Sastanci su skupi. Ne zato što ljude (očito) naplaćujete da prisustvuju, već zato što koriste vrijeme ljudi; vrijeme koje se može potrošiti radeći mnoge druge stvari koje stvaraju prihod. U stvari, jedno je istraživanje otkrilo da je ponavljajući sastanak menadžera na srednjoj razini koštao jednu tvrtku 15 milijuna dolara godišnje.
15 milijuna dolara godišnje!
Da i ne spominjemo, također morate uzeti u obzir pripremno vrijeme kao i vrijeme prebacivanja konteksta. Profesorica Gloria Mark sa kalifornijskog sveučilišta, Irvine otkrila je da je potrebno prosječno 25 minuta da se radnik nakon prekida vrati na prvobitni zadatak.
Poznavajući ove statistike znači da se prilikom rasprave moram li sazvati sastanak postavljam pitanje što vrijedi (doslovno). Je li ovo najbolja upotreba svih vremena, uključujući i moje? I ne tako rijetko, odgovor je "ne".
Pa, što onda učiniti? Lako! Pošaljite jednostavan, ali kritičan e-mail kako biste sve obavještavali i pratili.
Što uključiti
Tri su ključne stvari koje morate pokriti:
- Logistika : zašto je sastanak otkazan i, ako se ponavlja sastanak, što očekivati za sljedeći put
- Radnja : bilo koji stavke kritične radnje dovršene ili su u toku
- Podaci : bilo koja ažuriranja ili općenita poslovna ulaganja iz grupe
Napomena: Ne upadajte u zamku stavljanja akcijskih predmeta i logistike na posljednje mjesto. Ako imate najviše kritičnih informacija gore, to se vidi kada vaše kolege pregledavaju svoju e-poštu. Oh, i bonus savjet za vas: podebljajte podebljana imena ljudi ako trebaju nešto učiniti kako bi triput bili sigurni da su primijetili.
Uzorak e-pošte Kako pretvoriti sastanak u e-poštu
- Pozovite pet klijenata za povratne informacije o dizajnu - Maria
- Pošaljite posljednje vrijeme marketinškog plana na odobrenje - Jason
- Marketinška kopija zaključana
- Klijentski uži izbor je dovršen
- Proračun za proračun poslan financijskom timu
- Datum pokretanja potvrđen (14. studenog!)
Možda se čini jednostavno, ali dodavanje e-pošte s sastanka pretvorene u vašu profesionalnu torbu trikova odličan je način da povećate fokus i produktivnost svog tima. Kad poštujete vrijeme drugih ljudi i uvijek osiguravate da su sljedeći koraci jasni, vjerovatno je da će i drugi oko vas učiniti isto. A tko ne voli jedan sat unazad da bi se posao završio naporan dan?
