Dok gubitak podataka utječe na svakoga tko koristi računalo, to je posebno problematično za one koji koriste softver za obradu teksta. Gubitak važnih dokumenata koje ste proveli toliko vremena stvaranje je frustrirajuće - pogotovo ako ste poput većine korisnika koji stvaraju dokumente izravno na računalu i nemaju prednost rukom pisane kopije. Pitanja i priče o oporavku izgubljenih datoteka obiluju online forumima i bombardiraju službe za tehničku podršku. Jedini siguran način za oporavak izgubljenih datoteka je vratiti ih iz sigurnosne kopije. Zbog toga je vrlo važan sustav za sprječavanje gubitka podataka na prvom mjestu. Evo pet načina kako sigurno čuvati dokumente koji su obrađeni pomoću riječi.
Nikad ne čuvajte dokumente na istom pogonu kao i vaš operativni sustav
Dok će većina obrađivača teksta spremiti vaše datoteke u Moji dokumenti mapa, ovo je najgore mjesto za njih. Bez obzira je li to virus ili softver neuspjeh, većina računalnih problema utječe na operacijski sustav, a često je jedino rješenje za preoblikovanje pogona i ponovnu instalaciju operacijskog sustava. U takvom slučaju, sve na vozilu će biti izgubljeno.
Instaliranje drugog tvrdog diska na vašem računalu relativno je jeftin način da se brine o ovom problemu. Drugi unutrašnji tvrdi disk neće biti pogođen ako je operacijski sustav oštećen i može se čak instalirati na drugo računalo ako trebate kupiti novi; nadalje ćete biti iznenađeni koliko su lako postaviti. Ako ste skeptični oko instaliranja drugog internih pogona, vanjski tvrdi disk je izvrsna opcija. Vanjski pogon može se priključiti na bilo koje računalo u bilo koje vrijeme jednostavno ga priključite na USB ili Firewire priključak. Mnogi vanjski pogoni također imaju dodatnu korist one-touch i / ili rasporedu sigurnosnih kopija; jednostavno odredite mape i raspored, a softver vodi brigu o ostatku.
Izradite sigurnosne kopije datoteka redovito, bez obzira na to gdje su pohranjene
Samo spremanje datoteka na drugu lokaciju od operacijskog sustava nije dovoljno; morate stvoriti redovan sigurnosne kopije vaših datoteka. I neka se suoči s njim: Čak i vaša sigurnosna kopija podliježe neuspjehu: DVD-ovi se ogrebene i diskovi se slomljuju. Ima smisla povećati vjerojatnost da ćete moći preuzeti datoteku tako što ćete imati drugu sigurnosnu kopiju; ako su podaci uistinu važni, možda biste čak željeli razmisliti o pohranjivanju sigurnosne kopije u protupožarnu svod.
Čuvajte se privitaka e-pošte
Čak i ako ste sigurni da ne sadrže viruse, privitci e-pošte mogu uzrokovati gubitak podataka. Razmislite o tome: Ako primite dokument s istim nazivom kao i jedan na vašem disku, a vaš je softver e-pošte postavljen na spremanje privitaka na istoj lokaciji, riskirate prepisati datoteku koja je već dostupna. To se često događa kada surađujete na dokumentu i kolege šalju ažuriranja putem e-pošte. Dakle, provjerite jeste li postavili program e-pošte da biste spremili privitke na jedinstvenu lokaciju ili, ako to zabranite, razmislite dvaput prije spremanja privitka e-pošte na tvrdom disku.
Čuvajte se pogreške korisnika
Mi to ne volimo priznati, ali često inženjeriramo vlastite probleme. Iskoristite zaštitne mjere koje se nalaze u vašem programu za obradu teksta, kao što su značajke za nadogradnju i praćene promjene. Uobičajeni način na koji korisnici gube podatke je kada uređuju dokument i slučajno brišu dijelove. Nakon spremanja dokumenta, dijelovi koji se mijenjaju ili izbrisani izgubit će se ako ne omogućite značajke koje će pohraniti izmjene za vas.
Ako ne želite nered s naprednim značajkama, upotrijebite F12 prije nego što počnete raditi za spremanje datoteke pod drugo ime. Nije organizirano kao i neke druge metode, ali je ipak koristan trik.
Idite na oblak
Pohrana datoteka i njihovih sigurnosnih kopija u oblaku, što znači daljinski poslužitelj, postaje sve češća. Nudi mnoge prednosti, kao što su velikodušni dodjeli prostora, jednostavnost korištenja, pristup s bilo kojeg mjesta i uređaja koji koristite i pouzdanost. Cloud servisi za pohranu sigurnosno kopiraju svoje vlastite poslužitelje, pa postoji dvostruki sloj zaštite za pohranjene datoteke na ovaj način. Iz tih razloga, pohrana u oblaku sve je više najbolja opcija za većinu ljudi.
Postoji nekoliko glavnih besplatnih opcija:
- Google disk nudi 15 GB sa svim Google računom.
- Korisnici Maca imaju 5 GB s iCloudom, koji je ugrađen u svaki Apple uređaj.
- Microsoft pruža 5BG prostora s OneDriveom, koji dolazi s Office 365 i XBox računima.
Ako imate više od toga za pohranu, gore navedene usluge nude plaćene opcije, kao i brojne druge tvrtke za pohranu u oblaku
Čuvajte čvrste kopije dokumenata
Nije elegantno i neće vam spriječiti da ponovo napišete i formatirate dokument, no zadržavanje tiskane kopije važnog dokumenta barem će osigurati da imate sadržaj datoteke - a to je bolje nego da ništa nema.
