Znate kako to ide. E-poštu započinjete svom šefu, kolegi, klijentu ili direktoru HR s odgovarajućim pozdravom. Prelazite svoj Ts i označite svoj Is, a poruku zaključujete službenim potpisom poput "Najbolje" ili "S poštovanjem".
Primalac e-pošte odgovara istom formalnošću, obraćajući vam se standardnim pozdravom, a zatim napiše nekoliko gramatički zvučnih odlomaka prije nego što omotnicu napiše sličnim potpisom; možda su to „Pozdravi“ ili još ležerniji „Nazdravci“.
Budući da ta poruka zahtijeva odgovor od vas, nastavite se igrati zajedno s onim što mislite da je profesionalan način - utipkajte ceo pozdrav (ponovo), sastavljajući tijelo poruke, a zatim zaključujući sa "Sve najbolje, ". To nastavljate i nakon višestrukih naprijed i nazad, iako se to na kraju čini besmislenim i čak pomalo nespretnim.
Ako ne radite u prekomjernom uredu tvrtke, gdje su čak i uskličnici namršteni, morate se dobro odrezati formalnog govora, posebno ako je komunikacija s šefom ili kolegama tijekom radnog dana česta pojava.
Čim vam postane prirodno da zapišete "zdravo" ugodnosti i suvišne "hvala" zbogom, učinite to. A da bih vam pomogao da se zapravo osjećate u redu to zapravo radeći (a ne kao čudovište etiketa), smislio sam nekoliko smjernica.
1. Slobodno pratite odijelo
Iako može biti primamljivo formalizirati sve razmjene, ako je to ono na što ste navikli ili zato kako ste podučavali, puno vremena to jednostavno nije potrebno. Obratite pažnju na znakove svog radnog mjesta ili ćete se jednostavno zaustaviti. Ako vam šef proslijedi poruku e-pošte s nečim više od bilješke o pregledu kako biste vidjeli da li vas zanima, a vi odgovorite službenom porukom, obećavam vam, ne osvajate nijedan bodovni pregled - samo se začepljujete up inbox i zanemarujući kako vaš tim vodi povremene prepiske. Ili, ako je vaš kolega počeo komunicirati s vama na ležeran način (bez da vam se obraća imenom ili uključi službenim odjavom), prihvatite to kao svoj znak da odgovorite u naturi.
2. Prebacite ga prema gore (ovisno s kim razgovarate)
Nije važno da li je vaš posljednji šef jasno rekao da je prihvaćanje neformalnog tona nedopustivo; ne radiš više za nju. Iako, riječ opreza, samo zato što dođete do točke u kojoj s menadžerom odustanete od "najboljeg" ne znači da biste trebali potpuno ukinuti riječ iz svog vokabulara. Ako redovito razgovarate s nekim koga nikada niste upoznali i vaš je odnos formalniji nego ne, nemojte se tako brzo odjaviti bez odgovarajućeg zatvaranja, pogotovo ako ste na ogradi kako nastaviti. Pogreška na strani opreza uvijek će biti dobar savjet.
Znajte ovo: prebacivanje se ne odnosi samo na različite ljude. Čak i ako se dopisivanje s jednom osobom formalno pokrene, dopušteno vam je da uskočite u sadržaj teme kada raspravljate o stavci preko duge niti e-pošte - umjesto da se gnjavite pozdravima ili odjavom.
3. Razmislite o vremenu
Ako na tjedan dana odete na odmor i vratite se u ured s popisom pitanja za svog šefa, s kojim niste razgovarali ili vidjeli otkad ste otišli, vjerojatno je najbolje započeti prvi e-mail s ugodnim susretom poput "Dobro jutro", "Nadam se da ste bili dobri", ili, ako je vaš menadžer bio onaj na odmoru, "Dobrodošli natrag" - čak i ako vi i vaš nadzornik obično preskočite pozdrav ili razgovor. Proteklo vrijeme kašnjenja također je važno za razmjenu s vanjskim klijentima ili dobavljačima. Ako ste u kontaktu jednom tjedno ili samo nekoliko puta mjesečno, možda će biti prikladno da početnu poruku započnete nakon što prođe neko vrijeme sa uvodnim predjelom i odgovarajućim završnim potpisom.
Mjesečna baza za dodir sa starijim članom vašeg odjela također će vas zahtijevati da se više naklonite konzervativnijem pisanju. Ako ta početna poruka rezultira značajnim pomakom i naprijed kroz nekoliko dana, onda je vjerojatno u redu smanjiti formalni faktor, pogotovo ako je to učinila druga strana.
Konačno, morate odrediti ton i strukturu svojih odlaznih poruka. Mogu vam reći jedno, ali osobno nikad nisam smatrao problematičnim kada netko s kojim redovito razgovaram odluči odustati od uobičajenog otvaranja i zatvaranja; u stvari, smatram da je pomalo olakšanje što jednostavno možemo nastaviti s onim što ćemo reći online. Pristupanje e-pošti često je prikladno samo za točku - i moja je pretpostavka da ćete znati kada trebate otkloniti formalnost.
