S obzirom da je e-pošta osnovni oblik komunikacije u većini ureda, naše pismene riječi ne biramo uvijek onako mudro koliko bi trebalo. Pogotovo kada pokušavamo brzo proći u napunjenoj pošti ili odgovoriti na poruke između sastanaka na našim telefonima, lako je biti neugodno, abrazivno ili jednostavno nepristojno, a da toga ne shvaćamo. Sa samo nekoliko riječi upisanih (ili izostavljenih) brzi e-mail može preći iz prijateljske poruke u potpunu katastrofu.
Pa, vrijeme je za e-mail intervenciju. Evo nekoliko najčešćih pogrešaka na radnom mjestu koje nesvjesno radimo - i nekoliko strategija za brzo popravljanje kako bismo ih izbjegli u budućnosti.
1.
Jeste li ikad primili poruku e-pošte samo sa temom? Vidjeli ste da telefonirate - nazovite me kad dobijete priliku ili Gdje je izvješće o završetku mjeseca? Da - i vjerojatno ste shvatili da vas to gadovi, neugodno ili oboje. Zapamtite, bez obzira jeste li suradnik ili menadžer, slanje e-pošte i slanje poruka nisu ista stvar - i nikad je neće biti. I e-pošta s predmetom napisana poput teksta uvijek će poslati istu poruku: Ne vrijediš moje vrijeme.
Brzo ispravljanje: Svi imamo lude dane u uredu, kada trebate samo dodirnuti kolegu s kolegom ili izvijestiti bez pisanja romana. Pa nemoj. Upotrijebite temu s jednom ili dvije riječi, poput sastanka ili prestanka mjeseca , brzom linijom ili dva u poruci:
Ovaj će pristup uvijek i zauvijek vrijediti dodatnih 15 sekundi vašeg vremena.
2.
Kada imate važan projekt ili izvještaj o kojem razgovarate e-poštom, u svim velikim slovima pišete cjelovite riječi ( trebam vašu odjavu do kraja današnjeg dana ) i isticanje, podebljavanje ili podvlačenje punih rečenica mogu se naići na razgovor prigovora svojim kolegama.
Jednom sam surađivao s nekim tko će mi slati e-mailove s ODOBRENOM POTREBE crvenom bojom i svim velikim kapicama u svim njezinim porukama ili s punim paragrafima označenim žutom bojom. Pokušavala je biti informativna i dojaviti važne detalje, ali njezin je pristup ostao pretjerano abrazivan.
Brzo ispravljanje: Upotrijebite podebljane ili kurzivne naslove ili tačke oznake za pozivanje važnih projekata ili točaka koje stvarate - i zadržite oblikovanje na par riječi, a ne na cijele odlomke. Ako ste zabrinuti da bi vaš čitatelj mogao skenirati putem e-pošte i propustiti hitne stavke, obavezno upotrijebite informativni predmet e-pošte, poput Projekta zbog odobrenja na kraju dana. Na kraju, budite sigurni da ćete brzo i sažeto čuvati svoju e-poštu, što će povećati vjerojatnost da će primatelj dobiti sve potrebne informacije.
3.
Kad vraćate e-poštu kolegi s korisnim nagovještajem ili pojedinostima koji su zanemareni u prethodnoj poruci, pritisnite "odgovori svima" mogu pružiti prijateljski doprinos ili savjete kao sputavajuće ili konkurentne, posebno kada je menadžer osobe cc'ed. (Kopiranje nečijeg šefa na e-poštu s ispravkom u osnovi je ista stvar kao i upućivanje konstruktivne kritike dok njezin šef stoji tamo - to nitko ne cijeni.)
Brzo ispravljanje: Ako imate prijedlog za pošiljatelja, pošaljite joj ga direktno, u idealnom slučaju na drugom niti, tako da nema rizika da slučajno ne primite odgovor "odgovori svima". Još bolje, podignite telefon! Brz telefonski poziv olakšava brisanje detalja - bez rizika da nekoga uvrijedite.
4.
Znam da, kada vam se žuri vrijeme i napajate se primljenom poštom, može se činiti nepotrebnim korakom za tipkanje hvala, vaše ime , pogotovo kad je vaš potpis e-pošte tamo. Pa, učini to svejedno. Završavanje e-pošte bez vašeg imena slično je udaljavanju od razgovora bez upuštanja zbogom. Zbog toga izgledate nepristojno i neuredno, a to je i nepristojno.
Brzo ispravljanje: Dodajte zahvalnost i svoje ime svom potpisu marke i namjestite ga da automatski popunjava vašu e-poštu kada pritisnete tipku za slanje. Odjava na ljubazan, profesionalan način obavit će se svaki put - bez da morate ništa učiniti.
5.
Slanje e-poruka koje ne biste željeli da vaš menadžer vidi može vas dovesti u profesionalnu vezu ako je e-pošta proslijeđena. I da, to bi trebalo ići bez riječi, ali to se uvijek događa cijelo vrijeme. Moja prijateljica radila je sa ženom koja se žalila na nju u lancu e-pošte, i pogodite što? Taj je e-mail na kraju završio u pristigloj pošti.
Također zapamtite da je e-pošta tvrtke vlasništvo tvrtke i smatra se fer igrom ako Human Resources odluči da im treba pristup vašem računu. Iskreni savjet kolegi, pritužbe na suradnike ili pojedinosti o planovima za vikend nikada ne bi trebali napustiti poštansku poštu.
Brzo popravljanje: Budite vrhunski profesionalac i pretvarajte se da vam se šef zavara u svakoj e-pošti koju pošaljete. Kraj priče.
