiju sutra.
Ako znate da osoba danas neće odgovoriti, u redu je gurnuti je natrag.
Potrebno vam je vrijeme da to nadvisite
Netko vam je postavio teško pitanje, ili žele nešto što trebate provjeriti kod svog šefa, ili ih njihove riječi ne paze ili uzburkaju neke emocije. Dajte sebi dodatni dan da razmislite, smirite se i osmislite svoj odgovor - osjećati ćete se bolje znajući da ste poslali profesionalni odgovor, čak i ako je za to bilo potrebno više vremena.
Zahtijeva više od samo odgovora
Možda vam odgovor nije potreban samo od vas, već zahtijeva i unos više ljudi. Ili im morate poslati popunjenu proračunsku tablicu ili skicu prezentacije. Uvijek je bolje odvojiti više vremena za prikupljanje materijala i pokrivanje svih baza, nego slanje napola odgovora na zahtjev s punim pecivom.
Izgledaćeš dobro
Pisac muzike Sara McCord ocrtava da će dva puta ostaviti bolji dojam ako pričekate da odgovorite na e-poštu. Prvo je kad netko zatraži nove ideje - sve dok to nije hitno, traže od vas da budete promišljeni, tako da odlaganje daje dojam da zapravo pokušavate smisliti neke sjajne stvari.
Drugo je ako vam netko napiše dugačku poruku - izgledaće nepristojno ako samo brzo pošaljete e-rečenicu s jednom rečenicom, pa si pružite malo slobodnog vremena za osmisliti jednako temeljit odgovor.
Niste dostupni (i oni to znaju)
I na kraju, ako ste na odmoru ili putujete, ili ste bolesni, ili ste neraspoloženi iz bilo kojeg razloga - i to komunicirate na neki način (putem poruke OOO-a ili inter-office usmenom predajom) - osoba nije očekujući neposredan odgovor.
Izrada tog idealnog odgovora je dovoljno teška, pa koristite ovaj varalica da biste smislili pravo vrijeme za slanje i sigurno ste održavali zvjezdane odnose.
Uz sve rečeno, možda ćete se osjećati loše ako ne reagirate odmah. U tom slučaju, poslušajte savjet stručne osobe Sara McCord i povucite ovaj odgovor:
Na ovaj način, svi znaju da ste dobili poruku i da je na vašem radaru.
