Jeste li samo gunđali? Nisi sam. Unatoč činjenici da smo 24/7 priključeni na naše telefone, mnogi se od nas ponašaju jednu funkciju koja im je bila namijenjena: upućivanje i upućivanje poziva.
Razumijem. Prekid radnog dana radi sudjelovanja u telefonskom pozivu koji se mogao dogoditi e-poštom - možda daleko efikasnije - može predstavljati smetnju.
Ali što točno možete učiniti s tim? Mora postojati ljubazniji i profesionalniji način da se izbjegne telefonski razgovor nego da se kaže: "Ne, hvala, radije bih osam sati slušao zvučni zapis noktiju na ploči, zar ne?"
Da, zaista. Ako ste jedan od mnogih ljudi koji se suprotstavljaju telefonima, evo vodiča na temelju onoga što ste u iskušenju reći kada vas netko pita da „skočite na telefon“ - kao i onoga što stoji iza tih osjećaja (i, vi znajte, što biste zapravo trebali reći umjesto toga).
U iskušenju si da kažeš … "Zaboravit ću sve što mi kažeš, tako ćeš me možda i poslati e-poštom"
Telefonski pozivi mogu biti učinkoviti - ali samo ako ste aktivno uključeni u ono o čemu se razgovara. Ako niste, svi ti ključni sitnice vjerojatno će vam ispasti iz mozga tek kad dignete slušalicu.
Možete li voditi bilješke? Apsolutno. Ali, ako ste išta poput mene, vratit ćete se onim pisanicama na kraju vašeg razgovora i nemate pojma što bilo koji od njih zapravo znači. Ili možda izgubite fokus tijekom dobronamjernog telefonskog razgovora i odlučite se pomicati po Twitteru ili zapisati svoj popis namirnica, umjesto da aktivno slušate temu koja vam je dostupna (ah, kriv je optužen).
Bilo kako bilo, taj telefonski poziv završava kao gubljenje vašeg vremena, jer zapravo niste zadržali nikakve važne podatke.
To je jedan od mnogih e-mail adresa. Imate dokumentaciju kojoj se možete vratiti kad god vam treba - i budite sigurni da je točna (za razliku od vašeg doodle suncokreta s kriptičnom notom koja kaže: "Pitajte Jima!" Pored njega).
Srećom po vas, ovo je potpuno opravdano obrazloženje na koje se možete osloniti kad vam zatreba.
Oh, i ako se vaši pokušaji izbjegavanja tog telefonskog poziva ne odigraju onako kako ste se nadali? Iskoristite trenutak za prigovaranjem i uvjerite se da ste spremni za slušanje (samo pomislite - ne želite dva puta skakati na telefon jer ste propustili stvari prvi put!). U nastavku razgovora pratite sažetak e-pošte koji ističe akcijske stavke - tako da i dalje imate onaj pisani zapis kojem ste se nadali.
Recite to umjesto toga
"Ako je moguće, želio bih započeti ovaj razgovor putem e-maila. Na taj način, imam bilješke na koje se mogu pozivati i lako se mogu petljati u sve ostale koji trebaju biti svjesni. Ako i dalje mislimo da je poziv potreban nakon postavljanja ovog temelja, možemo odabrati vrijeme za razgovor. "
U iskušenju si da kažeš … "Imam noćne more o činjenici da ćeš me pitati nešto na što ne mogu odgovoriti"
Odložite za trenutak svoj vlastiti ego i priznajte sebi to: dio onoga što telefonira toliko zastrašujuće je da se događaju u stvarnom vremenu.
Morate razmišljati na nogama puno više nego što biste jednostavno odgovarali na e-poštu koja vam daje dovoljno vremena da pitate svog kolegu ili se obratite Googleu.
Dakle, ako su vaši živci ono što vas potiče da ostanete daleko, daleko od telefonskog razgovora, odgovor poput onoga navedenog u nastavku nadamo se da će vam pomoći da izbjegnete grozan razgovor uživo - bez da očigledno priznate svoje nesigurnosti.
I hej, ponekad je vrijedno i sam sebe gurnuti iz svoje zone komfora. Imajte na umu da ako vam se postavi pitanje na koje ne znate odgovor, uvijek možete podijeliti da ćete morati kružiti s njima nakon e-pošte.
Recite to umjesto toga
"Želim biti siguran da sam spreman dati vam sve potrebne informacije. Želite li mi poslati e-poštu na pitanja na koja namjeravate odgovoriti? Odgovorit ću na sve što mogu putem e-pošte i po potrebi možemo zakazati poziv da razgovaramo o ostatku. "
U iskušenju si da kažeš … "Uh, jednostavno ne volim razgovarati s ljudima"
Nazovimo ovdje pik pikom - telefonski pozivi zaista mogu biti velika bol u nečemu.
Imate dovoljno sastanaka i obveza što krše vaš raspored, a posljednje što želite učiniti jest ponovo odvojiti pažnju od stvarnog posla samo da biste sudjelovali u razgovoru koji ste mogli voditi e-poštom u svoje vrijeme.
Naravno, retorta koja sadrži samo činjenicu da radije ne biste razgovarali ni s kim, vjerojatno se neće pretjerano ophoditi.
Reagirajte svoj odgovor malo pozitivnije objašnjavajući da imate nešto na što trenutno morate biti usredotočeni i radije biste e-poštu ako je to moguća. To vam i dalje daje poantu - na način koji vam se ne čini kao velik povratak.
Recite to umjesto toga
„Usred sam velikog projekta i trenutno sam prije svega fokusiran na to. Ako želite, slobodno mi pošaljite ovdje svoja razgovorna mjesta, a ja ću odgovoriti na ono što mogu u e-poruci. Ako i dalje mislite da je nakon toga potreban poziv, možemo zakazati jedan nakon završetka ovog projekta. "
Primijetit ćete nešto o svim ovim odgovorima: oni i dalje daju mogućnost telefonskog razgovora, ako je apsolutno potrebno.
Ne pokušavam vas izdati ovdje, obećavam. Međutim, važno je shvatiti da su ponekad stvarno potrebni telefonski pozivi.
Oni mogu biti učinkovitiji i učinkovitiji od desetaka e-poruka koje se šalju naprijed i nazad. A nekim je razgovorima potreban ljudski element da nešto govori naglas - poput davanja žestokih povratnih informacija ili iskazivanja sukoba na radnom mjestu. Uz to, mogućnost skakanja putem telefona važna je vještina na mnogim poslovima - na primjer, prodaja - i na kraju ključna za vaš uspjeh.
No, to ne mijenja činjenicu da postoje neki telefonski razgovori koje je vrijedno transformirati u razmjenu e-pošte. U tim scenarijima koristite odgovore koje sam ovdje naveo i (nadamo se!) Izbjeći strah u telefon na još uvijek pristojan, profesionalan i produktivan način.
