Napravili ste ono što smatrate savršenim e-poštom. Prijatan je - ali ne previše ljubazan. Dobro je organiziran s podebljanim presjecima i točkama metaka. Čak ste se za dobru mjeru bacili ukusnim emojijima.
Pritisnete „pošalji“ na to vaše remek-djelo i čekate da se neizbježni odgovori počnu pojavljivati. Čekate sat, zatim četiri sata, a zatim dva dana. Sve što ste čuli kao odgovor na vašu savršeno uglađenu poruku? Cvrčci - i zvuk vlastite frustracije koji odjekuje u vašem mozgu.
Što daje? Mislili ste da slijedite sva isprobana i istinita pravila e-pošte. Četverostruko ste provjerili da ste je poslali pravim primateljima. Čak ste je pročitali 800. put kako biste osigurali da ništa ne može biti pogrešno shvaćeno kao grubo ili pasivno agresivno. Pa zašto onda zauzvrat dobivate samo radio tišinu?
Usporite - možda ga prevladate. Zapravo, moglo bi se dogoditi da vam je e-pošta samo predugačka.
Predugo?
Jeste li uzbuđeni kada morate proći e-poštu koja je toliko gusta da vam pruža ruku da se toliko pomaknete? Vjerojatno ne. Velike su šanse, i vaši se primatelji osjećaju na isti način.
Prema istraživanju provedenom ekstenzijom e-pošte, Boomerang, idealna duljina je negdje između 50 i 125 riječi. Poruke u tom rasponu donijele su stopu odgovora iznad 50%.
Kako tačno izgleda ta duljina? Pogledajte prema gore "Predugo?", A zatim zaustavite oči upravo ovdje . To je 87 riječi, što je smack dab u sredini raspona u kojem želite biti.
Boomerang je otkrio da je stopa odgovora pala sa 50% za e-poštu sa 125 riječi, na 44% za e-poštu od 500 riječi. Za poruke koje su bile nevjerojatnih 2.500 riječi ili više? Stope odgovora poprilično su se smirile - ispod 35%.
Vidiš na što mislim? Te dugotrajne poruke koje ste iznjedrili vjerojatno će ljude dosaditi do suza. Bolje je da stvari držite kratkim (ali ne prekratko - ipak želite ostati iznad tih 50 riječi).
Kako smanjiti svoju e-poštu
"Ali, sve što kažem je izuzetno važno", mrmljate sebi trenutno. Vjerujte mi, razumijem - i sam mogu biti priličan pisac riječi. No, budući da živim niz niz slova, uspio sam naučiti nekoliko trikova i taktika koje mi pomažu da provjerim koliko dugo traje.
1. Potražite Commas
Ovo je jedan od mojih najdražih trikova koje koristim kada znam da moram dotjerati malo pisanja. Pomičem se po cijelom komadu pazeći da mi se oči naboraju na koje zarez. Iako se često mogu uključiti u popise, naći ćete ih i nakon puno kratkih uvodnih fraza (već sam ih koristio u ovom članku).
Kada pokušavate stvari učiniti kratkim, te fraze možete lako ukloniti - a da ne žrtvujete cjelokupnu poruku. Od fraza poput "Samo da budem jasan", do "U slučaju da se pitate", pa sve do jednostavnog, "Ne treba reći", oni su nepotrebni kvalifikatori koji uzimaju samo dragocjenu nekretninu.
2. Uklonite pridjeve i pridjeve
Brisanje cvjetnih pridjeva i beskorisnih prigovora iz vaše neugodno duge adrese e-pošte može apsolutno biti kraće. Želite primjer? Uklonite ih iz prve rečenice i preostaje vam: "Brisanje pridjeva i prigovora iz e-pošte može ga učiniti kraćim."
Da, u vaše poruke mogu unijeti malo ljubaznosti i razgovorni ton. Ali kada tražite smanjenje broja riječi, one bi trebale biti jedna od prvih stvari. Uostalom, potpuno je moguće pisati kraće poruke e-pošte, a da se pri tome ne ostavljaju hladnim ili nepristojnim.
3. Pročistite svoj fokus
Ako prođete kroz ta dva koraka i još uvijek se nađete iznad te granice od 125 riječi, možda biste pokušavali pokriti previše. Želite li bolje podijeliti stvari na različite, kraće poruke?
Umjesto da cijelom svom timu pošaljete rundu koja raspravlja o detaljima vašeg nedavnog projekta, traži ideje za piknik tvrtke, a također podsjeća sve da dolazi rođendan vašeg šefa, odaberite jednu temu i držite se toga. Ne samo da će vaša e-pošta biti kraća, već i više organizirana.
Uzmite to od mene, znam da skraćivanje vašeg pisanja nije uvijek lak zadatak - postoji razlog što ga je William Faulkner nazvao "ubijanjem vaših dragih".
Ako se i dalje borite za izbjegavanje pisanja rata i mira , zapitajte se ovo: Ako je ova tema toliko masovna, je li najprikladnija za e-poštu? Ili biste trebali podići telefon, zakazati sastanak ili čak stvoriti Google Doc na kojem bi svi mogli surađivati - umjesto da začepljuju mape za sve poštanske sandučiće?
Ako se prethodno uzmete u obzir uz prethodna tri savjeta, vaše e-poruke će biti kratke, do točke i - što je najvažnije - na njih.
