Ljudi me stalno pitaju kako stvari učiniti brže, bolje i učinkovitije i koje alate preporučujem da im pomognu u tome. Ali jedno pitanje dobivam puno manje, a jednako je važno: Kako mogu uštedjeti vrijeme - radeći manje?
Doista, znajući što ne raditi i što prestati raditi, može vam donijeti ogromnu razliku u vašoj sreći i produktivnosti.
Isprobajte se s ovim popisom od sedam pitanja kako biste bili sigurni da dobro uložite svoje vrijeme.
1. Kažete li ne?
Većina ljudi ima duboku potrebu biti voljena. Kao rezultat, kažemo da je gotovo svemu što se traži od nas, što onemogućava da sve radimo dobro, i uskraćuje naše vrijeme i produktivnost. Pogledajte zadnjih 10 zahtjeva koje ste primili (zanemarujući zadatke šefa nad kojima možda nemate kontrolu). Ako ste rekli više od polovice, vjerojatno je vrijeme da se potaknete da počnete govoriti ne (evo nekoliko načina kako to lijepo učiniti).
2. Jeste li dovoljni za odstupanje?
Bez obzira jeste li menadžer ili ne, postoje prilike za delegiranje kolegama. Ako radite sve sami i mislite da je "samo brže da to učinim", možda ste delegatophobe. Dobro pogledajte svoje zadatke tijekom prošlog tjedna - jesu li sve to zaista vaš opis posla? Ako ne, pogledajte moje savjete za uspješnu delegaciju da započnete gurati neke stvari s vašeg tanjura.
3. Je li potrebno sve na vašem popisu obveza?
Nemojte smatrati da je beskrajni popis obaveza izazov za njegovo dovršenje, jer je zapravo izazov dati prioritet. Ako zadatak niste obavili tjednima ili je uvijek ono što je potaknuto kasnije, to može biti znak da to zapravo i nije potrebno. Upotrijebite svog menadžera i kolege kao sondiranje za isprobavanje nepotrebnih predmeta s popisa obaveza, tako da možete posvetiti više vremena predmetima visokog prioriteta koji će vaše ciljeve pomicati prema naprijed. Savjet stručnjaka: Imate problema s uklanjanjem zadataka na poslu? Pređite svaku od njih i zapišite utjecaj koji će imati (npr. „Mogućnost prihoda” ili „rast korisnika”). Iznenadit ćete se koliko stavki nije usklađeno s vašom tvrtkom ili osobnim ciljevima.
4. Jesu li potrebni svi ponovljeni sastanci u vašem kalendaru?
Otkažite sve koje nemaju utjecaja ili bi se mogle zamijeniti ažuriranjem e-pošte. Za sastanke koje održavate, ponovno procijenite da li oblik, dužina i polaznici doprinose njihovoj učinkovitosti. Kao što objašnjava poduzetnik Jim Belošić, ovo štedi i vrijeme i novac - jednosatni sastanak sa 17 zaposlenika koji prosječno zarađuju 40.000 dolara godišnje košta 232, 88 dolara. Jao.
5. Za jednokratne sastanke je li vaša zadana dužina preduga?
Većina ljudi se drži 60-minutnih sastanaka, kada za početne razgovore rijetko treba toliko vremena. Pokušajte postaviti kalendar na zadano 30 ili 20 minuta. Vratit ćete to vrijeme i vjerojatno ćete imati daleko produktivnije sastanke.
6. Trebate li uopće sastanak?
Bljesak vijesti: Ne trebate pristajati na svaki sastanak kojem ste zatražili da prisustvujete. To ide dvostruko za one ljude koji dodaju sastanke u vaš kalendar bez da vas pitaju - imate dozvolu da odbijete sve što nije kritično za vaš posao. Postavite visoku traku za davanje vremena ljudima i otkrit ćete da je više pitanja razvrstano putem e-pošte ili, često, još učinkovitije, odabirom telefona.
7. Jeste li rob svoje mape pristigle pošte?
Kada govorimo o stvarima koje ne trebate činiti: ne morate odgovarati na svaku e-poštu koja stigne. Dajte sebi dozvolu za arhiviranje nevažnih hladnih i FYI poruka e-pošte na kojoj imate cc: ed ili bcc: ed. I dok ste kod toga, odjavite pretplatu na sve što niste pročitali (ne, ne morate čitati biltene o e-trgovini za koje ste se prijavili). Kazati ne e-pošti ključno je za stvaranje vremena za pravi posao.
Ponekad se produktivnost ne odnosi na sustave koje postavljate ili aplikacije koje preuzmete - već se dobro pogleda kako trošite vrijeme i oslobađate svoj raspored od nepotrebnih dosadašnjih dosadašnjih zadataka. Više sati u danu? Mislim da se svi možemo složiti da je to dobra stvar.
