Svi su bili tamo: Dobijate e-poštu zbog koje vas dvostruko uzimaju. Sigurno je da je druga osoba očito frustrirana ili ljuta, ali od vas se i dalje očekuje odgovor. Što bi trebao učiniti? Kako reagirate?
Iako usluge internih uredskih poruka i slanja poruka zasigurno rastu u popularnosti, e-pošta je i dalje najvažnije i široko korišteno komunikacijsko sredstvo na poslu - tako da je vaša sposobnost korištenja na najprofesionalniji mogući način presudna. To znači da način na koji reagirate u gore navedenoj situaciji može pozitivno ili negativno utjecati na vašu karijeru. Čak i ako mislite da samo reagirate sličnim tonom.
Da, znam da je boravak profesionalno u svakom trenutku lakše nego učiniti. Odgovaranje na e-poštu na poslu je umjetnost sama po sebi, a odgovaranje na emocionalne poruke dovodi je na drugu razinu.
Ovaj će vas vodič uputiti kroz vaš odgovor kako biste izbjegli sukobe i započeli svoj posao.
1. korak: Odmorite se
Možda želite ponovo pročitati poruku e-pošte koju ste primili da biste bili sigurni da ste je ispravno učinili - ali to nemojte odmah započeti tipkati. Vaš kolega, šef ili klijent pustite svoje emocije da diktiraju ono što su napisali. Ne ponavljajte ovu pogrešku. Odmorite se i pustite da se vaš temperament ohladi.
Jedna od prednosti slanja e-pošte je ta što ne morate odmah odgovoriti. Ponekad je prikladno trajati satima kako biste sastavili odgovor! Upotrijebite ga. Čak i ako osjetite napetost, a druga strana čeka vaš odgovor - sigurno imate barem nekoliko minuta. Ustanite od stola, ohladite se i popijte grickalicu ili čašu vode. Pomoći će vam da izbjegnete reakciju trzaja koljena.
2. korak: ne prelazite na zaključke
Budite iskreni: reagirate li onako kako jeste jer čitate između redova? Kad se bavite pretjerano emocionalnim porukama e-pošte, možda mislite da osjećate ljutnju ili frustraciju osobe koja zrači kroz ekran. I osjećat ćete se obveznom pretpostaviti da postoji više od toga što je tu samo.
Međutim, ne biste trebali nagađati što je druga strana zapravo mislila. Prosuđivati tuđe namjere na temelju nekoliko rečenica (i kroz filtar vlastitog mozga i načina na koji komunicirate) je loša ideja.
Oduprite se iskušenju da uskočite do bilo kakvih zaključaka. Samo pročitajte riječi, primite informacije i pripremite se za profesionalni odgovor.
Korak 3: Neka to bude kratko
Imajući na umu mogućnost pogrešne interpretacije, imajte na umu da je vaš zadatak dati što precizniji odgovor i ništa više. Odustali su od prikrivenih odgovora na ono što je druga osoba možda mislila.
Strukturirajte svoju e-poštu tako da nosi samo jednu glavnu poruku. To ne znači da se treba sastojati od samo jedne rečenice, ali to znači da ako netko kritizira vašu prezentaciju i zatraži kopiju statistike koju ste naveli, svoj odgovor temeljite na pružanju statističkih podataka (a ne branite svoje vjerodajnice ).
Na ovaj način možete biti sigurni da će druga strana pročitati vaš odgovor i shvatit će ga točno onako kako to mislite. Posljednje što želite je braniti se samo naučiti da vas kolega, u stvari, nije kritizirao; ali da je samo nespretno formulirala povratne informacije.
4. korak: Budite odmah izravni
Općenito je dobra ideja izbjegavati sarkazam i ironiju u svojoj radnoj e-pošti - posebno ako se situacija već osjeća zagrijano. Ponekad razmislite o šali kako biste se oslobodili napetosti, ali ovaj bi plan mogao lako uzvratiti.
Imajte na umu da čitatelj neće moći vidjeti vaše izraze lica ili geste i možda će vas vrlo pogrešno protumačiti. Dakle, sačuvajte svoju zaštitnu marku duhovitost za razgovore licem u lice i za manje razmjene.
5. korak: Zatražite pomoć
Ako vaša e-pošta nije povjerljiva, onda je prikladno zatražiti pomoć. Možda vaš kolega bolje zna kako se nositi sa svojim bijesnim šefom ili vam menadžer može pomoći pronaći pravi pristup zbunjenom klijentu.
Jednom mi je šef uspio protumačiti e-poštu koju sam primio od jednog od naših klijenata jer ju je vrlo dobro poznavao. Uvjeravao me da ne bih trebao osobno reagirati na njen odgovor, jer su bili uključeni i drugi faktori. Nakon toga uspio sam se smiriti i napisati savršeno odgovarajući odgovor.
Kad primite bijesnu e-poštu, nemojte se vrijeđati. Ljudi šalju emocionalne poruke kada nisu zadovoljni nečim, ili se osjećaju razočarano ili čak zbunjeno. Trebali biste raditi pod pretpostavkom da to nema nikakve veze s vama osobno - tako da to ne bi trebalo dopustiti da vas ton ometa u obavljanju vašeg posla i profesionalnom odgovaranju.
