Vjerojatno je da je poštanska pošta slična onoj napuštenoj košarici stvari koja stoji u stražnjem dijelu vašeg ormara. Znate kako je umiranje biti očišćen (i čuva mnoštvo skrivenih iznenađenja), ali pomisao na rješavanje takvog zadatka je neodoljiva. A tko ima šest sati slobodnog vremena da rezervira za tako nešto?
Ali organiziranje vaših e-poruka ne mora trajati cijeli dan - u stvari, to možete učiniti za samo jedan sat ako izdvojite vrijeme za to.
Zapisnik 1 do 10: Očistite smeću
Odredite vrijeme za 10 minuta i samo započnite masovno brisanje (ili arhiviranje) svih poruka za koje znate da vam nisu potrebne, poput obavijesti s računa društvenih medija, podsjetnika na prošle događaje, potvrde o isporukama koje ste već primili, biltena koje ste već pročitali (ili nikad neće pročitati) i e-poruke koje više nisu relevantne.
To možete lako pretražiti u pristigloj pošti za uobičajenim pošiljateljima ili naslovnim linijama (na primjer: LinkedIn obavijesti) i izbrisati gomilu stvari odjednom.
Minute 10 do 30: Stvaranje mapa i naljepnica
Sada je vrijeme da organizirate preostale poruke koje ne trebaju ništa, ali koje trebate ili želite zadržati.
Postoji toliko mapa sustava koliko ima korisnika e-pošte, ali lako je pokušati napraviti mapu za bilo koju temu ili vrstu e-pošte koja sadrži nekoliko poruka koje se odnose na nju. Dakle, to bi moglo značiti mape poput: primanja, projekti, putovanja i tako dalje. Uvijek možete dodavati i prilagođavati mape dok učite što najbolje radi za vas.
Da biste ubrzali ovaj postupak, čak možete stvoriti i mapu „Za datoteku kasnije“ za sve u što niste sigurni i mapu „Otkaži pretplatu“ za sve što više ne želite. Savjet: to su sjajne mape koje možete riješiti kada imate pet minuta između sastanaka.
Oh! Ako se želite još više organizirati, pokušajte s nekim oznakama (nazvanim "kategorije" u Outlooku) da biste dodali više informacija u svoje poruke. Na jednoj e-pošti možete imati više naljepnica ili čak više slojeva naljepnica. Dakle, ta e-pošta u mapi "Trip" može imati glavnu oznaku "New York 2018" i pod-oznake "Letovi" i "Ponedjeljak".
Minute 30 do 50: Upotrijebite dvominutno pravilo ili napravite popis obveza za e-poštu za koje je potrebna akcija
E-poruke koje su vam preostale sada trebaju biti samo one koje trebaju djelovati. Ako se radnja može završiti za manje od dvije minute, učinite to sada. Ako vam treba više vremena za brigu o poruci, dodajte je na svoj popis obveza uz obavijest koja će vas podsjetiti da to zaista i učinite. Zatim arhivirajte e-poštu kako biste očistili pretinac pristigle pošte (kasnije ćete ga i dalje moći pretraživati).
Ako jednostavno niste proizvođač popisa, umjesto toga možete upotrijebiti novu značajku odgode za Gmail da bi se e-pošta pojavila u vašoj pristigloj pošti kad ste spremni za to. Ili ako ste korisnik programa Outlook, funkcija praćenja omogućuje vam da napravite isto.
Minute 50 do 60: Ažurirajte svoje postavke za jednostavno održavanje
Čestitamo na najspremnijoj pošti u svijetu! OK, ne najbolje organizirana poštanska pošta na svijetu - već vaša najbolja poštanska pošta do sad.
Ali ne dopustite da zabava traje predugo ili ćete je ponovno ispuniti. To možete izbjeći postavljanjem filtara koji će automatski sortirati dolazne poruke tako da ne morate.
Moj omiljeni filtar je za biltene i nude e-poštu koje zapravo želim pročitati, ali nemam uvijek vremena za pravo kad se uđu. Umjesto toga, u Gmailu sam postavio filtar koji ih sve šalje u mapu „Pročitaj kasnije“. (Outlook ima svoju inačicu filtera nazvanih "pravila" koja mogu učiniti teško podizanje za vas.)
Također biste mogli razmotriti postavljanje automatskog odgovora za svoj Gmail ili Outlook kada nećete moći odgovoriti na e-poštu tako brzo kao što je to uobičajeno (primjerice, ako ste na konferenciji, radite u neuobičajeno radno vrijeme ili na odmoru),
A da biste zaista preletjeli svoje poruke, možete omogućiti i naučiti neke prečace na tipkovnici za Gmail ili Outlook.
Nakon ovog čišćenja, riješit ćete se tog gadnog osjećaja da ste propustili poruku ili onog tonućeg osjećaja da se svako jutro morate suočiti s punim pretinacima. U stvari, čak ste možda spremni na napredniju organizaciju e-pošte, poput iskorištavanja novog Gmail-a, upotrebom Chromeova proširenja ili isprobavanja ovog alata za Inbox AI.
Ili s druge strane, ako ustanovite da vam preostaje još mnogo posla - počnite izdvajati 20 minuta svaki tjedan da biste se pojedinačno pozabavili tim koracima. Učinite to nekoliko tjedana i naći ćete se u pristigloj pošti koja vam zapravo olakšava život.
