Jeste li ikad sjedili na sastanku i slušali dok se razgovor vrtio u krug i okolo? To je frustrirajuće iskustvo - i ono koje ponekad dovodi do pogrešnog zaključka da je rasprava zapreka za djelovanje. Razgovor je zapravo važan za dobro odlučivanje u organizacijama, ali to morate učiniti ispravno.
Evo zašto se rasprave "zaglave" - i što možete učiniti u vezi s tim.
Što se ovdje zapravo događa?
Razgovori često idu u krugove kada svi zagovaraju svoje vlastito mišljenje. Ulov? Ljudi većinu vremena ne znaju o čemu se ne slažu! Tu negdje postoji nesporazum, ali svi su pretpostavili da je nesporazum zapravo različita mišljenja. Ključ je, dakle, pronaći nesporazum i dovesti sve na istu stranicu.
Da biste to učinili, morate malo razumjeti kako funkcioniraju naši umovi. Naš mozak uzima neutralne činjenice i kroz podsvjesni, brzo svjetlosni proces daje im značenje i oblikuju vjerovanja o njima. Ta su uvjerenja obično ono što nam izlazi iz usta kada razgovaramo o postojećim činjenicama.
Vratimo se na početak: Svaki dan nas bombardiraju informacije - vidici, zvukovi, mirisi, riječi, boje i ostalo su svuda oko nas, a mi nesvjesno biramo i odabiremo što ćemo uzeti, dok filtriramo sve što naći nevažno. Ovo je prvo otkriće onoga što je psiholog Chris Argyris nazvao "ljestvom zaključka".
Ljubaznošću Petera Sengea, „Peta disciplina“
Jednom kad odaberemo svoje podatke, dajemo mu značenje koje nam diktira naše osobno iskustvo i kultura, izvlačimo zaključke i to postaje "vjerovanje". Ovo je stupanj ljestvice na koju se svi povremeno zaglavimo - i to je faza u kojoj su svi kada se razgovor odvija u krugovima.
Što možete učiniti u vezi s tim?
Sve je u redu i dobro je razumjeti ovaj fenomen, ali dizanje ruku na sastanku i traženje svih da se povuku niz ljestvicu zaključaka vjerojatno neće biti od velike pomoći. Pa, kako možete učinkovito pomaknuti razgovor naprijed?
Prema dr. Rayu Luechtefeldu, doktoru znanosti, organizacijskom savjetniku i profesoru menadžmenta na Sveučilištu u središnjem Missouriju, tražite od ljudi da objasne svoje obrazloženje - ponekad sve do definicije riječi koju koriste.
Da ilustrira to, on priča istinitu priču o dvojici svojih učenika koji su bili u sukobu jedni s drugima, "Joe" i "Sally." Sally je ocekivala Joea loše ocjene u razredu, pa je Luechtefeld sjeo s njima i pitao Sally zašto je loše ocijenila Joea "Ne primjenjujući ono što učimo na nastavi", odgovorila je. Joe je inzistirao da doista primjenjuje ono što je učio u razredu. "Mislio je da uspostavlja veze s očevim poslom", rekao je Luechtefeld. Ali Sally je mislila da to ne primjenjuje tamo u učionici. "Primjena" značila je različite stvari za svakog od njih ", naučio je Luechtefeld - i sve zato što ih je izazvao da opišu njihove razlike, a ne da i dalje besplodno svađaju.
Drugim riječima, Luechtefeld zna da moć leži u tome da iznese prava područja neslaganja - prešutne pretpostavke ili zaključke koje svaka strana izvodi. „Morate doći do nečega što svi mogu promatrati i složiti se. Vratite se izravno vidljivim podacima ", kaže on. I to je odgovor: Ključno za intervenciju profesionalaca i ponovno uspostavljanje razgovora jest postavljanje pitanja o tome koji podaci vaši kolege koriste kako bi došli do svojih zaključaka.
Za još jedan primjer, recimo da je vaš tim zadužen za izvještavanje o skupu operativnih mjerila generalnom direktoru, a vi na sastanku razgovarate o tome kako prikupiti potrebne podatke iz drugih odjela. Vaš kolega Steve kaže, "Trebamo samo reći menadžerima svih odjela da nam trebaju ovi podaci za predsjednika uprave."
Drugi kolega, Valerie, kaže: "To smo pokušali i prije, menadžeri nikada ne reagiraju."
"To već nismo probali - ne znate što ćete raditi!", Kaže Steve.
Valerie odgovara „Da, jesmo! Pokušali smo s projektom koji smo napravili tek prošlog proljeća. Nikad nismo čuli ništa. Moramo pronaći drugačiji način da dobijemo potrebne brojeve. "
To traje nekoliko minuta.
Tada uđete i kažete: „Steve, nisam siguran da znam što točno predlažete. Možete li mi reći kako bismo trebali doći do dobivanja podataka? "
Steve objašnjava da se želi susresti licem u lice sa svakim menadžerom kako bi opisao koje su podatke potrebne. Primijetite zanosan pogled na Valerieinom licu. Kažete „Valerie, koliko razumijem da si u prošlosti imao problema s prikupljanjem podataka iz drugih odjela. Kako ste to riješili prije? "
Valerie uzdahne: „Pa, u prošlosti se nikad nismo susreli s menadžerima licem u lice. Poslali smo im e-poštu i zatražili podatke. "
"To uopće ne sugeriram", kaže Steve, "želim se sastati s njima i objasniti što nam treba."
Evo ga! Valerie je reagirala na nešto drugačije od onoga što je Steve predložio, no obje su pretpostavile da razgovaraju o istoj stvari. Ulaskom i traženjem svake osobe da bude precizniji, uspjeli ste pronaći stvarni prekid veze i vratiti razgovor na pravi put.
"Prekid veze" neće uvijek nastupiti nakon samo jednog pitanja, stoga nastavite tražiti pojašnjenje. Pažljivo slušajte odgovore, postavljajte još pitanja i ponovite ako je potrebno. Vjerujte mi, izvana izgleda kao da ste najpametnija osoba u sobi, ali to je samo pomalo grupna psihička pamet!
Želite li još pozitivnije utjecati? Zapamtite ovaj postupak prije nego što razgovor pođe za rukom. Kad iznesete svoje podatke ili mišljenje, budite što jasniji u vezi sa zaključcima koje izvlačite. Budite svjesni svojih pretpostavki i objavite ih gdje je to prikladno. Profesorica Luechtefelda u diplomskoj školi, Diana McLain Smith, rekla je da ako razgovor prolazi u krugovima, to znači da svi stoje na vrhu svojih ljestvi zaključaka, vičući jedni drugima. Sad, znate kako im pomoći umanjiti.
