Tamo je epidemija - epidemija loših poruka e-pošte.
To sam stvarno shvatila nakon otprilike petog puta kada je moj šef komentirao e-poštu koju sam joj poslao da pogleda: "To je zaista dobar email!" Primio sam. Bilo je groznih gramatičkih pogrešaka, sramotnih pravopisnih pogrešaka, pogrešnih imena, emotikona, nedostatka pravih pozdrava ili ugodnih iskustava i običnog starog lošeg pisanja. Mogla bih nastaviti i dalje.
Nismo ljudi nesposobni. Samo ne postavljamo brigu u naše e-mailove koje mnogi od njih zaslužuju. Njega, recimo, urednik može dati članak.
Dakle, kako biste nam pomogli u poboljšanju komunikacije na radnom mjestu, evo urednikova vodiča za pisanje e-poruka koji će vam zaslužiti poštovanje (i odgovore). Imajte na umu ove ideje sljedeći put kada budete pregledavali pretinac pristigle pošte i pogledajte kakav će utjecaj imati nekoliko malih promjena.
Uspori
Znam da smo svi na utrci da dođemo do ulazne pošte. I sigurno, u nekim slučajevima, otpuštanje brzog e-pošte ima smisla: kada ste usred duge komunikacije s bliskim kolegom, kada tek otpuštate dokument šefu i slično.
Ali, većinom, za učinkovitu komunikaciju (i dobro pisanje) treba vremena. Potrebno je vrijeme da formulirate svoje misli, da shvatite što zapravo pokušavate reći i da poruku napišete na jasan način. I na kraju, to je e-mail - oblik komunikacije. Nije zadatak.
Dakle, sljedeći put kada nekome morate napisati detaljniji email, dajte mu vremena koje zaslužuje. Blokirajte ga ako želite. I ne govorim pet minuta po e-pošti - nije mi neobično da više od 15 minuta provedem na dobroj e-pošti, pogotovo ako je to moja prva komunikacija s nekim koga želim impresionirati. Dopustite sebi da imate to vrijeme i nemojte se osjećati kao da ste spori ili neproduktivni. Osjećajte se kao da radite kako treba.
Uvjerite se da ima početak, sredinu i kraj
Samo zato što živimo u svijetu sa 140 znakova, ne znači da bi vaše e-poruke trebale biti takve. Zapravo, ovdje ćemo se malo povući na srednjoškolski engleski jezik i klasični esej u stilu hamburgera; to jest, svaki esej treba uvod, tijelo i zaključak.
Trebali biste razmišljati o tome da vaše e-poruke imaju istu strukturu. Svaki odjeljak ne mora biti dug, ali posebno u početnoj komunikaciji trebao bi biti prisutan. Što bi svaki odjeljak trebao uključivati?
Uvod
Uvijek započnite pozdravom - može se osjećati arhaično, ali zaista ima značaja. Tada, ovisno o prirodi vašeg odnosa, početni odlomak je sjajno mjesto za prijateljski pozdrav ( „Nadam se da vam potraga za poslom ide dobro!“ ), Podsjetnik na kontekst vašeg razgovora ( „Bilo je tako lijepo dobiti razgovarati s vama prošli tjedan. " ) ili predgovor zašto se doimate ( " Htio sam dodirnuti bazu o … " ).
Tijelo
Ovo je mjesto gdje stižete do suštine e-pošte. Najvažnije je ovdje zapamtiti da primateljima pružite sve potrebne informacije kako bi poduzeli bilo koju od njih. To uključuje davanje potrebnih kontekstualnih podataka, detalja ili podataka i njihovo predstavljanje na logičan, kohezivan način. Ako se poruka e-pošte šalje radi prenošenja informacija ili odluke (umjesto da zatraži uslugu), obavezno uključite obrazloženje ili objašnjenje.
Zaključak
Zaključak e-maila je malo drugačiji od zaključka eseja. Umjesto da sažmete ono o čemu ste već razgovarali, trebali biste to zaključiti akcijskim koracima. Ako tražite sastanak na kavi, predložite datum i vrijeme. Ako dobivate doprinos za projekt, podsjetite svog kolegu točno što vam treba i kada. A ako samo dajete informacije, podsjetite svoj kontakt da je on ili ona dobrodošli da vam se jave s bilo kojim pitanjima. Na kraju, barem u početnoj e-pošti, uvijek zatvorite s pozdravom i potpunim potpisom.
Može izgledati puno, ali kao što rekoh, ne mora dugo trajati. Na primjer, ovo je poruka e-pošte koju mogu poslati nekome s kime želim uzeti kavu:
Hej Dave!
Baš je lijepo upoznati vas! Bilo je tako sjajno razgovarati s Alexom, a kad je spomenula da zna da si skočila na njega.
Sviđa mi se što vi radite u vašoj tvrtki i bilo bi fenomenalno razgovarati s vama o tome kako razmišljate o online objavljivanju, nedavnom preoblikovanju i drugim stvarima o poslu u kojem obojica provodimo svoj život.
Mislite li da biste imali malo vremena da se sastanete? Rado bih prošetao po uredima ili uzeo kavu - što god je za vas najpogodnije!
Najbolji i sretan ponedjeljak.
irska
Toliko bolje nego: "Hej Dave, želiš li nekad popiti kavu?" pravo?
Provera i provjera činjenica
Nakon što upišete svoju e-poštu, ne biste je trebali samo slati na svijet. Uvijek pročitajte svoju e-poštu, barem jednom. Osim samo provjere osnovnih pravopisnih i gramatičkih pogrešaka, provjeravate i stvari poput pravopisa, događaje na koje se pozivate ili datume koje spominjete. Obraćati se e-pošti "Hej Jon", kad bi to trebao biti "Hej John", može se činiti kao mala stvar, ali vaš će kontakt primijetiti - a prvi dojmovi donose ogromnu razliku.
Ovo je također dobra točka da razmislite o tonu svoje e-pošte. Zvuči li previše poslovno kad samo pokušavate biti prijateljski raspoloženi? Jeste li previše oduševljeni uskličnicima i emotikonima na štetu profesionalizma? Pokušajte se povući i razmislite kako će netko prvi put pročitati poruku e-pošte na nju te je uskladite. Za posebno važne poruke e-pošte, također zamolim nekoga drugog da to pogleda umjesto mene - dodatni skup uredničkih očiju nikada nikome nije naudio.
Zamislite kako biste se osjećali ako izađu u javnost
Na kraju, prije nego što pogodite slanje, razmislite o tome kako biste se osjećali kada bi ovu e-poštu pročitao netko osim osobe kojoj je pošaljite. Što ako je, nekako, sletjelo u pretinac mape vašeg šefa? Što ako je objavljeno na webu? (Hej, dešava se.) Ovo je sjajna završna provjera kako biste bili sigurni da vaše e-poruke zvuče s poštovanjem i profesionalno te u konačnici predstavljaju kako želite da se predstavljate svijetu.
Znam da zvuči puno posla u jedan e-mail. No, s brojem loših poruka e-pošte koje dobivamo svaki dan, ljudi će zaista primijetiti razliku kada dobar čovjek sleti u svoju mapu za pristiglu poštu. I to bi mogla biti razlika između ignoriranja i dobivanja onoga što želite.
