Previše klijenata dolazi k meni u fazi njihove karijere "Ne mogu više".
Uzmimo za primjer Triciju koja me je obeshrabrila svojim poslom i nesposobnošću da upravlja. Radila je duge sate - većina ih je provela sjedeći na sastancima i baveći se stotinama e-mailova - a zatim je žurila u posljednji trenutak da dovrši marketinške kampanje, koje su se, činilo, uvijek pretvorile u vatrene vježbe.
Mentalitet "uvijek uključen" primakao joj se. I bila je spremna da odustane.
Odmah sam vidio da Triciji nedostaje najvažnija radna vještina za koju vjerujem da svaki zaposlenik mora imati: postavljanje prioriteta i upravljanje. Odnosno, sposobnost da jasno identificirate najvažnije prioritete i da usredotočite ogromnu većinu svoje energije i vremena na te stvari.
Nažalost, iako često govorimo o upravljanju vremenom i produktivnosti u uredu, umjetnost prioritizacije često se gubi. Kao rezultat toga, mnogi ljudi završavaju poput Tricije: iscrpljeni, frustrirani i izgorjeli.
Ako se osjećate preplavljenim pretjeranim satima i neprestano se prebacujete na dosjee, evo nekoliko naznačnih znakova da će vam možda trebati bolje upravljanje prioritetima - i nekoliko jednostavnih načina da se vratite na pravi put.
Znak br. 1: Vjerujete da je sve važno
Ako pogledate svoj popis obveza i vidite da je sve jednako važno, lako je postati pretrpan količinom zadataka, a ne kvalitetom svog rada. Ali uzmite u obzir ovo: Pareto načelo sugerira da 20% vaših zadataka proizvodi 80% rezultata - a to znači da mali dio vašeg svakodnevnog rada zaslužuje većinu vaše pažnje.
U slučaju Tricia, ona je prihvaćala svaku pozivnicu za sastanak koju je primila. Ali to ne znači da su sastanci vrijedili njezino vrijeme ili su joj pomogli da ostvari bilo koji od svojih glavnih ciljeva.
Rješenje: Razjasnite se svojim ciljevima i ciljevima
Radite sa svojim menadžerom kako biste stekli kristalno jasnu predstavu o tome kako će se ocjenjivati vaša uspješnost (npr., Hoćete li biti pregledani na temelju dolarnog unosa koji ste unijeli ili razine zadovoljstva klijenata?) Nakon što imate bolju robu svojih proizvoda, možete ih podijeliti na ciljeve u tjednu.
Na primjer, ako je vaš krajnji cilj generiranje novih prihoda, tada bi vaš glavni fokus trebao biti na praćenju rezultata koje ste postigli na sajmu i izgradnji odnosa s potencijalnim kupcima - ne trošiti vrijeme svaki tjedan pomažući u planiranju sljedećeg sajma.
Dok svakodnevno donosite odluke o radu, zapitajte se: "Kako će me to približiti svojim ciljevima?" Ako to ne učinite, odložite to i krenite dalje.
Znak br. 2: Konzumirate vas radije, a ne dostignuća
Jeste li ikad započeli s popisom početkom dana, osjećali ste se zaposleno cijeli dan, ali ste ostavili osjećaj kao da niste ništa postigli? Frustrirajuće, zar ne? Tricia je sigurno bila zauzeta, ali nije puno postigla.
U stvarnosti ste vjerojatno učinili mnogo stvari s malim prioritetom - poput klikovanja kroz nevažne e-poruke, sjedenja kroz neučinkovite sastanke ili obavljanja malih zadataka koji ne pomiču vaš važan posao naprijed. Možda ste dan proveli na projektima pomažući svom šefu ili kolegama, ali ne radeći svoj vlastiti posao.
Rješenje: Napravite dnevni plan i pridržavajte se njega
Napravite dnevni plan koji započinje s zakazivanjem vašeg najvažnijeg posla. Te prioritetne aktivnosti prvo se pokvare u vašem kalendaru prije nego što čak i pomislite raditi nešto drugo.
Najvjerojatnije ćete dovršiti određene zadatke kada im utvrdite određeni datum i vrijeme. Ako vam je e-pošta neprestano ometanja, isključite je i provjerite samo u dva ili tri dana svakog dana. (Kad ste ugrađeni u posao i odvratite se od čitanja e-pošte, potrebno vam je 64 sekunde da se oporavi fokus. Razmislite o tome: gubite više od minute dragocjenog vremena za svaku e-poštu koju pročitate dok ste u usred važnog posla!)
3. znak: Kad dođete do važnog posla, odvraćate pažnju
Čujete neprestano "zumiranje" dolaznih poruka e-pošte, tekstova i trenutnih poruka i osjećate se prisiljeni zaviriti. Stalno vas ometaju pozivi sirene na društvenim medijima. Prokrastinacija vas sprečava u startu, a perfekcionizam vas sprečava da završite. I pogrešno mislite da više zadataka dobivate više posla u isto vrijeme. Zvuči poznato?
Višekratni posao je do određene mjere neizbježan, ali zapamtite: čak i ako budete mogli suziti svoj posao na najvažnije zadatke, nećete moći postići nikakav napredak ako se ne budete mogli usredotočiti dovoljno dugo da ih dovršite.
Rješenje: razvijte svoju sposobnost fokusiranja
Kad vam bude jasno o prioritetnom poslu koji treba obaviti, naučite kako doći i ostati usredotočeni na te zadatke. Isprobajte ove strategije prelaska:
1. Usitnite svoj rad: Pomoću tehnike Pomodoro zakažite 25 minuta vremena za rad na prioritetnim zadacima. Ne dižite pogled dok ne prođe vrijeme, zatim napravite kratku pauzu. Ponovite četiri puta, a zatim napravite dužu pauzu.
2. Skupite svoj rad: Grupirajte slične zadatke zajedno u vremenskim blokovima kalendara, tako da se možete usredotočiti na jednu stvar i izvršiti to. Aktivnosti poput obrade e-pošte, uzvraćanja telefonskih poziva ili pregledavanja dokumenata mogu se grupirati u skupine i obavljati u skupine.
3. Zaustavite više zadataka: Na kraju će svaki zadatak potrajati duže - i time ćete kompromitirati kvalitetu svog rada za pokretanje.
Dok prolazite kroz dan, vršite česte provjere stvarnosti: zaustavite se svaki sat i brzo se zapitajte: je li zadnji sat doprinio mojim najvažnijim ciljevima? Ako ne, zavjetujte se da ćete poboljšati sljedećih 60 minuta i krenuti ponovo. Ako svakodnevno provjeravate stvarnost, nikada nećete dopustiti da vam cijeli dan pobjegne.
Konačno, pratite svoj uspjeh. Završite svaki dan pregledom onoga što ste postigli i kako vas je prebacilo prema vašim najvažnijim rezultatima. To olakšava puštanje drugih - nebitnih - stvari.
Kad ste spremni preuzeti kontrolu nad svojim radnim životom, imajte na umu da se ne radi o upravljanju vremenom ili produktivnosti. Poanta nije u tome da sve bude završeno - već da se najvažniji posao završi. Želim imati na umu savjet Briana Tracyja: "To vrijeme ne provodite u cjelini, već količinu vremena koje provodite radeći na zadacima visokog prioriteta."
