Osjećate li se vaše radno mjesto u posljednje vrijeme malo poput Kongresa? Radi li svako za svoj tim, a ne za kolektivni napredak tvrtke? Imate li poteškoća pri prolasku kroz prolaz da biste dobili informacije koje su vam potrebne za dobar posao - ili uopće?
Iako se neprofitne zaposlenike ujedinjuje s misijom njihovih organizacija, ustanovio sam da ti problemi muče neprofitne organizacije koliko i bilo koje druge vrste tvrtki. Iako možda imamo na umu jedan krajnji rezultat, lako nas dijele naše funkcije i način na koji ispunjavamo tu misiju.
Najčešći sukob u neprofitnom svijetu je između osoblja programa i osoblja koje prikuplja sredstva. Zaposlenici u programu često optužuju prikupljanje sredstava za fokusiranje na novac preko misije, lažno predstavljanje rada organizacije ili iskorištavanje klijenata. Sa druge strane, sakupljači sredstava se frustriraju kad ih programski djelatnici ne uvedu u važna dešavanja, što im otežava prikupljanje novca potrebnog za funkcioniranje programa. Dodajte na činjenicu da neprofitne organizacije imaju stalno nedostatak osoblja i imate stresno i preopterećeno osoblje - što može dovesti do nepristojnog ponašanja i neučinkovitog prikupljanja sredstava i razvoja programa.
Bez obzira jeste li i vi dio neprofitne organizacije ili je vaša tvrtka jednostavno podijeljena na nevidljive silose koji ne mogu izgledati dobro, evo nekoliko mojih najboljih savjeta kako sa svojim suradnicima zakopati sjekiricu i smisliti kako komunicirati bolje.
1. Razjasnite svoju ulogu
To se čini osnovnim, ali vjerojatno je korijen mnogih vaših problema. U svojoj situaciji kao prikupljanje sredstava očekujem da će cijelo osoblje - bez obzira na njihove uloge - sudjelovati u prikupljanju sredstava na nekoj razini. Međutim, ako to nikad nisu radili u prethodnoj ulozi ili ne razumiju potpuno zašto postavljam zahtjev, često ću naići na otpor. Da bih stvari izgladila, objašnjavam što trebam i zašto mi treba. Inače, ljudima koji nemaju puno iskustva sa mojom funkcijom izgleda kao da ih zamolim da rade svoj posao umjesto mene.
Također, često je korisno jasno navesti kako vam njihova uloga može zauzvrat pomoći. Primjerice, kao netko tko redovito komunicira s donatorima, objašnjavam što moja organizacija radi i kako to radimo svakodnevno. Također se susrećem s zakladama koje podržavaju nekoliko drugih neprofitnih organizacija u našem polju i imaju osjećaj najbolje prakse. To me čini savršenim sudionikom u bilo kojem sastanku za planiranje programa, posebno ako je voditelj zabrinut može li se novi program dobiti ili ne.
Kad vaši suradnici točno znaju što vam treba od njih da ispune vašu ulogu i kako im možete zauzvrat pomoći, shvatit ćete da komunikacija i suradnja postaju mnogo lakši.
2. Sudjelujte na sastancima druge strane
Iskreno, najveći problem u komunikaciji u mnogim organizacijama često je što zapravo ne komuniciramo međusobno! Sada znam da nikome nije potreban drugi događaj u kalendaru, ali ako ste primijetili prekid u suradnji ili komunikaciji između odjela, možda je vrijeme da se prisjetite redovnih sastanaka druge strane. Na taj način oni ne trebaju voditi bilješke, upisivati ih i slati vama (koje vjerojatno nikad nećete pročitati). Umjesto toga, svojim prisustvom, informacije možete odmah protumačiti.
Volim kad moje kolege sjede na sastancima za prikupljanje sredstava - često imaju sjajne ideje ili povratne informacije o pitanjima s kojima se moj odjel suočava. Ponekad je dnevni red jednostavan kao ažuriranje programa, ali povremeno će netko iz drugog odjela predložiti potpuno novi način razmišljanja o projektu - što znači i novi način prikupljanja sredstava za njega.
Ovi sastanci vam također omogućavaju da bolje razumijete izazove svojih kolega. Ako mislite da su smiješni što su vas progonili za određene informacije ili lijeni za neovlašteno obraćanje onome što mislite da je zvjezdana ideja, to će se promijeniti kad počnete razumjeti njihovu cjelokupnu strategiju ili kada otkrijete koliko posla ide u jednu od njihovih projekti.
3. Planiranje je snaga
U mojoj organizaciji najviše problema nastaje između rasporeda i očekivanja. Zaposlenici koji prikupljaju sredstva zaduženi su za upravljanje prijedlozima i prijavljivanje rokova zakladama, a ponekad ti rokovi zahtijevaju prilično smiješna vremena.
Ako se zaposlenici programa uhvate na robu tih rokova za prikupljanje i analizu potrebnih podataka, oni mogu - razumljivo - postati frustrirani i pod stresom. A ponekad je, zbog složenosti potrebnih podataka i informacija, nemoguće obraditi ih u tom vremenskom okviru. Ako je to slučaj, osoblje za prikupljanje sredstava može pregovarati i postaviti drugačija očekivanja s donatorima, ali i njima je potrebno vrijeme za to - što znači da programsko osoblje ne može čekati do posljednjeg trenutka da zatraži produljenje.
Ovisno o vašoj organizaciji, nešto tako jednostavno kao postavljanje zajedničkog kalendara može vam pomoći komunicirati unutarnje i vanjske rokove. Također nije loše riješiti bilo kakve probleme odmah kad se pojave, primjerice kada stigne pismo o potvrdi grantova, tako da osoblje za prikupljanje sredstava ima više vremena za pregovore ili cijeli tim može zajedno raditi na stvaranju plana B.
Koliko su nam e-pošta, mobilni telefoni i internet pomogli da budemo u kontaktu, učinkovita komunikacija ostaje izazov za svako radno mjesto. Na kraju dana sjetite se da ste svi zajedno u tome i da vaš uspjeh ovisi o tome da svi rade svoj posao dobro. (A ako sve drugo uspije, poslušajte Otisa i pokušajte s malo nježnosti.)
