Jeste li ikada imali jedan od onih dana kada, nakon devet sati prepunih pekmeza u uredu, još uvijek niste odbacili jedan glavni predmet s vašeg spiska obaveza? Kad se osjećate kao da biste mogli biti produktivni - kad biste samo radili u tihoj kutiji bez ometanja i nisu vas bombardirali e-poštom, telefonskim pozivima i odlaznim blokadama svakih 30 sekundi?
Ali naravno, to nije slučaj. Većina nas mladih profesionalaca sjedi u malim, pretrpanim kabinama, okruženi desecima drugih mladih profesionalaca u malim, pretrpanim kabinama, i opsjedaju digitalnim distrakcijama naših telefona, računala i kupina.
Teško da je to najbolje okruženje u kojem treba raditi. Pa kako možemo izravnati distrakcije u uredu, zakopčati ih i zapravo dovršiti stvari? Evo šest jednostavnih rješenja.
1. Oslobodite sebe od e-pošte
Samo zato što svakodnevno dobivate tone e-pošte ne znači da trebate biti vezani za Outlook (ili Entourage ili Gmail). Zapravo, stalna e-pošta na zaslonu može vas učiniti manje produktivnima.
Jedna jednostavna promjena: nemojte čitav dan biti otvoren na svom monitoru. Umjesto toga, isključite sva upozorenja i potrudite se da provjeravate poruke samo u zakazano vrijeme (provjeravam mine oko jedan sat). Ako vas to nervira - ako vam je šef učestali e-poštu ili imate klijenta kome su doista potrebni trenutni odgovori - možete prilagoditi način na koji vas Outlook upozorava tako da vašu pažnju privuku samo velike stvari.
2. Ne uzimajte telefon
To što samo zvoni, ne znači da mu morate odgovoriti. Ako ste izdvojili sat vremena za izbacivanje izvještaja za svog šefa i primite poziv s nepoznatog broja, pustite ga na govornu poštu. Ako ne očekujete poziv, ne vrijedi vam prekinuti fokus. Vjerujte mi, ako je važno, pozivatelj će ostaviti poruku i uvijek možete nazvati poziv.
Uštedjet ćete se i od stresa zbog nespremnosti za poziv - ako sat vremena krcate brojeve i mjesto u kojem se zakažete zbog kasne pošiljke, bit ćete više uznemireni ako pokupite sada, nego ako prestanete, usredotočite se i nazovite kasnije nakon što saznate podatke o pošiljci.
3. Signal vašim suradnicima
Društvena atmosfera jedna je od najboljih stvari u radu u uredu - ali je i jedna od najnezanemarljivijih. Jedan od načina da se tome suprotstavite jest uspostavljanje sustava sa suradnicima, tako da svi znate kada se jedni drugima ne smetaju. To je lako kad imate vrata ureda koja možete zatvoriti - ali ako to ne učinite, osmislite svoj vlastiti signal koji kaže "molim vas, nemojte me prekinuti odmah."
To može biti jednostavno poput stavljanja slušalica (čak i ako ne slušate glazbu) ili lijepljenja vašeg omiljenog pribora za stol na vrh monitora. Imajte na umu da to funkcionira samo ako ste i vi sami sebi dostupni tijekom dana - ponekad je ljudima potrebna vaša pažnja.
4. Biti fizički organiziran
Sada vam nije nužno da stol držite bez papira ili da kodujete svoje mape u boji, ali ako ste organizirani - na bilo koji način za vas - i možete pronaći stvari, bit ćete produktivniji. (Moj stol može izgledati kao da je kutija post-bilješki eksplodirala po cijeloj površini, ali ja imam sistem, kunem se!) Nitko ne voli gubiti 10 minuta tražeći prošlonedjeljne minute sastanka kada bi trebali upisati ovotjednom dnevnom redu.
Ovo je također mjesto gdje tehnologija zaista može pomoći. Mnogo je lakše pohraniti stvari u digitalnom obliku, tako da bih smislio sve skenirati i spremiti na zajednički pogon svoje tvrtke. Na taj način, ako razgovaram s klijentom i moram još dvaput provjeriti ugovor, mogu ga samo povući na zaslon - nema potrebe da je stavljate na čekanje dok ja ukorijenimo svoj kabinet s desne strane mapa.
5. Zbunite se!
Ljudi se često fokusiraju na uklanjanje ometanja poput Facebooka, web mjesta za kupovinu na mreži i strujanje medija na radnom mjestu. No, koliko god vaš šef mogao voljeti da vidite kako se klanjate preko tipkovnice i buljite u tu proračunsku tablicu svih osam (ili više) sati dnevno, to vas neće učiniti produktivnijima.
Zapravo, nedavno istraživanje pokazalo je da "pregledavanje web stranica može zapravo osvježiti umorne radnike i povećati njihovu produktivnost u usporedbi s drugim aktivnostima kao što su upućivanje osobnih poziva, tekstova ili e-mailova, a kamoli neposrednog rada bez odmora."
Dakle, naprijed: provedite 15 minuta nadoknađujući svoje tragove o Gawkeru ili pregledajte nove dolaze na JCrew. Pauza će vam postati produktivnija kada se usmjerite natrag prema zadatcima.
6. Vodite radni dnevnik
Na kraju, i najvažnije, shvatite kako najbolje djelujete osobno. Pokušajte zapisati sve što radite tijekom dana i koliko vam treba - vjerojatno ćete se iznenaditi.
Počeo sam voditi radni dnevnik kako bih mogao sagledati koliko mi je dana zauzet administrativnim zadacima, a koliko mi je preostalo za posvetiti dugoročnim projektima. Ali također je pokazalo moje obrasce rada - na primjer, da imam najviše posla obavljenog tijekom poslijepodneva. Shvativši to pomoglo mi je postaviti bolji raspored: Sada radim kasno, umjesto da dođem rano, i obično mogu uložiti puno veću produktivnost u svoj dan.
Nije uvijek lako otkloniti distrakcije, ali samo pomislite: što ste produktivniji sada, brže ćete se izvući iz kolibe u ured i gdje možete zatvoriti vrata.
