Iz bilo kojeg razloga, zaostajete u svom poslu. Vaš popis obveza izvan kontrole, nedostaju vam rokovi, a poštanska pošta je puna e-poruka suradnika koji slijede o stvarima koje ste im prije nekoliko tjedana obećali.
Kad su stvari zaista grozne, brzi ispravak ili nova aplikacija popisa neće popraviti situaciju. Da biste ponovno preuzeli kontrolu, vrijeme je da napravite korak unatrag, procijenite situaciju i napravite još nekoliko strateških poteza kako biste očistili tanjur.
Prvo, trebate napraviti ono što ja zovem "popis sudopera za kuhinju". Isključite vrijeme u svom rasporedu za sastanak sa sobom (preporučujem doručak izvan ureda). Zatim na tom sastanku zapišite apsolutno sve što se trenutno događa. Započnite s identificiranjem glavnih skupina posla (npr. Komunikacije klijenta, Interno izvještavanje, Unajmljivanje) pazite da dodate kantu "Ostalo" za sve razne stavke koje se neizbježno pojavljuju. Zatim napišite sve što vam je potrebno da to učinite na papir. Nijedna je stavka premala ili previše beznačajna da bi se mogla napraviti popis. Važno je suočiti se sa stvarnošću onoga što trebate učiniti kako biste odredili ozbiljnost situacije i koliko ekstremnu strategiju trebate uspostaviti.
Nakon što napravite popis sudopera, naći ćete se u jednom od dva kampa. Prvi kamp je ako pogledate sve i osjećate se kao da je puno, ali s malo perspektive, nekoliko stvari reorganiziranih i nekoliko tjedana zvijeri način, to se može dogoditi. Samo će biti zauzet nekoliko tjedana.
Ali, ako pogledate popis vaših sudopera i znate da je nemoguće sve završiti, onda ste u kampu dva. Nekako si se ugrizao daleko više nego što možeš žvakati, a totalno si preplavljen i očajno zaostaješ. Pa, tu sam da vam kažem da je vrijeme da se suočimo s tom stvarnošću i napravimo neke promjene.
Da biste olakšali svoje iscrpljeno jastvo, evo sedam strategija pomoću kojih ćete svoj radni život vratiti pod kontrolu:
1. Obrežite stablo
Pogledajte zadatke na popisu sudopera i odlučite koji se od njih u potpunosti mogu skinuti. Znam, zvuči zastrašujuće - čak i nemoguće. Ali spreman sam se kladiti da postoji nekoliko stvari koje trenutno ne trebate završiti (barem ne vi). Sve što nije kritično trebalo bi dobiti sjekiru.
2. Pojednostavite izlaz pomoću pravila 80/20.
Postoje li neki zadaci ili projekti u kojima bi 20% napora dalo 80% učinka? Na primjer, vaš šef želi konkurentnu analizu za novi proizvod koji misli lansirati. Prije nego što joj je predao roman o natjecateljskom okruženju, bi li jedna stranica svakog ozbiljnog konkurenta bila dovoljna da pomogne u donošenju te odluke? Ili, ako većina prihoda koji donosite kao prodajni zastupnik dolazi od većih ponuda, ali pola vremena trošite na male ponude koji jedva pomiču iglu, biste li mogli umjesto toga prebaciti svoje vrijeme i pažnju na veće ponude? Da? Pođite s tim zadacima ili projektima.
3. Automatizirati ili predati vanjske izvore
Stručnjak za produktivnost Stever Robbins napisao je sjajno djelo o pravilu 30/3. Objašnjava da nešto što vam treba 30 minuta dnevno dodaje i do tri tjedna godišnje. Tri cijela tjedna! Vratite to vrijeme pregledom ima li manjih zadataka koje možete automatizirati ili dodijeliti stranim alatima pomoću alata treće strane, poput Assistant.to, kako biste ubrzali zakazivanje.
4. Zatražite pomoć
Razgovarajte sa šefom, kolegama, zaposlenicima, čak i drugim odjelima kako biste vidjeli može li vam netko pomoći preuzeti dio posla. Tko zna - možda je vaš pripravnik umro da se digne noge u PowerPointu, ili možda Dan iz prodaje ima Excel model koji biste lako prilagodili predviđanju proračuna. Pogledajte područja u kojima se neko naizgled preklapa s kolegama u radu. (Pogledajte savjete za delegiranje ako vam je potrebna pomoć za započinjanje razgovora.)
5. Pokrenite sekvenciranje
Ako se sve što je ostalo na vašem popisu treba dogoditi, a vi nećete dobiti nikakvu pomoć, to će se morati dogoditi - ne samo odjednom. Pogledajte rokove kako biste utvrdili koji su predmeti uistinu hitni i koji rokovi mogu se pomaknuti natrag. Vaš menadžer može i treba vam pomoći u određivanju prioriteta i određivanju redoslijeda.
6. Usvojite Moratorij na Da
Ova strategija ne pomaže u rješavanju vašeg postojećeg problema, ali presudno je za njegovo pridržavanje. Dok stvari ponovo ne budu pod kontrolom, morate biti kralj ili kraljica "Ne!" Ne poduzimajte dodatne projekte dok se ne izvučete iz ove zbrke.
7. Predložite najam
Ako ste isprobali sve gore navedeno i dalje se nalazite kako plivate u dosadašnjim satima, možda je vrijeme da zatražite dodavanje nekoga u svoj tim. Ovisno o kulturi i proračunu vaše tvrtke, razmislite o honorarnoj pomoći, stažiranju ili privremenoj pomoći kao nižoj cijeni.
A ako sve drugo ne uspije, proglasite stečajni popis i pređite na Bali. Samo se šalim, nećete iznevjeriti. Samo ćete biti pod malo više stresa nego inače dok ovo sve ne shvatite - ali obećavam, stići ćete tamo.
