Kao netko tko se brine zbog slučajnog uvrede ljudi, sklon sam prekomjernoj pošti putem e-pošte - posebno kad dam povratne informacije.
Koristim pretjerane uskličnike, postavljam svoju konstruktivnu kritiku u upitnom obliku („Mislim da bi ovo izvješće moglo koristiti neke vizualne prilike?“) I uvijek pitam da li bi radije bilo da se osobno sastanu kako bi razgovarali dalje.
Ponekad ću pročitati poruke koje sam poslao i citirati - uskličnici koji su se osjećali tako prijateljski kad sam napisao svoj odgovor sada čine da izgleda neobicno opsednuto vizualima u prezentacijama.
Iako znam da ponekad moram ukloniti te navike, nedavno sam pročitao nešto što me nasmijalo. Ispada da me sva moja zagrijanost i neizrazitost zapravo pokreću.
Prema nedavnom članku o mirnoj revoluciji pod naslovom „7 načina da se koristi bespomoćna komunikacija“, ovo su samo neke od tehnika ljudi koji su putem e-pošte utjecajniji i uspješniji. U osnovi, kaže, ljudi koji naiđu na skromnije, inače poznate kao "nemoćni komunikatori" imaju tendenciju nadahnuti povjerenje i izgraditi jače odnose.
A točno je i obrnuto - kada postavljate pitanja kao narudžbe, koristite samo razdoblja i razgovarate s previše autoriteta u svojoj e-pošti, manje je vjerojatnost da ćete dobiti dobar odgovor (ili odgovor uopće). Kaže osnivačica QR i autorica članka, Susan Cain:
Svodi se na ovaj uvid: Kad ljudi misle da pokušavate utjecati na njih, stave ih stražar. Ali kad osjete da im pokušavate pomoći, da svoje načine ispravite na pravi odgovor ili da budete iskreni u vezi sa vlastitim nesavršenostima, otvaraju vam se. Čuju što imate za reći.
Što to znači? To što su manje formalni, manje samopouzdani i emotivniji u vašoj e-pošti nije tako loše - u stvari, kaže Cain pozivajući se na istraživanje autora Adama Granta, "nemoćni komunikatori donose 68% više prihoda."
Očigledno je da će vam svaka e-pošta koju pošaljete emojisima, svim kapicama i upitnicima pravilno izraziti svoje osjećaje vjerojatno u određenim situacijama naići na neprofesionalne, nesigurne, pa čak i neprimjerene. Ali u drugim bi se trenucima moglo sve promijeniti.
Možda to znači tražiti nečije odobrenje prije nego što bacite neki drugi zadatak: Je li ovo za vas? Drago nam je razgovarati o tome kako podijeliti posao između nas! radije nego što trebam vaše bilješke do petka.
Ili, odvojite trenutak da vaši zahtjevi zvuče ljudski - na primjer, govoreći: Možete li mi se obratiti s mislima? a ne Molim savjet.
Ili čak i samo potpisivanje e-mailova s "Hvala!" Ili "Sjajan vikend!", A ne formalnijim "Najboljim".
Baš kao što osobno ne biste razgovarali s kolegama na krajnje uređen, svečan način, ne želite se hladiti e-poštom. Jer ako želite da ljudi reagiraju, trebate im dati dobar razlog da - a netko tko je prijateljski i ponekad ranjiv u konačnici ima puno veću vjerojatnost da će zaslužiti poštovanje od nekoga tko se uopće ne otvori.
Želite li znati što još više ljušti vaše suradnike? Sastavili smo sve savjete za etiketu e-pošte koji su vam potrebni kako bi se osiguralo da svi zapravo čitaju (i odgovaraju) na vaše poruke.
