Kao menadžer, jedan od najvažnijih resursa koji imate imate je izvršni ili administrativni asistent. On ili ona mogu održavati vaš ured u redu, raspored vožnje i uzeti neke dnevne obaveze s vašeg tanjura.
Ali, njezina učinkovitost ima puno veze s vama - koliko ste ju trenirali, podijelite s njom svoja očekivanja i dajte joj povratne informacije. Potrebno je promišljanje i planiranje stvaranja okruženja u kojem pomoćnik može dobro obaviti svoj posao (posebno za one od nas koji smo navikli raditi sve sami!).
Bez obzira jeste li novi u menadžmentu ili ne, evo nekoliko dobrih podsjetnika o tome kako najbolje iskoristiti ovaj vrijedni resurs.
1. Naoružajte ga ili nju za uspjeh
Vaš administrativni pomoćnik je tu da vam olakša život - ali ona to neće moći raditi ako tačno ne zna kako, može vam pomoći. Pođite od početka, osigurajte joj dovoljno vremena, treninga i resursa da se ona odlikuje. Dajte upute o tome što vam treba i kada vam je potrebno, zajedno s konkretnim primjerima onoga što tražite. To je posebno istina ako je vaša pomoćnica nova - ali priznajte da, čak i ako je ona veteran, možda biste željeli da stvari budu napravljene drugačije nego što je to činio njezin posljednji šef. Jasnost i pružanje osnova postavlja vas oboje na učinkovitost i uspjeh.
2. Izgradite odnos povjerenja
Planirajte da se redovno sastajete sa svojim pomoćnikom kako biste razgovarali o trenutnim projektima i ažuriranjima statusa. Ako joj kažete što se događa na drugim razinama tvrtke, pomoći će joj da shvati kako se njezin rad uklapa u širu sliku. A kad ona bude mogla cijeniti više o onome što radite, moći će prepoznati dodatne načine kako vam pomoći u ispunjavanju vaših ciljeva.
3. Dajte povratne informacije (i uzmite)
Ako vaš pomoćnik učini nešto što nije u skladu s vašim očekivanjima, nemojte se samo isfrustrirati - pokažite gdje ste bili nezadovoljni i ponudite prijedloge kako to ubuduće treba postupati drugačije.
Ono što je jednako važno jeste da je otvorena za njezine povratne informacije. Tvrtka je drukčije mjesto s njenog gledišta, pa joj dopuštanje da otvoreno dijeli svoje misli i prijedloge može vam dati vrijedne uvide. Osim toga, možda imate loše navike koje ne shvaćate - na primjer dajući kontradiktorne usmene i pisane upute ili ne dajete dovoljno obavijesti kad želite da bude rezervirana velika konferencijska sala - koju možete izmijeniti kako biste oba života znatno olakšali.
4. Pokažite svoju zahvalnost
Izvrsni asistent vam olakšava radni teret i čini vam se da izgledate dobro, zato budite velikodušni s pohvalama kada stigne. Sastanak osoblja ili uredski ured odlično je mjesto za javno izražavanje zahvalnosti, ali također nikada ne previdite priliku da pokažete svoju zahvalnost jednostavnim, verbalnim "sjajnim poslom". Također ga možete počastiti povremenim kapućinom ili parom ulaznice za film. Dobar poslodavac zna da sretni zaposlenici znatno olakšavaju život šefovima!
5. Neka to bude profesionalno
Osim ako to nije navedeno tijekom razgovora za posao, sve što tražite administrativnog pomoćnika treba biti izravno povezano s korporacijskom misijom. Iako joj nuditi kavu klijentu ili preuzeti uredski pribor na povratku s ručka nije netipičan zahtjev, stvari koje treba obaviti kao što je rezervacija vašeg sljedećeg stomatološkog sastanka ili naručivanje predstojećeg čitanja za vaš knjižni klub vaša je odgovornost, a ne njezina., Unajmljena je da vam pomogne u profesionalnom carstvu - pa tako i dalje.
Zapamtite, što više pomažete svom pomoćniku da dobro obavlja svoj posao, lakše će vam ona pomagati s vašim. Budite najbolji menadžer koji možete biti, i postavljat ćete oboje za uspjeh.
