Adresa Gettysburga bila je duga 271 riječ.
Jučer sam primio e-poštu o promjeni pravila tvrtke u vezi s odabirom kave i čaja koji je iznosio 350.
Znam - kava je bitna. Ali ako je Lincoln uspio elokventno reći podijeljenoj naciji o važnosti ljudskosti i jednakosti s 271 riječ, mislim da bismo trebali biti u mogućnosti slati e-poštu o radu koja je samo malo kraća.
Mnogo se puta bojimo biti kratki u e-porukama zato što ne želimo zvučati zlobno ili zato što mislimo da trebamo dati puno informacija ili uputa da bismo prošli svoje mišljenje. I to je fer. Ali mislim da bismo se svi složili da će manje e-pošte olakšati naš radni život. A to započinje tako da svaki napravim samo malo kraće.
Evo kratkog i jednostavnog vodiča za održavanje kratkih i slatkih e-poruka (bez zvuka kretena).
Izrežite pahuljicu
Dobivam puno e-mailova koji započinju fluffom. I dok je, svakako, ugodno, to također može biti gubljenje vremena, pogotovo ako vas stvarno ne poznajem ili ću vas vidjeti na sastanku u 16 sati.
Drugim riječima, ne trebate pokrenuti svaki e-mail da biste ljudima rekli da se nadate da će imati dobar vikend. Osim ako istinski ne posegnete za nekim da vas nadoknadi, pretpostavimo samo da se svi nadamo da je svima bio dobar vikend, raduje se nadolazećem i općenito dobro prolazi. A onda se bavite poslom.
Izrežite dodatne riječi
Svima dodamo dodatne riječi u naše pisanje iz raznih razloga. To čini prijelaze glatkijim. Ublažava tvrd jezik. Ponekad nas to zvuči pametnije.
Međutim, u vašoj e-pošti vaš posao nije izraditi najsavršenije pismo na svijetu, već komunicirati brzo i jednostavno. U stvari, izazivam vas da uklonite sve riječi ili izraze koji nisu apsolutno potrebni.
Uzmi nedavno sljedeću rečenicu:
U ovom trenutku, mislim da bi bilo puno smisla da se svi pregrupiramo o tom pitanju i dođemo do nekoliko ključnih točaka za raspravu na našem sastanku u dva tjedna koji će nam pomoći da se približimo pronalaženju rješenja koje djeluje za sve stranke.
Što je ovdje glavna stvar? Teško je reći s toliko dodatnih riječi. Izraz poput "u ovom trenutku" ne dodaje ništa, pa ga stoga ne treba uključiti. Zašto ga ne bi ponovo napisali?
"Hajde svi da smislimo 2-3 rasprave o tom pitanju prije našeg sljedećeg sastanka."
Svi koji su u niti znaju o čemu govorite, rečenica je jasna, a broj riječi ste skratili za oko 70%.
Budite koncizni, ne zbunjujući
Jednom sam imao šefa koji će mi slati kratke, kriptirane e-mailove koji nisu imali smisla. U 8 sati, dobio bih e-poruku s samo sljedećim:
„Danas se bavite Facebookom. -MJ”
Što je mislio pod rukom? Što je s Facebookom trebalo rješavati? Njegova e-pošta naterala me natrag nekoliko pitanja na koja je tada morao odgovoriti. Iako je njegov početni email bio kratak, na kraju bismo razmijenili više poruka e-pošte i trošili više vremena nego da je on prvi put uključio malo više informacija. Da je dodao samo još nekoliko riječi, recimo: „Prije svega odgovorite na odgovore korisnika Facebook-a, jer smo preko noći imali puno pritužbi“, mogli bismo izbjeći nepotrebne poteškoće.
To što ste pametni u svojim riječima i kratki u izvršenju, ne znači samo kratko. Provjerite jeste li još uvijek jasni svojom porukom.
Za ponovni prikaz
Prije nego što isključite e-poštu, odvojite dodatnih 30 sekundi i pročitajte je. Postavite sebi sljedeća pitanja:
- Postoji li jasna, lako razumljiva točka ove e-pošte?
- Mogu li uzeti nešto što ne bi dodalo glavnu točku?
- Može li se nešto pojednostaviti?
Što se više uvježbavate da pregledavate svoje pisanje, to ćete više vidjeti da postoje područja koja treba poboljšati. I što je još važnije, više ćete započeti automatski unositi ove promjene u buduće poruke e-pošte.
Završni savjet: Stavite svoje e-poruke u brojač riječi da biste vidjeli koliko riječi trenutno prosječite po e-pošti - moglo bi vas šokirati. Pratite svoj napredak i pogledajte koliko možete spustiti.
