Više se ne smatra ludom nositi traperice na radnom mjestu ili hvatati piće sa šefom nakon sati, ali kad je riječ o korištenju emojisa u e-pošti, linije postaju malo zamućene.
Može biti teško kretati se po ulaznim i dodacima profesionalnih etiketa e-pošte. Ali to je najvjerojatnije glavni način na koji se povežete sa šefom i suradnicima (osim toga, osobno znate). A to znači da svaka poruka koju pošaljete prilika je ostaviti dobar dojam … ili lošu.
Evo devet pravila radne adrese e-pošte koje se morate pridržavati - ako svoju mrežnu reputaciju želite zadržati netaknutom.
1. Započnite s čvrstom linijom predmeta
Ako šaljete e-poštu nekom od svojih nadređenih, imajte na umu da oni vjerojatno imaju stotine poruka u pristigloj pošti.
Pa što vaš šef radi s većinom njih? Ili pritisnite delete ili označite ih zvjezdicom kasnije (a zapravo ih nikada ne pročitajte). To znači da imate samo jednu priliku da privučete njihovu pažnju: Primamljiva crta predmeta može vam pomoći osigurati da je oni stvarno otvore.
2. Pazi na svoje riječi
Jeste li ikad primili tekstualnu poruku koja je završila razdobljem? Ako je to slučaj, vjerojatno ste mislili da vas je osoba koja vam je poslala razljutila (iako su se samo trudili koristiti točnu interpunkciju).
To je zato što vrste riječi koje upotrebljavate mogu nekoga smiriti ili uznemiriti. Izbjegavajte korištenje riječi poput "hej" ili "hitno" i umjesto toga koristite "vi" ili "danas". (Zbunjeno? Više objašnjenja u nastavku.)
3. Pišite poput urednika
Možda ne pišete članak o fakultetu, ali to ne znači da niste dobili ocjenu. Loša gramatika, pravopisne pogreške, pa čak i nedostatak uvoda, tijela i zaključka, zvuče kao da pokušavate doći do mape pristigle pošte, a ne biti odgovoran zaposlenik.
4. Budite ljubazni prema vremenu osobe
Ako ćete nekome poslati e-poštu, recite mu zašto je šaljete.
Ako, primjerice, priložite prezentaciju, recite im točno što želite da budu sljedeći koraci (Trebate li njihovo odobrenje? Želite li da dodaju slajd?). Ako idete nekome u CC, recite im zašto su oni uključeni.
5. Koristite Emojis oprezno
Evo stvari o emojijima: Nisu ih svi obožavali. Čak i ako radite u povremenom okruženju, još uvijek je značajan posto radno sposobnog stanovništva koji ih smatra neprofesionalnim. Ne rizikujte ako niste sigurni kako će biti primljen.
6. Pričvrstite privitak
Zvuči očigledno, ali svi smo krivi za kršenje e-pošte više puta.
Provjerite prije nego što pritisnete send: Jeste li priložili prilog za koji ste rekli da ćete se priložiti? (Recite to 10 puta brzo.)
7. Uklonite prijavu (bez uobičajenog "najboljeg")
E-poštu morate završiti odjavom, ali to ne znači da morate reći „najbolje“ ili „hvala“ na kraju svake poruke (posebno ako u stvari nemate ništa za zahvalni).
Umjesto toga, odlučite se za pozdrav koji je profesionalan, ali funkcionalan. Pokušajte s "pozdravima", "s poštovanjem" ili "Uskoro ću s vama razgovarati."
8. Koristite profesionalni potpis (čak i na telefonu)
Ako ste upravo stvorili profesionalnu i dobro napisanu e-poštu, zašto biste je željeli završiti s "Poslano s mog iPhonea"? Umjesto toga, odaberite jednostavan, zanimljiv potpis koji uključuje vaš naslov, vaše profile na društvenim mrežama, vaše web mjesto i možda čak i sliku vašeg lica.
9. Znajte kada ne poslati e-poštu
Naravno, bez obzira koliko je vaš etiket dobar, sve je zao ako šaljete e-poštom nešto što ne bi trebalo biti.
Na primjer, ako vam je potreban super brzi odgovor od nekoga, nazovite ga umjesto njega. A ako želite zamoliti šefa za povišicu, zakažite sastanak (ne želite taj razgovor putem e-pošte).
Sve dok slijedite ovih devet pravila, gotovo uvijek ćete primati svoje e-poruke i odgovarati na njih. Hej, samo možeš ostaviti dobar dojam na svog šefa dok to radiš!
