Kimnete glavom kad svi oko vas razgovaraju o tome kako postižu nulu u primljenoj pošti. Ali istina, nikad se ne osjećate kao da ste tamo stigli.
I u vašu obranu, to je zato što primate poruke na koje su potrebni dugotrajni ili promišljeni odgovori. Netko vas je pitao za mišljenje, a vi biste željeli izdvojiti vrijeme za to. Ili se nalazi vaš prilog na pet stranica, pa ćete ga morati pregledati. Ili želite odgovoriti na određeni način i željeli biste pričekati dok ne budete svježi.
Sva standardna rješenja za ovu situaciju sisaju. Možete "potvrditi primitak", ali to zvuči super formalno, a nema naznake kada će vam druga osoba dostaviti napomenu koja otprilike znači: "I …?" Automatski odgovor možete ostaviti 24-7, ali to možda nije vaš stil - i još uvijek ne dajete konkretan odgovor. Ili, možete samo uzeti svoje vrijeme, ali ostavili ste drugu osobu da se pita i čeka.
Postoji trik u koji sam nedavno pao i koji je za mene riješio ovaj problem. Želim odgovoriti u roku od 24 sata (ako ne i mnogo prije), linijom koja me kupi neko vrijeme. To zadovoljava drugu osobu da sam na njoj, daje mi vremena da pratim kada to radi prema mom rasporedu i privuče me toliko bliže nuli pristigle pošte. Evo tri moja omiljena.
1. "Približno ću biti u kontaktu"
Imao sam bivšeg šefa koji je uvijek naglašavao važnost upravljanja očekivanjima. Informiranje ljudi na prednjem kraju omogućuje vam da zaobiđete zbunjenost i frustraciju. A najbolji način da to učinite jest - riječima popularne izreke - prekomjerno obećanje, predavanje.
Ako samo pričekate tjedan dana da se nekome vratite, pretpostavit će da ga smatrate niskim prioritetom - a to nikome ne čini dobro. Međutim, ako mu odmah napišete objašnjenje kada ćete biti u vezi, čini se da vam je bilo zaista važno da vremenski raspored pružite što je moguće ljudskije.
Postavljajući očekivanje kada može očekivati temeljit odgovor, razmišljate o tome. A ako pobijedite taj datum, više niste osoba kojoj je trebalo pet dana da odgovori: Vi ste osoba koja je rekla da će joj trebati tjedan dana, ali odgovorila je dva dana ranije.
2. "Proguram se prema zadnjem roku"
Kada odlažete zahtjev, ljudi često vole znati zašto. Razmislite o tome: ako se netko zaustavi za vašim stolom da napusti brainstorm, ona će je vjerojatno odbaciti ako kažete "ne" i zatim se vratiti na tipkovnicu. Ali manje je vjerojatna da će se uvrijediti ako joj kažete da ne možete jer ste zauzeti pripremama za sastanak (ili nekim drugim potpuno valjanim izgovorom, kao što je završavanje projekata prije vašeg odmora).
Ovaj odgovor slijedi sličnu logiku. Dijeljenjem onoga što se nalazi na vašem tanjuru omogućavate da se vaša veza suosjeća s vašim radnim opterećenjem. Znat će da je ne ignorirate; radije ste zaokupljeni i treba vam par dana prije nego što joj možete svu pažnju pružiti e-poštom.
Isprobao sam ovaj pristup i ustanovio sam da ljudi cijene da sam čak uzeo vremena da se vratim u tako vremenski srušeno stanje. Umjesto da me frustriraju ili ponovo pošalju dan ili dva kasnije tražeći odgovor, poželjeli su mi sreću i rekli mi da se prijavim kad djeluje za mene.
3. "Želio bih to voditi od kolege koji nije izvan ureda"
To je još jedan redak na koji sam naišao jednostavno govoreći istinu. Većina mog tima bila je izvan ureda prije nekoliko tjedana, pa sam morao odgoditi sve odgovore koji zahtijevaju unutarnju povratnu informaciju ili odobrenje.
Umjesto odgovora kao da sam im davao vožnju, ljudi su - opet - vrlo razumjeli. Svi smo imali radne dane kada su nam ruke vezane, a pošto ste podijelili da ne možete ubrzati svoj odgovor, nema razloga da vas druga osoba pritisne da mu ponovite.
Pravovremeno odgovaranje na e-poruke vrijedi za sve koji su uključeni. To vam pomaže da očistite mapu s pristiglom poštom, a drugoj osobi pomaže dobiti sve potrebne informacije. I iako možda nije uvijek moguće dati potpuni odgovor, gotovo je uvijek moguće nešto reći. Stoga preskočite napola promišljeni ili žurni odgovor i odaberite liniju koja će vam kupiti neko vrijeme. Osjećat će vaš kontakt kao da vas zaista zanima, i omogućit će vam da odvojite vrijeme potrebno za dobar posao.
