Svi smo imali te dane.
Dani kada dođete u ured u 9 sati ujutro, bili su temeljni zbog produktivnosti. Imate nepropusni plan za dovršetak svega na vašem popisu obveza.
Sljedeće što znate je 18:30, a srušili ste samo jednu stvar sa sve rastućeg popisa. U tom ste trenutku previše umorni da biste išta radili, pa ostajete putovati kući pitajući se gdje je sve vrijeme išlo.
Nakon što sam ovo doživio više puta nego što bih želio priznati, napokon sam prestao razmišljati o onome što se događa.
Shvatio sam da najbolje namjere padaju usput, jer, pa, nitko nije otok: Svi imamo kolege koji se bore za našu pažnju, e-poruke koje nikada ne prestaju dolaziti i sastanke koji usisavaju cijelo naše vrijeme.
U kulturi u kojoj je vrijeme na vrhuncu, najvrjedniji zaposlenici su oni koji ne samo da upravljaju vlastitim vremenom, već i učinkovito upravljaju vremenom drugih ljudi, u suštini omogućavajući sebi više nekretnina u danu da bi sami napravili svoje stvari.
Dakle, način na koji možete poboljšati upravljanje vremenom je rješavanje problema za druge. Sve je u tome što pomažete ljudima da vam pomognu .
Da bih ga razgraničio na način da djeluje djelotvorno, stvorio sam tri široke skupine ljudi s kojima redovito komunicirate: vaš novi zaposlenik, suigrač i šef.
1. Vaš novi najam: Pomozite im dati prioritet
Ulazak u novu tvrtku istodobno je uzbudljiv i iscrpljujući. Većina ljudi želi veliko utjecati već na početku kako bi dokazala da je tvrtka napravila pravi izbor prilikom zapošljavanja.
Ali, po mom iskustvu - i kao novo dijete u bloku i kao suradnik veterana - sve je previše lako zasuti informacijama, imenima i sustavima. Ono što treba svakom novom zaposleniku nije više informacija, već način da se postave prioriteti. Na taj način mogu se udomiti u najvažnijim aspektima posla i početi pripisivati razumijevanju da sve ostalo dolazi s vremenom.
Možda zvuči puno vremena, ali lakše je nego što mislite i možete to postići kratkom 30-minutnom zajedničkom vježbom.
Pokušajte ovo: napišite svaki zadatak od koga će se od njih tražiti. Navedite razinu važnosti zadataka (visoka, srednja, niska), najbolja osoba koja postavlja pitanja (POC) i koliko svog vremena treba potrošiti na to (npr. 10% vašeg tjedna).
Važno je paziti da se razine i vrijeme koje stvari trebaju potrajati mogu mijenjati ili razvijati. Ideja je položiti sve što osobi treba, što će vam omogućiti da ne morate odustajati svakih sat vremena kako biste objašnjavali i odgovarali na pitanja.
2. Vaš suigrač: komunicirajte jasno i dosljedno
Bez obzira na to jeste li prisustvovali sastancima bez svrhe, popravljali rad zbog loše komunikacije ili otkazivali zadatke bez jasnog smjera, dno je zaključiti da se vrijeme troši. Ako se želite osjećati postignutim kad svakog dana izlazite s vrata, trebate pronaći način da smanjite svoja pitanja.
Da biste upravljali kolegom na način koji pojačava upravljanje vremenom, morat ćete biti jako dobri u komunikaciji.
Jedna od ideja je poslati unaprijed čitanje s palube. Kada dijelite prezentaciju, često nemate priliku za produktivan razgovor o sljedećim koracima ili postupcima dok ljudi još obrađuju podatke. To rezultira s više sastanaka niz liniju.
Rano slanje prezentacije ublažava beskrajni niz sastanaka i neprekidne lance e-pošte. To je također ohrabrilo ljude da dođu na sastanak pripremljeni, što je dovelo do bolje i usredotočenije rasprave. Ponekad sam čak otkrio da sastanak mogu u potpunosti eliminirati ako svi budu poravnate.
3. Vaš menadžer: posjedujte svoje radne tokove
Što starija osoba postaje, rasteženiji se osjećaju. U stvarnosti, sve nije naporno za vašeg šefa - to je težina osjećaja odgovornog za „sve“ u svakom trenutku. Ono za čim netko u ovoj situaciji žudi je netko tko im može pomoći da nadoknadi mentalni stres.
Kao izravno izvješće postoji jednostavan način na koji možete upravljati u ovom slučaju: Posjedujte svoje radne tokove.
Šef bi vam trebao moći predati nešto i ne morate se brinuti oko toga sve dok to ne bude u fazi zaključivanja ili završnog odobrenja. Ako vam mogu dati zadatak i u suštini smatraju da je provjereno s njihovog popisa obaveza, učinili ste se neprocjenjivim. Ne samo da im štedite vrijeme, već im dajete i prijeko potreban mentalni prostor i olakšanje da se usredotoče na drugo mjesto.
To zahtijeva povjerenje, što je ključno za postizanje slobode postavljanja vlastitog rasporeda i granica. Ako vaš menadžer može računati na to da ćete obaviti posao, manje će se baviti taktikom vašeg posla: kad uđete, radno vrijeme itd.
Niste sigurni koliko se slažu vaše vještine upravljanja vremenom? Iskoristite ovaj kviz da biste vidjeli koliko daleko trebate otići da biste ga poboljšali. I ne zaboravite na prednost što ste iskoristili svoje zlatne sate. Ovaj članak, na tu samu temu, objašnjava kako će vam planiranje određenih radnih predmeta u tom razdoblju učiniti bezumno produktivnim.
Ako upravljanju vremenom pristupite iz perspektive pomoći kolegama da budu učinkovitiji, dugoročno će vam uštedjeti vrijeme. Želite li ovo isprobati? Javite mi što mislite na Twitteru.
