Ako ste neko radno vrijeme bili u radnoj snazi, vjerovatno ste bili na katastrofalnom iskustvu s povratnim informacijama.
Za mene je to bilo sjediti na aerodromu u Chicagu, usred noći, noću letom za Europu. Dobio sam plameni e-mail od svog menadžera o sastanku ranije tog dana, na kojem se nije složio s mojom strategijom. Bio je to jedan od trenutaka "moram pronaći drugi posao". Bila je to dobra lekcija o važnosti davanja povratnih informacija koje su značajne za prijemnika i koje postižu vašu svrhu davanja. (Njegovo nije bilo ni jedno.)
Dakle, kad je vaš red da dajete povratne informacije, nemojte biti ta osoba. Umjesto toga, imajte na umu ove savjete.
Jasno odredite svrhu povratne informacije
U svojoj knjizi " Hvala na povratnim informacijama: Znanost i umjetnost primanja povratnih informacija" Pa , istraživači Stone i Heen smatraju da se povratne informacije obično počnu odigrati kada želite učiniti jednu od tri stvari: cijenite nečiji posao i priznajte ga; osposobiti nekoga za poboljšanje performansi na određenom području; ili, procijenite nekoga, ocijenite ga diskretnim rezultatom ili uspoređujući njegovu izvedbu s drugima.
Kad dajete povratne informacije, budite jasni u svojoj namjeri. Pokušavate li prepoznati nečije dobro djelo? Prepoznajte ponašanja koja biste željeli da se osoba promijeni? Ili podijelite kako se on ili ona rangiraju u odnosu na ostatak tima? Kad znate „zašto“ iza povratnih informacija, moći ćete bolje organizirati svoje misli, poruke i razgovor.
Pitajte kako osoba želi primiti povratne informacije
Stone i Heen također kažu da je povratna informacija učinkovita, a ona mora biti na način koji prijemniku omogućuje da je čuje. Kako to otkrivate? Zašto, pitaš osobu, naravno!
Konkretno, možete pitati članove tima ili kolege: "Kad dobijem povratne informacije za vas, koji je najbolji način da to podijelim?" Za neke ljude to bi mogao biti izravan razgovor licem u lice kad se stvari dogode. Drugi bi radije trebali razmišljati o situaciji prije nego što sjednu i razgovaraju o njoj. Drugima će se možda nešto svidjeti u pisanju koje mogu pročitati.
Pitajući kako netko voli primati povratne informacije, potvrđujete da je njegov odnos s vama važan i da vam je stalo dostavljati povratne informacije s poštovanjem.
Prepoznajte određenu radnju koju prepoznajete
Opskurne povratne informacije nisu od pomoći čak i kad su dobre. Na primjer, kad mi klijenti kažu da im je šef rekao da su obavili "sjajan posao", pitam: "Koji su dio posla mislili da je to sjajno?" Često je odgovor šutnja. Iako je lijepo pomisliti da radite sjajan posao, to je nejasan komentar. Kako znate što ste konkretno učinili? Ako ne znate, nećete to moći nastaviti zarađivati te zlatne zvijezde.
Zamislite kako onda mora biti grozno primati nejasne negativne povratne informacije! "Jillian, to nije bio sjajan sastanak." Taj komentar primatelju ne daje ništa posebno za raditi. Umjesto toga, testirajte svoje komentare pitajući se: "Hoće li osoba tačno znati o kojem ponašanju govorim?" Je li Jillian bila nespremna za sastanak? Nije li dobro upravljala vremenskom trakom? Nije li ona olakšala razgovor na odgovarajući način?
Ako vam povratne informacije nisu dovoljno jasne, na prijemniku to definitivno neće biti.
Pojasnite učinak koji su određene osobe djelovale na osobu, grupu ili organizaciju
Pored određenog primjerka o kojem dajete povratne informacije, željet ćete pomoći prijemniku da razumije zašto ga dajete. Kakav je utjecaj na ponašanje? Kakav je utjecaj u budućnosti ako se nastavi? Dobro je, ovo nije zastrašujuće ili oštro, već daje važan kontekst koji može nadahnuti prijemnik za promjenu.
Na primjer, Jillian možda neće misliti da je velika stvar pustiti sastanak da prođe vrijeme koje mu je dodijeljeno. Ali u stvarnosti su je oni u sobi smatrali slabim pomagačem - što bi moglo utjecati na njezine mogućnosti u budućnosti.
Izjava o utjecaju mogla bi zvučati ovako: „Jillian, u današnjoj tvojoj prezentaciji primijetila sam da si prevladala svoje vrijeme. Iako se 10 minuta ne čini previše, u sobi smo imali rukovoditelje koji ne mogu odgoditi sastanke. Ne obraćanje pažnje na ovakve stvari može utjecati na to da li ste pozvani ponovo predstaviti se izvršnom timu. "
Navedite određene korake za poboljšanje akcije u budućnosti
Sad kad ste jasni o konkretnoj radnji i utjecaju, poduzmite konkretne korake za to što osoba sljedeći put može učiniti kako bi poboljšala performanse. U slučaju Jillian: "Sljedeći put napravimo nekoliko suhih vožnji, tako da smo sigurni da imate pravi sadržaj kako bi se uklopili u vremensku traku, a ja ću vas uvježbati o konkretnim tehnikama za upravljanje razgovorom kako bismo rukovoditelje izveli na vrijeme."
Sada vaš prijemnik ima određenu akciju, utjecaj te akcije i konkretne korake koje može poduzeti kako bi sljedeći izlet bio bolji. I sve ste to učinili bez uvrede ili povratnih informacija o prosuđivanju druge osobe.
Pomažući u povezivanju djelovanja i utjecaja, zajedno s prijedlozima za poboljšanje, stvorili ste okruženje za učenje koje ljudima omogućava rast u karijeri. A možda će sljedeći put čak proaktivno zatražiti povratnu informaciju jer ste im pružili tako dobro iskustvo!
