Kako sortirati podatke u Excelu

Ovaj članak pokriva različite načine sortiranja podataka u programu Excel. Informacije koje se mogu naći u različitim odjeljcima ovog članka sadrže upute kako:

1. Sortiraj pojedinačni stupac pomoćuSortiraj i filtriraj ili Hot Keys
2. Sortiraj više stupaca
3. Poredaj po datumima ili vremenima
4. Sortiraj po danima u tjednu, mjesecima ili drugim prilagođenim popisima
5. Poredaj po redcima - preuredio je stupce

Odabir podataka za sortiranje

Prije nego što se podaci mogu razvrstati, Excel treba znati točan raspon koji se treba razvrstati, a obično Excel je prilično dobar u odabiru područja povezanih podataka, tako da sve dok je uvršteno, ispunjeni su sljedeći uvjeti:

1. Nema praznih redaka ili stupaca unutar područja povezanih podataka.
2. Prazni redci i stupci ostavljeni su između područja povezanih podataka.

Excel će odrediti, prilično točno, ako područje podataka ima nazive polja i isključiti red iz zapisa za razvrstavanje. Međutim, dopuštajući Excelu da odabere raspon koji treba razvrstati može biti rizično - naročito s velikim količinama podataka koje je teško provjeriti.

Da biste bili sigurni da su odabrani ispravni podaci, označite raspon prije početka sortiranja. Ako se isti raspon treba više puta razvrstati, najbolji je pristup dati ime.

Sortiraj ključ i poredaj redoslijed u Excelu

Razvrstavanje zahtijeva korištenje sortiranja i sortiranja. sortiranje ključa su podaci u stupcu ili stupcima koje želite sortirati; identificira se naslovom stupca ili nazivom polja. Na gornjoj slici mogući tipovi za odabir su Studentski ID, Ime, Dob, Program i Početak mjeseca. Brzom sortiranjem, klikom na jednu ćeliju u stupcu koji sadrži vrstu poretka dovoljno je reći Excelu što je ključ za razvrstavanje.

Za tekstualne ili numeričke vrijednosti, dvije opcije za redoslijed sortiranja se povećavaju i spuštaju.

Pri korištenju Sortiraj i filtriraj na gumbu Dom karticu vrpce, opcije redoslijeda sortiranja na padajućem popisu će se promijeniti ovisno o vrsti podataka u odabranom rasponu.

Brzo sortiranje pomoću Sort & Filter

U programu Excel brzo se sortiranje može izvršiti korištenjem Sortiraj i filtriraj na gumbu Dom karticu vrpce.

Koraci za brzu sortiranje su:

1. Kliknite na ćelija u stupcu koji sadrži ključ sortiranja.
2. Klikni na Dom karticu vrpce.
3. Kliknite gumb Sortiraj i filtriraj gumb za otvaranje padajućeg izbornika mogućnosti sortiranja.
4. Kliknite jednu od dvije opcije za sortiranje u bilo kojem od njih uzlazni ili silazni narudžba.

Sortiraj više stupaca podataka u Excelu

Uz obavljanje brzih sortiranja na temelju jednog stupca podataka, Excelova značajka prilagođenog sortiranja omogućuje vam razvrstavanje na više stupaca određivanjem više vrsta ključeva. U višeslojnim sortama ključevi sortiranja se identificiraju odabirom zaglavlja stupaca u dijaloškom okviru Sortiranje.

Kao i kod brzog sortiranja, tipovi sortiranja se definiraju identifikacijom zaglavlja stupaca ili naziva polja, u tablici koja sadrži ključ sortiranja.

Sortiraj na više stupaca Primjer

U gornjem primjeru slijedili su sljedeći koraci za sortiranje podataka u rasponu H2 do L12 na dva stupca podataka - prvo po imenu, a zatim prema dobi.

1. Istaknite raspon stanica koje treba razvrstati.
2. Klikni na Dom karticu vrpce.
3. Klikni na Sortiraj i filtriraj ikonu na traci za otvaranje padajućeg popisa.
4. Kliknite na Prilagođeni poredak u padajućem popisu da biste pokrenuli Sortirati dijaloški okvir.
5. Ispod Kolona krenite u dijaloški okvir, odaberite Ime s padajućeg popisa prvo sortirati podatke prema stupcu Naziv.
6. Sortiraj opcija ostaje postavljena na vrijednosti - jer se vrsta temelji na stvarnim podacima u tablici.
7. Ispod Poredaj red naslov, odaberite Z do A s padajućeg popisa da biste sortirali podatke Ime u silaznom redoslijedu.
8. Na vrhu dijaloškog okvira kliknite Dodaj razinu gumb za dodavanje druge mogućnosti sortiranja.
9. Za drugi ključ za sortiranje, ispod Kolona naslov, odaberite Dob s padajućeg popisa za sortiranje zapisa s duplikatima po stupcu Dob.
10. Pod, ispod Poredaj red naslov, odaberite Najveći do Najmanji s padajućeg popisa za sortiranje dobnih podataka silaznim redoslijedom.
11. Klik u redu u dijaloškom okviru za zatvaranje dijaloškog okvira i sortiranje podataka.

Kao rezultat definiranja drugog ključa za sortiranje, u gornjem primjeru, dva zapisa s istim vrijednostima za Ime polja su dalje razvrstani u silaznom redoslijedu pomoću Dob polje, što je rezultiralo rekordom za učenika Wilson, u dobi od 21 godine, koji je bio prije rekorda za drugog Wilsona, u dobi od 19 godina.

Prva redak: zaglavlja stupaca ili podaci

Raspon podataka odabranih za sortiranje u gornjem primjeru obuhvaćao naslove stupaca iznad prvog reda podataka.

Excel je otkrio taj red sadrži podatke koji su se razlikovali od podataka u sljedećim redcima pa je pretpostavio da je prvi redak naslova stupaca i prilagodio dostupne opcije u Sortirati dijaloški okvir da ih uključite.

Jedan kriterij koji Excel koristi za određivanje hoće li prvi redak sadržavati zaglavlja stupaca oblikuje se. U gore navedenom primjeru, tekst u prvom retku je različit font i različit je od podataka u ostatku retka.

Ako prvi redak ne sadrži zaglavlja, Excel koristi slovo u stupcu, kao što je stupac D ili stupac E, kao izbore u Kolona mogućnost Sortirati dijaloški okvir.

Excel koristi takvu razliku u donošenju svoje odluke o tome je li prvi redak redak naslova, i to je prilično dobro za to da je ispravno, ali to nije nepogrešivo. Ako Excel izvrši pogrešku, dijaloški okvir Sortiranje sadrži potvrdni okvir - Moji podaci imaju zaglavlja - koji se može koristiti za poništavanje ovog automatskog odabira.

Poredaj podatke po datumu ili vremenu u programu Excel

Pored sortiranja tekstualnih podataka abecednim redom ili brojeva od najvećih do najmanjih, Excelove opcije sortiranja uključuju vrijednosti datuma sortiranja. Dostupni sortni nalozi dostupni za datume uključuju:

• Uzlazni red - najstariji do najnovijih;
• Silazni red - najnoviji do najstariji.

Brzo poredaj prema dijagramu sortiranja

Budući da su datumi i vremena samo oblikovani podaci o broju, za vrste na jednom stupcu, kao što je Datum posuđen u našem primjeru, metoda quicksort može se uspješno koristiti. Za vrste koje uključuju više stupaca datuma ili vremena, treba koristiti dijaloški okvir Sort - baš kao i kod razvrstavanja višestrukih stupaca brojeva ili tekstualnih podataka.

Poredaj po datumu primjer

Da biste izvršili brzu sortiranje prema datumu uzlaznog redoslijeda - najstarijih do najnovijih - za primjer na gornjoj slici, koraci bi bili:

1. Istaknite raspon stanica koje treba razvrstati.
2. Klikni na Dom karticu vrpce.
3. Klikni na Sortiraj i filtriraj ikonu na traci za otvaranje padajućeg popisa.
4. Kliknite na Prilagođeni poredak u padajućem popisu da biste pokrenuli Sortirati dijaloški okvir.
5. Ispod Kolona krenite u dijaloški okvir, odaberite posudio s padajućeg popisa prvo sortirati podatke prema stupcu Naziv.
6. Sortiraj opcija ostaje postavljena na vrijednosti - jer se vrsta temelji na stvarnim podacima u tablici.
7. Ispod Poredaj red naslov, odaberite Najstariji do Najnoviji s padajućeg popisa za sortiranje datuma
8. Klik u redu u dijaloškom okviru za zatvaranje dijaloškog okvira i sortiranje podataka.

Ako se rezultati sortiranja po datumu ne iskažu prema očekivanjima, podaci u stupcu koji sadrže ključ sortiranja mogu sadržavati datume ili vremena pohranjena kao tekstualni podaci, a ne kao brojevi (datumi i vremena su samo oblikovani podaci o broju).

Mješoviti podaci i Brzi sortovi

Kada koristite metodu brzog sortiranja, ako se zapisi koji sadrže tekst i brojčani podaci pomiješaju zajedno, Excel razvrstava broj i tekstne podatke zasebno postavljanjem zapisa s tekstualnim podacima pri dnu popisa sortiranih.

Excel također može sadržavati naslove stupaca u rezultatima sortiranja, tumačeći ih kao samo još jedan red teksta, a ne kao nazive polja za podatkovnu tablicu.

Moguće sortiranje upozorenja

Ako se upotrebljava dijaloški okvir Sort, čak i za sortiranje u jednom stupcu, Excel može prikazati poruku koja vas upozorava da je naišla na podatke spremljene kao tekst i daje vam izbor da:

• Sortirajte sve što izgleda kao broj kao broj.
• Sortirajte brojeve i brojeve pohranjene kao tekst zasebno.

Ako odaberete prvu opciju, Excel će pokušati staviti tekstne podatke na ispravnu lokaciju rezultata sortiranja. Odaberite drugu opciju, a Excel će staviti zapise koji sadrže tekstualne podatke na dnu rezultata sortiranja - baš kao i kod brzih sortiranja.

Sortiranje podataka po danima u tjednu ili po mjesecima u programu Excel

Također možete sortirati podatke po danima u tjednu ili po mjesecima u godini koristeći isti ugrađeni prilagođeni popis koji Excel koristi za dodavanje dana ili mjeseci u radni list koristeći ručicu za punjenje. Ovi popisi omogućuju sortiranje po danima ili mjesecima kronološki, a ne abecednim redom.

Kao i kod ostalih mogućnosti sortiranja, sortiranje vrijednosti po prilagođenom popisu može se prikazati uzlazno (od nedjelje do subote / siječanj do prosinca) ili silazni red (od subote do nedjelje / prosinac do siječnja).

Na gornjoj slici slijedi sljedeće korake za sortiranje uzorka podataka u rasponu H2 do L12 po mjesecima u godini:

1. Istaknite raspon stanica koje treba razvrstati.
2. Klikni na Dom karticu vrpce.
3. Klikni na Sortiraj i filtriraj ikonu na traci za otvaranje padajućeg popisa.
4. Kliknite na Prilagođeni poredak u padajućem popisu da biste pokrenuli Sortirati dijaloški okvir.
5. Ispod Kolona krenite u dijaloški okvir, odaberite Početak mjeseca s padajućeg popisa za sortiranje podataka do mjeseca u godini.
6. Sortiraj opcija ostaje postavljena na vrijednosti - jer se vrsta temelji na stvarnim podacima u tablici.
7. Ispod Poredaj red kliknite strelicu prema dolje pored zadanog Od A do Z opciju za otvaranje padajućeg izbornika.
8. Na izborniku odaberite Prilagođeni popis otvoriti Prilagođeni popisi dijaloški okvir.
9. U lijevom prozoru dijaloškog okvira kliknite jednom na popisu: Siječanj, veljača, ožujak, travanj … za odabir.
10. Klik u redu za potvrdu odabira i povratak na Sortirati dijaloški okvir.
11. Odabrani popis -Siječanj, veljača, ožujak, travanj - prikazat će se ispod Narudžba naslov.
12. Klik u redu zatvoriti dijaloški okvir i sortirati podatke po mjesecima u godini.

Prema zadanim postavkama, prilagođeni popisi prikazuju se samo u porastu naručiti u Prilagođeni popisi dijaloški okvir. Da biste poredali podatke u silaznom redoslijedu pomoću prilagođenog popisa nakon što ste odabrali željeni popis kako bi se prikazao ispod Narudžba naslova u dijaloškom okviru Sortiranje:

1. Kliknite strelicu prema dolje pored prikazanog popisa, kao što je Siječanj, veljača, ožujak, travanj …, za otvaranje padajućeg izbornika.
2. Na izborniku odaberite opciju prilagođenog popisa koji se prikazuje u silaznom redoslijedu, kao što je Prosinac, studeni, listopad, rujan …
3. Klik u redu za zatvaranje dijaloškog okvira i razvrstavanje podataka u silaznom redoslijedu pomoću prilagođenog popisa.

Poredaj po redcima za promjenu redoslijeda stupaca u programu Excel

Kao što je prikazano s prethodnim mogućnostima sortiranja, podaci se obično razvrstavaju pomoću zaglavlja stupaca ili naziva polja, a rezultat je redoslijed cijelih redaka ili zapisa podataka. Manje poznata, a time i manje korištena opcija sortiranja u programu Excel je sortiranje po retku, što ima učinak preuređivanja redoslijeda stupaca lijevo desno u radnom listu

Jedan od razloga za razvrstavanje po retku jest uskladiti redoslijed stupaca između različitih tablica podataka. S stupcima u istom lijevom do desnom redoslijedu, lakše je usporediti podatke ili kopirati i premještati podatke između tablica.

Prilagodba redoslijeda stupaca

Vrlo rijetko, međutim, dobivanje stupaca u ispravnom redoslijedu je jednostavan zadatak zbog ograničenja opcije za poredak poretka i reda prema vrijednosti. Obično je potrebno koristiti prilagođenu narudžbu, a Excel uključuje opcije za sortiranje po ćeliji ili boju fonta ili ikone uvjetnog oblikovanja.

Najlakši način za reći Excel redoslijed stupaca je dodavanje redaka iznad ili ispod tablice s podacima koji sadrže brojeve 1, 2, 3, 4.., koji označavaju redoslijed stupaca slijeva nadesno. Razvrstavanje po redcima postaje jednostavna stvar sortiranja stupaca najmanji do najvećeg od redaka koji sadrži brojeve.

Nakon što je vrsta izvršena, dodani red brojeva lako se može izbrisati.

Sortiraj prema redcima Primjer

U uzorku podataka koji se upotrebljava za ovu seriju u Excelovim opcijama sortiranja, studentska iskaznica stupac je uvijek prvi put s lijeve strane, nakon čega slijedi Ime i obično Dob.

U ovom slučaju, kao što je prikazano na gornjoj slici, stupci su redizajnirani tako da Program stupac prvo slijeva, a zatim Početak mjeseca, ​Ime, itd.

Sljedeći koraci korišteni su za promjenu redoslijeda stupaca na onu prikazanu na gornjoj slici:

1. Umetnite prazni redak iznad redaka koji sadrži nazive polja.
2. U ovom novom redu unesite sljedeće brojeve lijevo na desno počevši od stupca H: 5, 3, 4, 1, 2.
3. Istaknite raspon H2 do L13.
4. Klikni na Dom karticu vrpce.
5. Klikni na Sortiraj i filtriraj ikonu na traci za otvaranje padajućeg popisa.
6. Kliknite na Prilagođeni poredak u padajućem popisu da biste pokrenuli Sortirati dijaloški okvir.
7. Na dnu dijaloškog okvira kliknite Mogućnosti .. otvoriti Sortiraj opcije dijaloški okvir.
8. U odjeljku Orijentacija ovog drugog dijaloškog okvira kliknite Sortiraj s lijeva na desno da biste poredali redoslijed stupaca lijevo desno u radnom listu.
9. Klik u redu za zatvaranje ovog dijaloškog okvira.
10. Uz promjenu u Orijentaciji, Kolona naslov u Sortirati dijaloški okvir se mijenja u Red .
11. Ispod Red naslov, odaberite sortirati prema redak 2 - redak koji sadrži prilagođene brojeve.
12. Sortiraj opcija ostaje postavljena na vrijednosti .
13. Ispod Poredaj red naslov, odaberite Najmanji do najveći s padajućeg popisa za sortiranje brojeva u retku 2 uzlaznim redoslijedom.
14. Klik u redu za zatvaranje dijaloškog okvira i sortiranje stupaca s lijeve strane brojkama u retku 2.
15. Redoslijed stupaca treba početi s Program slijedi Početak mjeseca, Naziv, itd

Koristiti Excelove mogućnosti za prilagođenu narudžbu za promjenu redoslijeda stupaca

Kao što je gore spomenuto, dok su prilagođene vrste dostupne u dijaloškom okviru Poredaj u programu Excel, te opcije nisu jednostavne za upotrebu kada se radi o redefiniranju stupaca u radnom listu. Opcije za izradu prilagođene narudžbe dostupne u dijaloškom okviru Razvrstavanje razvrstavaju podatke prema boji stana, boji fonta i ikoni.

Ako se svaki stupac već ne primjenjuje jedinstveno oblikovanje, kao što su različite boje fonta ili ćelija, taj se oblikovanje treba dodati pojedinačnim ćelijama u istom retku za svaki stupac koji se treba preurediti.

Na primjer, da biste upotrijebili boju fonta da biste promijenili redoslijed stupaca na gornjoj slici:

1. Kliknite na svaki naziv polja i promijenite boju fonta za svaku, poput crvene, zelene, plave itd.
2. U dijaloškom okviru Poredaj postavite Sortiraj opcija za Boja fonta .
3. Pod, ispod Narudžba, ručno postavite redoslijed boja naziva polja kako bi odgovarala željenom redoslijedu stupaca.
4. Nakon razvrstavanja, resetirajte boju fonta za svaki naziv polja.