Izvršite spajanje Microsoft Word poruka iz programa Excel

Koristeći MicrosoftoveSpajanje mailova možete poslati isti dokument s malim izmjenama velikim brojem primatelja. Pojam spajanja proizlazi iz činjenice da se jedan dokument (pismo, na primjer) spaja s dokumentom izvora podataka, kao što je proračunska tablica.

Podaci za ovaj vodič mogu se sastaviti s većinom verzija programa Microsoft Excel, uključujući 2007, 2010, 2013, 2016 i Office 365.

Značajka pisma programa Microsoft Word povezana je s programima Word 2010, 2013, 2016 i Office 365.

riječ je Spajanje mailova značajka radi besprijekorno s podacima iz programa Excel. Dok vam Word također omogućuje stvaranje izvora podataka, opcije korištenja tih podataka ograničene su. Ako već imate svoje podatke u proračunskoj tablici, nema smisla ponoviti sve podatke u izvori podataka programa Word.

Priprema podataka za spajanje pošte

Teoretski, možete koristiti bilo koji Excel radni list u funkciji Word spajanja pošte bez posebne pripreme. Međutim, potrebno je malo vremena da pripremite svoj radni list kako biste optimizirali postupak spajanja pošte.

Organizirajte podatke proračunske tablice

Vaši Excel podaci trebaju biti uredno organizirani redovi i stupovi, Razmislite o svakom retku kao pojedinačni zapis i svaki stupac kao polje koje ćete umetnuti u svoj dokument. Ako vam je potreban popunjavanje, pogledajte Excel priručnik za unos podataka.

Napravite redak zaglavlja

Napravite redak zaglavlja za list koji namjeravate koristiti za spajanje pošte.redak zaglavlja je redak koji sadrži oznake koje identificiraju podatke u ćelijama ispod nje. Excel može biti finicky ponekad oko razlikovanja između podataka i oznaka, tako da ih jasno pomoću podebljani tekst, stanične granice i sjenčanje stanica koje su jedinstvene za zaglavlje red - to osigurava Excel razlikuje od ostatka vaših podataka.

Kasnije, kada spojite podatke s glavnim dokumentom, oznake se pojavljuju kao nazivi polja spajanja, tako da nema zbunjenosti o podacima koje umetnete u svoj dokument.

Dobra je praksa označiti stupce u proračunskoj tablici programa Excel, jer pomaže u budućnosti da spriječi pogreške korisnika.

Stavite sve podatke na jedan list

Podaci koje namjeravate koristiti za spajanje pošte moraju biti na jednom listu; ako se širi na više listova, morate kombinirati listove ili izvršiti više spajanja pošte. Također, provjerite jesu li jasno navedeni listovi, jer morate odabrati list koji namjeravate koristiti bez pregledavanja.

Povezivanje izvora podataka u spajanju pošte

Da biste svoj dokument s Wordom povezali s pripremljenom Excelovom proračunskom tablicom:

1. Klikni na pošte kartica od vrpca.

2. Odaberite Započnite spajanje pošte gumb za pristup Padajući.

   Kao što ćemo pisati naše podatke u pismo za ovaj primjer, mi ćemo odabrati Pismo mogućnost iz Padajući.

3. Odaberite Odaberite Primatelji gumb za pristup Padajući.

   Želimo uvesti naše podatke iz spremljenog Excel radnog lista, pa odaberite Upotrijebi postojeći popis … opcija.

4. Iz dijaloškog okvira, pronađite i odaberite Excel datoteku.

   Klik u redu nastaviti.

5. Od Odaberite tablicu dijaloški okvir, odaberite list sa svojim stolom i kliknite na u redu dugme.

   Ako vaš Excel ima zaglavlja stupaca, osigurajte Prvi redak podataka sadrži zaglavlja stupaca opcija je označena.

6. Kliku redu.

Sada kada je izvor podataka povezan s glavnim dokumentom, možete započeti unos teksta ili uređivati ​​Word dokument. Međutim, ne možete izmijeniti izvor podataka u programu Excel. Ako trebate izmijeniti podatke, morate zatvoriti dokument u programu Word prije nego što otvorite izvor podataka u programu Excel.

Umetanje polja spajanja u svoj dokument

1. Kliknite gumbUmetni polje spajanja gumb na alatnoj traci za pisanje unosa za otvaranjeUmetni polje spajanja padajući.

2. Istaknite naziv polja koji želite umetnuti s popisa i klikniteUmetnuti.

Pregled dokumenata za spajanje pošte

Prilikom umetanja polja spajanja u dokument, Word ne prenosi oblikovanje podataka iz izvora podataka. Ako želite primijeniti oblikovanje, primjerice kurzivu, podebljano ili podcrtavanje, to morate učiniti u programu Word.

Ako dokumentom pregledavate polja, odabirete dvostruke strelice s obje strane polja na koje želite primijeniti oblikovanje. Ako pregledavate spojene podatke u dokumentu, označite tekst koji želite promijeniti.

Sve promjene oblikovanja se prenose u svim spojenim dokumentima, a ne samo pojedinačnim.

Pregledom spojenih dokumenata

Da biste pregledali spojene dokumente, kliknite gumbPrikaz spojenih podataka na alatnoj traci Spajanja pošte. Ovaj gumb funkcionira kao prekidač, pa ako se želite vratiti na prikaz samo polja, a ne podatke koje sadrže, ponovno kliknite.

Kretanje kroz spojene dokumente pomoću gumba navigacijske tipke na Spajanje mailova vrpca. Oni su, s lijeva na desno:Prvi zapis, Prethodni zapis, Idi na snimanje, Sljedeći zapis, i Zadnji zapis.

Prije spajanja dokumenata, pregledajte ih sve ili koliko god možete kako biste provjerili je li sve ispravno spojeno. Obratite posebnu pozornost na interpunkciju i razmak oko spojenih podataka.

Završite dokument za spajanje pošte

Kada budete spremni spojiti dokumente, imate dva izbora.

• Spajanje s pisačem: Prvo je spojiti ih na pisač.Ako odaberete ovu opciju, dokumenti se šalju pisaču bez ikakvih izmjena. Možete se spojiti na pisač klikom naSpoji se s pisačem gumba vrpce.
• Spajanje u novi dokument: Ako trebate prilagoditi neke ili sve dokumente (iako bi bilo pametno dodati polje bilješke u izvor podataka za prilagođene bilješke) ili napraviti druge izmjene prije ispisa, možete ih spojiti u novi dokument. Kada se spojite s novim dokumentom, glavni dokument i izvor podataka ostaju netaknuti, ali imate drugu datoteku koja sadrži spojene dokumente. Da biste to učinili, kliknite gumbSpajanje na novi dokument gumb gumba alatne trake.

Bez obzira koju metodu odaberete, prikazat će vam se dijaloški okvir u kojemu možete reći da Word spoji sve zapise, trenutni zapis ili niz zapisa. Kliknite gumb opcije pored vašeg odabira, a zatim klikniteu redu.

Ako želite spojiti raspon, stavite početni broj i konačni broj zapisa koji želite uključiti u spajanje prije nego što klikneteu redu.

Ako ste odabrali ispis dokumenata, nakon što se dijaloški okvir pojavi, prikazat će se otisak dijaloški okvir. Možete komunicirati s njim isto kao i za bilo koji drugi dokument.