Oh, e-mail. Bilo da upravljate nekolicinom ljudi, velikim timom ili samo vi sami, to vam može pomoći i ometati vaš uspjeh. Jer, kao što sam siguran da ste primijetili, što više ljudi s kojima surađujete, što više poruka gradi i što je izazovnije proći kroz njih u pet minuta između sastanka unatrag.
Iako ne mogu mahnuti čarobnim štapićem i riješiti ovaj problem za vas, mogu vam reći da sam pronašao sustav koji zaista funkcionira za mene kao menadžera - sve se svodi na to da u mapi pristigle pošte imate nekoliko pouzdanih naljepnica. (Ako nemate pojma kako ih koristiti, evo 101 ovdje za Gmail i Outlook.)
Za razliku od filtera koje koristim za trajno arhiviranje, ova tri su privremena i koriste se samo kako bi mi skrenuli pozornost na važne stvari. Čim se obraćam poruci, uklanjam naljepnicu i datoteku kao što bi to inače i radili.
Dakle, bez dodatnog divljenja:
1. "BLOKER ZA DRUGE"
Da, ovaj je u svim kapama. Čak sam promijenio boju u pristigloj pošti da bih je učinio crvenom. Svakog jutra prolazim kroz pretinac pristigle pošte kako bih se uvjerio da sam identificirao kritične poruke koje zahtijevaju moj odgovor. (Aka: Bez mog odgovora, ljudi se ne mogu pomaknuti prema naprijed. Uopće ih identificirajući osiguravam da ne postavljam prioritete brze odgovore nad važnim.
Na kraju svakog dana prvo provjeravam ima li preostalih poruka e-pošte s ovom oznakom. I zabranjujući rijetku iznimku, ne odjavim se noćas dok to ne učinim. To ne samo da znači da nikoga ne držim na oku, već da mogu svaki dan završiti znajući da su riješena najhitnija pitanja.
2. "Ime svakoga s kim se redovno susrećete"
Svaki tjedan imam sastanak jedan na jedan sa svojim izravnim izvještajima, i dok mi u Google dokumentu držimo dnevni red o stvarima za raspravu, otkrio sam da ponekad kroz pukotine propadnu brza pitanja ili BIH.
Ono što je za mene promijenilo bilo je stvaranje jedne etikete za svaku osobu s njihovim imenom, na primjer, "Za Lindsay" i "Za Yusuf". Budući da e-pošte dolaze iz moje mape pristigle pošte za koje mislim da bi bila relevantna za njih ili da želim ažuriranje na, ja dodam oznaku s njihovim imenom. Tada na svojim tjednim sastancima mogu brzo pretražiti da li sam s njima razgovarao o svemu prije nego što završimo. Nakon što je izvršena ta misija, uklanjam oznaku.
Iako to koristim za svoja izravna izvješća, možete ga koristiti za sve s kojima se redovno susrećete, od vlastitog menadžera, marketinškog tima do projektnog menadžera.
3. "Brzi odgovor"
O tome sam pisao i prije, ali smatram da je nevjerojatno korisno imati popis e-poruka na koje mogu odgovoriti u pet ili manje minuta. Kad čekam u redu za kavu, nekoliko stanica zaustavim podzemnu željeznicu ili rano za sastanak, sada imam prvo zaustavljanje (da, prije Twittera ili Instagrama) kako bih se pobrinuo za sve zahtjeve.
Najbolji dio ove etikete? Osjećam se super ostvareno, vrlo brzo.
I to je to, tri jednostavne naljepnice koje možete jednostavno postaviti jedno popodne. Imate li neke druge trikove u primljenoj pošti koji vam pomažu u upravljanju? Podijelite ih sa mnom na Twitteru @ acav!
