Većina naših e-poruka vjerojatno se smatra važnim, ali definitivno nisu svi od njih. Biti u stanju razlikovati važne poruke od drugih poput neželjene pošte ili poruka koje trenutačno ne trebaju našu pažnju, mogu drastično utjecati na vrijeme provedeno prosijavanjem putem e-pošte.
Većina usluga i programa e-pošte koristi ono što se zove prioriteta poruka označiti ono što je važno i što nije važno. Postoje dva primarna načina na koje se mogu koristiti prioritetne poruke - ručno i automatski, i iako izgleda čudno učiniti, čak možete označiti poruku kao niski prioritet ili nevažno.
Kako radi
Ovisno o usluzi e-pošte i programu koji koristite, možda ćete moći ručno označiti poruku kao važnu ili nevažnu. Kada ste spremni za slanje e-pošte, ako je to uključena značajka, možete reći da je e-pošta važna i trebala bi biti označena kao takva primatelju, ili možete smanjiti važnost kako se ne bi smjeli adresirati e-poštu odmah.
E-poruke koje imaju najveću važnost mogu biti podebljane u pristigloj pošti ili označene crvenom bojom, a manje važne poruke možda će biti sivi ili se preselili na popis. Specifičnosti ovise o prijemniku e-pošte.
Neki pružatelji usluga e-pošte postavljaju automatski prioritet e-pošte čak i ako pošiljatelj nije odredio razinu važnosti. Pretpostavlja razinu prioriteta i filtrira ga u odjeljak "Važno" pristigle pošte. Ova se značajka temelji na predviđenom ponašanju i uslugu se mijenja na temelju korisnika e-pošte te je li poruka automatski generirana ili od stvarne osobe.
Drugi klijenti e-pošte mogli bi vam čak dopustiti da promijenite status važnosti e-pošte. To je često ono što je potrebno ako primatelj uvijek koristi visoku / važnu zastavicu prioriteta kada to ne bi trebao, ali jednako je korisno ako želite da sve poruke e-pošte jednog pošiljatelja budu označene kao važne kako ih nikada ne biste izgubili.
Zašto je to važno
Što biste radije imali: program e-pošte koji vas upozorava svaki put kad dobijete poruku - čak i spam - ili onaj koji automatski filtrira ono što misli da nije važno i ostavlja vam najkritičnije poruke e-pošte u zasebnoj mapi ili, još bolje, na samom vrhu pristigle pošte?
Kada manje vremena provodite kroz nevažne poruke e-pošte, možete potrošiti više vremena na rad ili odgovaranje na poruke e-pošte koje vam trebaju vaš fokus i pažnju upravo sada. To je jedan od najboljih načina da ne samo da bolje komunicirate i budete čuli brže, nego da jednostavno vidite što je važno kada svakodnevno dobijete desetke ili više novih poruka.
Ovisno o aplikaciji koju upotrebljavate, klijent e-pošte može dostaviti obavijest o novoj e-pošti samo ako smatra da je poruka važna. Jednostavno možete vidjeti koliko je korisno ukloniti sve ne kritične e-poruke iz obavijesti, a da ih zapravo ne izbrišete.
Komuniciranje važnosti poruke jednako je važno za e-poštu kao što je to u kontaktu licem u lice, a nije puno teže. Sve što trebate je odlučivanje između visokog ili niskog prioriteta kada pošaljete e-poštu.
Kako to učiniti
Većina klijenata e-pošte vam omogućuje postavljanje prioriteta poruke prilikom sastavljanja e-pošte. Uobičajeno se nalazi u okviru za sastavljanje jer možete postaviti važnu razinu na temelju e-pošte.
Možete promijeniti prioritet poruke ili omogućiti poseban, filtriran Važno pogled, u svim vrstama klijenata e-pošte i uslugama web-pošte. Neki primjeri uključuju Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com i Yahoo Mail.
