Prije nekoliko godina zakoračio sam na mjesto rukovodstva gdje sam, prvi put, bio zadužen za nadzor šesterostrukog tima. S mojom MBA-om u ruci i temeljitom analizom svog tipa Myers-Briggs, mislio sam da će biti lagano upravljati i motivirati ljude s kojima sam radio.
No, iako su se ti alati pokazali korisnima, nisu me potpuno pripremili za jedan od najtežih dijelova menadžera: davanje godišnjih pregleda uspješnosti. Ispada da će se menadžeri plašiti koliko i zaposlenici! Ipak, unatoč našoj prirodnoj odbojnosti, pregledi su neizbježni (i važan) dio posla i ključni dio rasta vašeg tima. Dakle, ako ciljate biti voditelj superzvijezda, vrijeme je da postanete što bolji u kritikama.
U tom duhu, evo kako započeti.
Osnove
Možda ćete biti u iskušenju da sastavite svoje najbolje mišljenje o zaposlenicima tjedan dana prije pregleda, ali vjerojatno već znate da ne biste trebali. Proces biste trebali tretirati kao cjelogodišnju aktivnost i uvesti misao u njega puno prije vremena. Planiranje će vam pomoći dostaviti sveobuhvatnije povratne informacije, a ako se pregleda sezona, neće biti iznenađenja za vas ili vaše zaposlenike - i to je ono čemu biste trebali težiti.
Započnite s identificiranjem najboljeg doba godine za provođenje pregleda. Saznajte ima li vaša organizacija preferirani raspored ili postupak (većina velikih tvrtki to čini) i razmislite kada se odvija proces proračuna ili kada imate mogućnost dijeljenja bonusa. Ako imate fleksibilnost, želite izbjeći radne sezone s velikim količinama, jer postupak pripreme i povratnih informacija može biti zahtjevan i intenzivan, a nitko ne želi raditi kritike tijekom naporne sezone.
Zatim, u skladu s tim napravite godišnju vremensku traku i komunicirajte o zaposlenicima. Ništa o pregledu - od sadržaja do vremena - ikad ne bi trebalo postati iznenađenje.
Recimo, radi jednostavnosti, recimo da će se sezona vašeg pregleda dogoditi krajem godine, u prosincu. Evo kako bi trebao izgledati vaš godišnji raspored:
Siječanj (početak godine)
Postavite ciljeve i očekivanja
Početkom godine zakažite sastanak sa svojim zaposlenicima kako biste podijelili godišnje ciljeve i očekivanja za tim. Zatim se pojedinačno sastajte s njima kako biste postavili vlastite ciljeve izvedbe. To ne samo da osigurava da su svi jasni u svojim očekivanjima za godinu, već vam daje i jasan plan koji ćete slijediti svaki put kada raspravljate o izvedbi tijekom narednih mjeseci.
Najbolji način za postavljanje ciljeva je upotreba okvira SMART ( S specifičan, M olakšan, podesiv, R orijentiran na rezultate, s T -ograničenim okvirom). (Treba vam temelj? Upoznajte se s osnovama ovdje.) I zapamtite da iako ciljevi trebaju biti specifični za ulogu svake osobe, oni bi trebali biti jasno usklađeni s organizacijskim ciljevima kako bi zaposlenici mogli vidjeti kako njihova uspješnost utječe na cijeli tim.
Nakon sastanaka upišite ciljeve tvrtke i ciljeve svakog zaposlenika i stavite ih u e-poštu. Vaši zaposlenici će cijeniti znajući da rade iz iste kopije kao i vi i imat će jasan plan koji slijede tijekom cijele godine.
Ožujak, lipanj i rujan (svaka 3 mjeseca ili mjesečno)
Održavajte sastanke na dodir
Menadžeri često usporavaju sažimanje i komentiranje rezultata ljudi tijekom pregleda, ali istina je da ništa što pokrivate na tom godišnjem sastanku ne bi trebalo biti nove informacije. Umjesto toga, trebali biste pratiti ciljeve svojih zaposlenika i davati im povratne informacije tijekom cijele godine. Bez obzira želite li imati mjesečne ili tromjesečne prijave, unaprijed zakažite sastanke na početku godine kako se oni ne bi gurnuli na stražnji plamenik.
Prije svakog sastanka pripremite kratki dnevni red. Trebali biste pregledati godišnje ciljeve zaposlenika, razgovarati o očekivanjima koja ste naveli i odgovoriti na bilo kakva pitanja ili dodatne zadatke koje imate. Ako postoje kvartalni podaci ili dugoročne nadogradnje projekata za pregled, sada je vrijeme za to.
Također ćete htjeti potrošiti vrijeme dajući neformalne povratne informacije o svojoj izvedbi, uključujući i pohvale, gdje je to potrebno i rješavanje bilo kakvih tekućih ili potencijalnih problema. (Da, ovo je težak dio.) Jedna stvar koju sam smatrao korisnom je uokviriti komentare u smislu ponašanja koje bi netko trebao započeti , zaustaviti ili nastaviti : Možda biste željeli da vam zaposlenik počne prepisivati e-mailove na ostali menadžeri, prestanite uzimati duge pauze za ručak ili se nastavite okretati u projektima prije roka. Provedite i ovaj razgovor i zamolite svakog zaposlenika da podijeli svoje misli i pitanja.
Nakon svakog od tih sastanaka, zapišite sebi što ste razgovarali. Vjerujte mi - kad se kraj godine zaobiđe, bit će vam drago da imate ove bilješke kako biste vam pomogli da sažete godinu i sjetite se o čemu ste razgovarali s ljudima u prvih nekoliko tromjesečja.
Listopad / studeni (dva mjeseca prije pregleda)
Zatražite od svojih zaposlenika da se pripreme
Nekoliko mjeseci prije stvarnih pregleda, zakažite datume za službene sastanke sa svakim članom tima. U ovom trenutku, također biste ih trebali zamoliti da započnu sastavljati svoje godišnje rezultate. Započnite s bilo kojim službenim obrascima koje vaša tvrtka želi koristiti ili stvorite vlastiti, tražeći od svakog zaposlenika da sastavi sažetak svojih ključnih radnih zadataka, trenutnog rada na projektu i rezime ciljeva i postignuća.
Također može biti korisno da svaki zaposlenik provede pisanu samoevaluaciju. To ne samo da pomaže zaposlenima da se osjećaju kao da imaju riječ u procesu, već ih izaziva da pošteno pogledaju svoje vlastito radno ponašanje, što je korisno kada govorimo o njihovoj uspješnosti. Najbolje samovrednovanje uključuje 6-10 otvorenih pitanja poput: Na koja postignuća ste najviše ponosni ove godine? Gdje ste iznevjerili očekivanja i ciljeve tima ili sebe? Koja su vaša područja za rast i kako se bavite njima? Postoje li stvari koje vaš menadžer može učiniti da dodatno podrži vaš napredak i uspjeh?
Studeni (šest tjedana prije pregleda)
Pripremite se za menadžera
U međuvremenu, trebali biste potrošiti mjesece prije pregleda sastaviti vlastite bilješke i rezultate za svakog zaposlenika. Počnite prikupljati kvantitativne mjere učinka zaposlenika, poput izvještaja o prodaji, zapise o pozivima i izvješća o rokovima, kao i kvalitativne mjere, koje bi mogle uključivati povratne informacije od kupaca i kupaca ili vaše osobno promatranje. Izvucite i one bilješke koje ste vodili tokom godine na sastancima na kojima se nalazite.
Jedan uobičajeni alat je pregled od 360 stupnjeva, koji se temelji na samoocjenjivanju zaposlenika i stručnim pregledima, kao i na nadređenim i podređenim povratnim informacijama. Možete pronaći vrlo jednostavnu verziju na HowsMyWork.com ili opsežniju inačicu na Inc.com. Ne ustručavajte se te predloške prilagoditi vlastitim potrebama.
Dok pregledavate rezultate, zapitajte se sljedeće: ispunjava li ta osoba svoje ciljeve, vaša očekivanja i pokazatelje uspjeha tvrtke? Ako ne, zašto - i možete li to promijeniti? Ako da - postoje li nagrade, priznanja ili veći projekti koje možete dodijeliti da pojačaju svoje zvijezde? Ovdje dolaze bonusi!
Prosinac (1 mjesec prije pregleda)
Pripremite svoju dokumentaciju
Nakon što ste obavili sva istraživanja, vrijeme je da sastavite samoocjenu svakog zaposlenika, sve vanjske povratne informacije i sve relevantne podatke - koristite ove informacije za pripremu obrazaca za evaluaciju, pismenih pisama s objašnjenjem vaših povratnih informacija i govornih mjesta za vaše lice - neposredna rasprava.
Prvo utvrdite format ili strukturu koju želite koristiti. Ovdje imate određenu fleksibilnost, ali odaberite strukturu koja će se osjećati sveobuhvatno i koja će pomoći vašem zaposleniku da slijedi dalje. Možete, na primjer, strukturirati pregled oko ciljeva koje ste postavili zajedno, razgovarajući o njima jedan po jedan ili oko glavnih projekata zaposlenika, prolazeći pojedinačno, pojedinačno i razgovarajući o relevantnim ciljevima.
Zatim, bez obzira za koji se format odlučite, morat ćete identificirati područja za afirmaciju i poticanje, kao i sva područja koja zabrinjavaju (ili područja u kojima zaposlenik može nastaviti rasti). Za svaku kategoriju odaberite 2-3 glavna područja na koja ćete se usredotočiti kako bi vaš razgovor bio sadržajan, ali usredotočen. Razvijte točke razgovora koje su podržane podacima koje ste prikupili, a zatim za svaku točku uključite sažetak svojih budućih očekivanja i stavke radnje vezane uz ovaj cilj. (Zaposlenici - posebno dobro zaposleni - mrze izlaziti iz kritike osjećajući se kao da ništa od toga nemaju, ili kao da nisu sigurni što dalje. Dakle, čak i u područjima u kojima netko dobro radi, trebali biste pomisliti o sljedećim koracima i budućim ili "rastezljivim" ciljevima.)
Imajući u vidu sve ove resurse, bit ćete spremni voditi sadržajan razgovor sa svakim članom vašeg tima.
Kraj prosinca
Održajte sastanak za pregledavanje osoba
Sada je vrijeme da sjednete sa svojim zaposlenicima za službeni pregled. To je najizazovniji dio postupka, ali je i najvažniji. Dakle, pratite sljedeći dio naše serije u kojem ćete naučiti kako provesti pregled - uključujući uvid u postupanje s različitim tipovima ličnosti i učinkovito traženje povratnih informacija.
