Na mom posljednjem poslu jedan od starijih članova tima bio je zloglasan u slanju e-pošte u svako doba dana ili noći. Nije mi bilo neobično da odlazim u krevet u 23 sata i probudim se s praznim pretinacima za spremanje, osim za svoj jedan, izuzetno kratak i točan e-mail. Unatoč tome što se nikada nije obraćala po meni i, zapravo, rijetko uključuje bilo kakvu pozdrave prije izravnog pitanja, nekako nikada nije uspjela zvučati nepristojno ili zahtjevno.
Uz „hvala!“ Slijedeći ono što joj je trebalo da odgovori, uvijek je svoje ime potpisivala slovom x. Sada x, kao što nesumnjivo znate iz ljubavnog pisma koja zatvara "xoxo", obično predstavlja poljubac; u scenariju na radnom mjestu, međutim, to je jednostavno prijateljska gesta, daleko manje formalna od zatvaranja s "Najboljim" ili "Pozdravi".
Budite sigurni da ovaj trenutno popularni potpis nije jedini način da svoje kratke poruke spasite od zvuka nepristojnosti; u stvari, postoji najmanje pet jednostavnih načina za održavanje e-pošte uljudno bez obzira koliko riječi ili nekoliko njih napisali. Nećete htjeti primjenjivati svih pet ovih ideja svaki put, a koje ćete koristiti ovisit će puno o vašoj publici i vašem odnosu i razini komfora s tom publikom, ali dobre su smjernice. Nadamo se da će vam uštedjeti vrijeme i energiju kako biste se mogli usredotočiti na važnije stvari.
1. Koristite uskličnike
Ali ne previše. Prilično sam isključen kad svaki pojedini redak završi uskličnikom. Nemate jednako snažne osjećaje prema svemu što kažete. Nemojte me ni pokrenuti, uključujući dvije ili tri da zatvorim jednu rečenicu ili ideju (spremam one za slanje poruka s mojim prijateljima, a i vi biste trebali). Odaberite svoje velike glasnoće prijenosa i molimo vas da budite suzdržani.
Pokušaj ovo:
Poslano iz moje vanjske memorije.
Prije nego što pošaljete bilo što, razmislite s kime komunicirate i razmislite o načinima da to bude kratko, na temelju mjesta na kojem se raspravljate. Imajte na umu: Jednom kada idete naprijed-nazad, obično možete potpuno ispustiti pozdrav i potpis.
Jedna stvar koju valja spomenuti je i važnost obraćanja pažnje na ono na što odgovarate. Kratki odgovori mogu biti nepristojni ako jednostavno odgovorite sa "Zvuči dobro!" Ako je zaslužio odgovor na pitanje ili neku vrstu povratnih informacija, prijemnik će te dvije riječi teško probaviti, sa ili bez uskličnika.
Dno crta: Upoznajte svoju publiku i, bez sumnje, pošaljite detaljne odlomke ako situacija to zahtijeva, ali usredotočite se na mnoge slučajeve u kojima kratki također može biti sladak.
