Koliko često vam se ne čini da prođete kroz vaš popis obaveza?
I ne, uključujući „Napiši spisak obaveza“ samo da biste sebi omogućili da nešto prebacite odmah ne računa se kao pobjeda.
Naravno, niste uvijek krivi - svaka vatra požara koja se pojavljuje samo čini vaš popis sve dužim i dužim.
"Previše smo zauzeti prolazeći kroz naše živote, pokušavajući zadržati kuglice u zraku i glave iznad vode: Postoji li bolji način da to učinimo?", Kaže Maura Thomas, osnivačica RegainYourTime.com i autor knjige Personal Tajne produktivnosti .
Ispada, postoji - ako uzmete napojnicu od Dwight D. Eisenhower.
Popularizirao ga Stephen Covey, ali na temelju načela produktivnosti bivšeg predsjednika, Eisenhower Matrix vam pomaže kategorizirati svoje zadatke prema njihovoj važnosti i hitnosti kako biste mogli odlučiti gdje usmjeriti energiju.
Razvrstavanjem zadataka u jednu od četiri jasno definirane kategorije, Eisenhower-ova matrica prisiljava vas da procijenite što zaista vrijedi vaše vrijeme - a šta možete delegirati ili čak potpuno zabraniti.
U nastavku nudimo primjere vrsta aktivnosti koje spadaju u svaku kategoriju. Pogledajte kako biste podijelili svoj popis obveza; a zatim slijedite Thomasove savjete kako riješiti svaku vrstu kako biste postigli više za manje vremena.
Kategorija br. 1: Važno i hitno
Pomoćnica vam daje obavijest - i njezin je posljednji dan sutra. Žurbeni zahtjev klijenta baca ključ u projekt koji se odvijao bez problema. Ti se zadaci smatraju krizama ili imaju kritične rokove koje morate ispuniti.
Kako ih se riješiti
Kako ne možete predvidjeti kada će se pojaviti krize, pretpostavite da će se dogoditi i ostavite mjesta za njih u svom rasporedu.
"Većina ljudi preterano planira, ali ako nešto pođe po zlu, svi vaši planovi padaju poput domina", kaže Thomas. Rješenje? Ne punite više od 60% svog produktivnog vremena.
Na primjer, ako radite od 8 ujutro do 18 sati, ostavite otprilike četiri sata na kalendaru prazan kako biste omogućili hitne slučajeve. Ako toga dana nema hitnih slučajeva, imate sreće i možete unaprijediti zadatke sljedećeg dana.
Kategorija br. 2: Važno, ali nije hitno
Zakazivanje mrežnog ručka s menadžerom za zapošljavanje. Dizanje noge za planiranje obiteljskog odmora. Brainstorming dugoročnih ciljeva vašeg tima. Ovi zadaci utječu na vaše ciljeve velike slike, ali ne moraju nužno imati gorući rok.
Kako ih se riješiti
Većina će tih predmeta biti veliki projekti, a ne svakodnevni dosjei, pa razdelite svaki na rokove veličine zalogaja kako biste lakše započeli, kaže Thomas.
Za bilo koje predmete koje ne možete pokvariti, odredite određeno vrijeme koje možete raditi na njima koji vam se čine kratkim, pa će se i sam zadatak smatrati manje neodoljivim.
Thomas također predlaže da se na vaš svakodnevni popis obaveza uključe samo tri važna, ali ne i hitna zadatka, tako da ostavljate vremena za e-poštu, sastanke i krize - i kad god je to moguće, radite na njima tijekom doba dana u kojem se osjećate najnapornije.
Kategorija br. 3: nije važno, ali hitno
E-poruke, telefonski pozivi, pitanja suradnika - to su stvari kojima morate odmah pristupiti, čak i ako vam ne pomažu u vašim većim ciljevima.
Kako ih se riješiti
"Najlakši način za kontrolu distrakcije je kontrola tehnologije", kaže Thomas.
Prvo provjerite svoju e-poštu u serijama samo nekoliko puta dnevno - recimo, svaka tri sata ili nakon što dovršite važniji zadatak. Da biste se osigurali da se držite toga, u potpunosti napustite e-poštu kako ne biste bili u iskušenju provjeriti upozorenja.
Isto vrijedi i za vaš telefon: Ugasite ga u potpunosti - a zatim je stavite u ladicu ili licem prema dolje na stolu da ne vidite upozorenja.
A ako primate previše poziva ili upita od suradnika izvan vremenskog razdoblja koje ste im izdvojili, jednostavno zatvorite vrata ureda, stavite slušalice ili stavite znak "ne uznemiravaj" na svoj zid stolice ili kabine.
Kategorija br. 4: nije važno i nije hitno
Bilo da se radi o evidentiranju izvještaja o troškovima, stvaranju ugovora ili podnošenju papira, "to su zadaci koji neće imati velikog utjecaja na naš rad nakon što ih obavimo, a opet ne odlaze", kaže Thomas.
Kako ih se riješiti
Dodijelite što više tih zadataka delegirajući ih mlađom zaposleniku ili, osobnim poslovima, virtualnom pomoćniku, sugerira Thomas.
Čak i ako morate platiti pomoć za vanjsku kuću, sati koji dobivate natrag za postizanje važnijeg cilja - poput konačnog zaokreta u sljedećem velikom potezu u karijeri - mogli bi vam pomoći da dugoročno financijski izađete naprijed.
Povezano: 6 ljudi, 6 djela uravnoteženja: Sjajni sjeckanje radnog i životnog života koji mi spašava razum
