Ne znam za vas, ali ne volim ništa više od dobre, čiste, organizirane liste obveza. Nekoliko jednostavnih stvari za provjeru ujutro, nekoliko težih, ali zadovoljavajućih zadataka za poslijepodne, i jedna ili dvije kutije za bonuse za moje najproduktivnije dane u kojima vibriram.
Nažalost, to nikada ne izgleda moj popis obveza. Moje akcijske stavke počinju s „onime što danas moram učiniti“ i završavaju sa „što trebam učiniti sa svojim životom“ i uključuju svaki mali korak za koji mislim da bih trebao započeti između. Postoje krugovi, zvijezde, crteži i razne istaknute boje. Da sumiram: To je kaos.
Odlučan organizirati buku, istražio sam gomilu alata i resursa kako bih svom dosjeu dao malo pred-proljetnog čišćenja. Moj favorit? Eisenhowerova metoda.
Ako tražite bolji način upravljanja popisom obaveza, evo kako ovaj jednostavan, ali učinkovit!
Što je?
Eisenhower metoda je jednostavan alat za upravljanje vremenom i određivanje prioriteta zbog kojeg postavljate dva pitanja za svaku pojedinačnu akciju: je li hitno? To je važno? Snimljen nakon što je predsjednik Eisenhower, za kojeg je rečeno da je koristio tu metodu, alat slijedi misaoni postupak njegova čuvenog citata: "Ono što je rijetko je hitno, a što je hitno, rijetko je važno", i organizira svoj dosje u četiri odvojena sekcije.
Kako ga koristiti?
Prvo, zgrabite svoj popis ludih obaveza.
Zatim zgrabite prazan komad papira i nacrtajte sljedeći kvadrant. (Ali u sredini ostavite tekst! To je da popunite.)
Izvor
Zatim uzmite svaki predmet naveden na tom kaotičnom komadu papira i stavite ga u jednu od četiri kutije. Oni bi trebali imati oznaku "Hitno i važno", "Važno, ali nije hitno", "Hitno, ali nije važno" i "Nije važno ili hitno".
Što ide tamo?
Hitno i važno: Imate li rok EOD-a? To ide ovdje. Je li se vaše web mjesto samo srušilo? I to bi išlo ovdje. Imate dijete koje plače? To bi također stajalo u ovom okviru (mada želite da napišete "bavite li se plačanjem djeteta" ili ne želite). Ovaj je okvir prepun svakodnevnih požara koje gasite. A osim ako ste u kriznom PR-u, ne želite previše u ovoj kutiji. To znači da trošite više vremena u reaktivnost, a manje vremena na proaktivnost.
Važno, ali nije hitno: ovaj okvir je mjesto na kojem biste trebali provoditi većinu svog vremena. Trebao bi uključivati kratkoročne i dugoročne ciljeve, kao što su umrežavanje, poslovno planiranje i vježbanje. Iako te aktivnosti označavate kao hitne, najbolje je staviti vremenski okvir oko njih, tako da ih sigurno želite obaviti.
Hitno, ali nije važno: ovo je telefonski poziv usred sastanka ili potpuna poštanska pošta e-pošte koja čeka odgovore (unatoč tome što nisu toliko važni za vaš krajnji cilj). Dosadne su vam stvari koje se pojavljuju usred dana i koje vas ne pokreću naprijed, ali mogu vam oduzeti tonu vremena. Ako utvrdite da dobar dio vaših zadataka pada ovdje, vrijeme je da izgradite sustave kako biste se bolje zaštitili. Na primjer, stavite ured van poslijepodneva kako bi ljudi znali da ćete se javiti kasnije i recite mami da ne zove dok ste na poslu.
Nije važno ili hitno: što onda rade na vašem popisu obaveza? Ozbiljno, ako u ovom okviru postoje zadaci, pronađite način da ih se riješite. Ako ih se ne možete riješiti, delegirajte ih. A ako ih ne možete delegirati, sastavite ih u grupe od četiri ili pet (ili 10) da biste ih označili tijekom snježnog, snježnog poslijepodneva.
A za sve vas tehnološke narkomane koji su na iPhone bilješkama skupljali popise obaveza i pitate se kako će to prevesti, ne bojte se. Postoji čak i aplikacija Eisenhower.
Znate li za neke druge korisne alate za upravljanje vremenom ili organizacijom koji vam prolaze kroz dan? Pričaj nam o njima!
