Kad je Adrean Turner započela novu ulogu knjigovođe, jedan od zadataka koji joj je prenio na prethodnika bilo je mjesečno izvješće koje je trebalo sastaviti gotovo dva tjedna. Svakog je mjeseca svakog sata provodila sate prvih nekoliko mjeseci u kompaniji, čak i kad su se na njen radni stol ubacivale druge obveze.
Tada je nešto shvatila. Nitko joj, pa ni njezin šef, nikad nije dao povratne informacije o izvješću. Ispada da nisu gledali, a kamoli istraživali podatke koje je ona davala. Da budem iskrena, imala je bolje stvari nego potrošiti toliko vremena i uložiti toliko truda u nešto od čega nitko ništa nije izvukao.
„Tražio sam načine da budem učinkovitiji i učinkovitiji“, kaže Turner, trener karijere u Museu i autor FIT-a za uspjeh. Jedan od takvih načina bio bi očistiti prostor u njenom rasporedu za stvari koje su imale više utjecaja.
Svi bismo mogli imati koristi od malo detaljnijeg pregledanja stvari na našim popisima obveza i sati u svoje dane. U duhu proljetnog čišćenja ili čišćenja tijekom cijelog godišnjeg doba, evo sedam savjeta koji će vam pomoći da sredite svoj raspored.
1. Uzmite zalihe i pratite svoje vrijeme
Ne možete stvarno očistiti svoj raspored ako ne znate što je u njemu - a to uključuje sve stvari iz vašeg doslovnog i službenog kalendara i sve one stvari koje nisu. "Uvijek kažem da ako želite kvalitetnije provesti svoje vrijeme, morate shvatiti kako sada provodite vrijeme", kaže Laura Vanderkam, autorica knjige " Off the Clock: Osjećajte se manje zauzetom dok dobivate više gotovine" . "Ljudi imaju puno priča koje sami kažu u svoje vrijeme", dodaje ona, ali te priče nisu uvijek točne.
Dakle, ona preporučuje da satima pratite tjedan ili čak nekoliko dana pomoću aplikacije, proračunske tablice ili papira. Jednom kada objektivno pogledate gdje trenutno prolazi vaše vrijeme, možete početi sortirati i odlučivati što trebate ići.
Vanderkam kaže da možete kanalizirati Marie Kondo - da li tečaj joge srijedom budi radost? Što je s onom predstavom koju gledate? - ali samo do određene točke. „Besmisleno je misliti da će sve izazvati radost. Možda ćete voljeti svoj posao, ali putovanje na posao neće izazvati radost. Volite svoju djecu, ali promjena pelene neće izazvati radost “, kaže ona. Ideja je pitati: "Što izaziva najviše boli? I što je nešto u čemu se zapravo mogu učiniti? "
Turner radi sličnu vježbu s klijentima koji žele promijeniti karijeru ili nastaviti ovo ili ono, ali smatraju da su toliko zauzeti da se nemaju vremena posvetiti svojim ciljevima. Omogućuje im da dva tjedna vode dnevnik vremena do pola sata. Često shvaćaju da vrijeme koje su proveli listajući društvenim medijima ili razgovarajući o njihovoj omiljenoj TV emisiji na Slacku iznosi i nekoliko sati koje bi mogli provesti radeći nešto produktivnije ili čak samo nešto u čemu istinski uživaju.
2. Čišćenje ponavljajućih sastanaka i zadataka
Jednom kada znate što je u vašem kalendaru, možete i morate pitati zašto , kaže Heather Yurovsky, trenerica karijere Muse i osnivačica Shatter & Shinea. "Koja je svrha svake ovdje stvari? Postižemo li to ili se nešto mora promijeniti? “, Objašnjava ona. "Ključ se ne boji upiti što je u vašem kalendaru."
Započnite s ponavljajućim sastancima, koji se mogu vrlo lako sastaviti i preuzeti vaš kalendar, jer kako Vanderkam ističe, "svaki se ne mora opravdavati".
Ako ste pokretač ponavljajućeg sastanka, Yurovsky vas preporučuje da napravite stanku jednom mjesečno i pitate: "Ima li to još uvijek smisla? Postižemo li ono što smo planirali ostvariti? Jesu li ljudi angažirani i doprinose? (Znak da se sastanak ne treba dogoditi jest da nitko drugi ne govori.) "Ako su odgovori na ta pitanja ne, razmislite o otkazivanju sastanka, kraćim ili rjeđim ili prenošenjem relevantnih informacija putem e-pošte,
Čak i ako niste glavni, i dalje možete poduzeti korake, kao što je to učinio Turner s tim mjesečnim izvješćem. A ako to učinite, sugerirajući rješenja, a ne samo postavljajući pitanja ili prezentirajući probleme, kaže Turner, "čini se da izgledate kao da ste uloženi u ono što radite." Ako je to sastanak nekog drugog, zatražite dnevni red i ako ima o čemu biste trebali pročitati ili biti spremni za raspravu. Možete samo podsjetiti organizatora da dovede u pitanje one sastanke koji su uvijek bili tamo.
3. Poredajte stvari po važnosti i hitnosti
Ako ste pratili svoje vrijeme, ali imate problema sa omotavanjem glave oko toga što bi trebalo ostati i što bi trebalo ići, Turner predlaže korištenje matrice za upravljanje vremenom sadržanu u klasičnoj poslovnoj knjizi Stephena Coveyja 7 navika visoko učinkovitih ljudi: snažne lekcije u osobnoj promjeni , Ideja je sortirati aktivnosti po važnosti i hitnosti i svrstati ih u jedan od četiri kvadranta:
- Kvadrant I: Važno, hitno uključuje stvari poput krize, last-minute sastanke za važne rokove
- Kvadrant II: Važno, a ne hitno uključuje stvari poput strateškog planiranja, postavljanja dugoročnih ciljeva
- Kvadrant III: Nije važno, Hitno uključuje stvari poput određenih e-poruka, telefonskih poziva, sastanaka i događaja
- Četvrti kvadrant IV: Nije važno, nije hitno uključuje stvari poput nepromišljenog listanja društvenim medijima, prepucavanja i gledanja televizije do kojih vas zapravo ne zanima.
"Tada zapravo morate odrediti što trebate više učiniti, a što trebate učiniti manje kako biste osigurali da budete što produktivniji", kaže ona. Na primjer, mogli biste se iznenaditi kada utvrdite da većina vaših svakodnevnih aktivnosti spada u kvadrante III i IV, tako da bi vaš cilj mogao biti smanjiti ih kako bi se napravilo mjesta za aktivnosti u kvadrantima I i II.
4. Smanjite ili prebacite na izvor
U nekim slučajevima možete jednostavno reći ne (lijepo) dodavanju određenog događaja u kalendar ili zadatka na svoj popis. Ostale stvari jednostavno se moraju riješiti. Ali to ne znači da im ne možete dozvoliti da zauzimaju manje vremena ili da morate biti oni koji to rade.
Postoji li zadatak na poslu koji biste mogli delegirati ili dodijeliti? Kao rukovoditelju, odmah je izvedivije da zadatak predate nekom od svojih izravnih izvješća. Ali čak i ako niste u nadzornom položaju, razmislite o malim načinima na koji biste to mogli učiniti. Da li trošite sate ručno na ažuriranje baze podataka ili sustava? Bi li bilo moguće surađivati s inženjerom kako bi se pronašao automatiziraniji proces? Ili možete zamijeniti obavljanje tih mučnih uredskih kućanskih poslova, tako da se nitko ne zaglavi u tome svaki put?
Ako neke zadatke ne možete prenijeti drugima na veliko, pokušajte smanjiti vrijeme i trud koji im je potreban. Da se vratimo na Turnerov primjer, radila je sa svojim šefom na preuređivanju izvještajnog postupka tako da je ona slala brze mjesečne snimke i samo tromjesečno sastavljala detaljnije izvješće. Pročistilo joj je vrijeme dok još dobiva šefice i kolege uvide koji su im potrebni. Bez obzira na to što se čini da vam se ruši u rasporedu, pogledajte postoji li način da to učinite manje.
5. Stvorite blokove
Lako je odvratiti pogled i vratiti se kako biste pronašli svoj kalendar prepun različitih sastanaka i obaveza. Bez obzira na to da li ste vi ili kolege bacili svaki pojedinačni predmet na to mjesto, ostavlja vam samo dijelove odmotavanja glave i malo nade za izvršavanje nekih od najvećih zadataka na tanjuru. Dio čišćenja vašeg rasporeda je pronalaženje strategija da se spriječi da se ponovo gužva - baš kao što biste to učinili u slučaju fizičkog prostora.
Chelsea Williams, trener karijere u Museu i savjetnik za talente, preporučuje da u svom kalendaru blokirate komade vremena kada vam neće biti dostupno odgovarati na e-poštu ili telefonske pozive ili prisustvovati sastancima. Možete ga koristiti za strategiranje više razine ili fokusirano vrijeme projekta (mislite da je kvadrant II aktivnosti). Budući da je to već rezervirano i vidljivo u vašem kalendaru, sprječava da se ostale stvari sakupljaju i utječu na vrijeme koje vam treba. "Stvarate prostor", kaže ona. A ako se ovi blokovi ponavljaju, dodaje, oni postaju prirodni dio vašeg tjednog ritma.
"Veliki sam obožavatelj vremenskog blokiranja", kaže Yurovsky, koji također sugerira predviđanje i rješavanje drugih potreba ovom strategijom. Ako, primjerice, napustite ured i zabrinuto, ona preporučuje blokiranje posljednjih 30 ili 45 minuta dana. Možete izbjeći bježanje vrata odmah nakon sastanka i pružiti sebi šansu da se vjetar i prijeđe glatko. "Gdje god da je vremenski blok, počnite se osvježiti."
6. Ne zaboravite na stanke
Upravljanje vremenom nije samo ubacivanje što više ljudskog posla u vaš raspored ili potpuno njegovo čišćenje tako da ne možete učiniti apsolutno ništa. Također se radi o tome da napravite mjesta za neradne stvari koje volite i one koje vam omogućavaju da se napunite.
„Želite svjesno odabrati stanke, “ kaže Vanderkam. "Razmislite o tome što me zapravo pomlađuje?" Možda će to priroda, vježbanje, prijatelji, umjetnost, pečenje ili bilo što drugo u čemu uživate ispuniti vaše metaforične baterije. Čitanje je za Vanderkam jedna od tih stvari. "Mnogo sam se bolje pobrinula da imam dobre knjige za čitanje, " kaže, jer "kad imam dobru knjigu, čitam, to radim kao svoj zadani prekid rada.", ona (kao i mnogi od nas) postaje plijen bezumnog pomicanja društvenih medija.
Nije nužno da u kalendaru morate isložiti stanke za pauzu (ili, eto, kliknite i utipkajte ih tamo) - iako je to više važno, nastavite! Sjetite se samo da bi trebao biti namjerni dio jednadžbe. „Imamo tendenciju da ispunjavamo otvoreni prostor jer uspoređujemo ono što smo tražili ili razmišljamo o tome da radimo s ničim“, kaže Vanderkam. "To nije ispravna usporedba. Usporedba je sa svim ostalim stvarima koje možete raditi. "
7. Pretvarajte se da vas budućnost predstavlja
Kada govorite o četvrtku, tri tjedna, lako je pomisliti: "Oh, siguran sam da sam tada slobodan, zvuči sjajno!" I dodajte ga svom kalendaru bez obzira da li ćete se u srijedu tri tjedna osjećati isto minus od danas.
Ali "kad razmišljate o nečemu u budućnosti, zapitajte se biste li to sutra učinili", kaže Vanderkam. "Znate koliko energije imate sada i pretpostavljate da će biti prilično slično sutra. To vam omogućuje da budete malo razboritiji. "Ukratko, ako se ne biste uzbuđivali to učiniti danas ili sutra, vjerovatno nećete biti uzbuđeni raditi to već tri mjeseca, pa onda donosite svoje odluke u skladu s tim. Jer "konačno će budućnost biti sutra."
U skladu s tim, Vanderkam upozorava na stvaranje navike otkazivanja dugotrajnih planova u posljednjem trenutku. "Ako ste se obvezali učiniti nešto i ako je to s ljudima koje cijenite, vjerojatno biste to trebali tretirati kao iskustvo učenja", kaže ona. "Podsjetite se da to nije dobar osjećaj i kako mogu to izbjeći u budućnosti?"
Drugim riječima, čišćenje vašeg rasporeda ne odnosi se uvijek na uklanjanje stvari koje su već tamo - vjerojatno uz rizik od narušavanja profesionalnih ili osobnih odnosa. Radi se o tome da se riješite svog vremena i da ga vodite uredno u naprijed.
Zamislite svoje planiranje čišćenja kao dugoročni cilj. "Potičem ljude da budu odvažni", kaže Vanderkam. Ako ste malo hrabri i puno namjenski, moći ćete raditi manje onoga što vam se ne sviđa i više onoga što radite.
