Jeste li ikad iskusili taj osjećaj straha u kasnim popodnevnim satima kada pogledate posao koji ste do sada završili i pomislite: „Zašto mi ovo traje toliko duže nego što bi trebalo?“ Zatim, kad dan prođe tek sat ili dva kasnije, posramljeni ste da niste potrošili produktivnije. Bio sam ondje. Neki sam se dan osjećao kao da naporno radim, ali učinio sam vrlo malo.
Zatim, jednog dana me pogodilo: Postoji velika razlika između biti zauzet i biti produktivan. Da, da, svi smo to već čuli. Ali jeste li to zaista dobro razmislili i razmišljali o onim vremenima gdje cijeli dan sjedite za računalom, ali ne završite sa puno toga za pokazati?
Da? Ovo su najčešći razlozi da vam se ovo događa (iznova i iznova):
Problem 1: postavljate previše prioriteta
Tko nije odgovorio na pitanje "Kako ste?" Sa "Zauzeto!" Nije toliko nedostatak prioriteta (što češće dovodi do besposlenosti), već previše toga. Kad isti naglasak stavite na posao, obiteljski život, ručak, vježbanje, druženje s prijateljima, volontiranje, ažuriranje profila na društvenim mrežama, čitanje tri novine svako jutro - na kraju započinjete puno projekata, a završite vrlo malo.
Rješenje: smanjite svoj popis
Sama riječ "prioritet" podrazumijeva da ste odlučili da je nešto važnije od svega. Prijevod: Ne možete imati 20 "prioriteta". Ako na popisu imate samo tri ili četiri važne stavke, pomoći ćete vam da ostvarite mnogo više. Na početku ćete uvidjeti da se produktivnost mjeri koliko stvarnog posla radite na nekoliko projekata, a ne koliko je površni napredak postignut na mnogim projektima. Imate problema s prepoznavanjem onoga što biste trebali staviti na prvo mjesto? Ovaj je članak sjajno polazište.
Problem 2: Pokušajte se uklopiti na sve sastanke
Uvijek kasnite i mijenjate vrijeme sastanka (ili ih otkazujete u potpunosti!) U posljednji trenutak? To je vjerojatno zato što se pretjerano trudite i pokušavate to izravnati pritiskajući angažmane u realne vremenske utroje. Znate što mislim: Rezervirajte tri statusna sastanka s samo pet minuta između svakog, iako razgovori mogu teći i prelazite s jednog kraja na drugi ured. Čini se da najviše iskoristite svoje vrijeme, ali na kraju ste toliko zauzeti da propuštate dragocjene prilike da zapravo pomaknete projekt naprijed.
Rješenje: Reci više "Ne"
Prvi korak ovdje je prepoznati da "ne" nije najgora stvar koju možete reći. U stvari, "Da, bit ću tamo", a nakon toga "Oprosti, kasnim 20 minuta!" Zapravo stvara još lošiji dojam. Ako provedete cijeli dan miješajući se s jednog sastanka na drugi, a gubite vrijeme ispričavajući se i objašnjavajući, kraj poslijepodneva ćete biti iscrpljeni i osjećajući se kao da niste ispunili sve što ste namjeravali učiniti.
Budite iskreni prema sebi u vezi s rokovima, potrebnom vremenskom zalaganjem, kako se uklapa vaš umijeće i sličnim detaljima kako biste odredili čemu trebate posvetiti svoje vrijeme. Naučit ćete strateški reći da, a ne da svemu kažete da.
Problem 3: Internet vas neprestano ometa
Koliko je vremena prošlo otkad ste provjerili svoju e-poštu ili Facebook? Budite iskreni: Jesu li te stranice otvorene na drugoj kartici ove sekunde? Zapravo, prosječna osoba ima pet računa na društvenim medijima i svakodnevno provodi gotovo dvije sata na tim mrežama. S obzirom na činjenicu da većina ljudi radi osam sati, to je skoro četvrtina vašeg dana!
Rješenje: Vježbajte samokontrolu (ili, Realnije instalirajte aplikacije za suzbijanje upotrebe)
Krajnji način da se zaštitite od ometanja putem interneta je prakticiranje samokontrole. Ako vaš posao ne zahtijeva stalni pristup e-poštom, odredite određeno vrijeme da ih provjeravate, po mogućnosti ne za vrijeme „zlatnih sati“. Za mene je to popodne kad se počnem umoriti od pisanja i borbe za ostati motiviran Tada provodim oko 30 minuta odgovarajući na nebitne e-poruke koje sam ranije ignorirao, četkajući svoje društvene vijesti i čitajući par postova na blogu.
Naravno, nekih dana samo želim sjediti na e-mailu i provjeriti Facebook i ne raditi ništa drugo. U tom ću trenutku koristiti sustav blokiranja koji mi onemogućuje pristup određenim web mjestima tijekom određenog doba dana. Sviđa mi se dodatak preglednika Focus, ali bezbroj je drugih blokirnih sustava, i besplatnih i plaćenih koji će učiniti trik.
Problem 4: Imate više zadataka
Skakanje između zadataka, zuriti u duge popise zadataka i pokušati obaviti više zadataka istovremeno vode do užurbanog života. Teško je postići bilo što kada pokušavate učiniti sve odjednom. Kad se toliko toga događa oko vas, nije ni čudo što se osjećate kao da se utapate.
Rješenje: Pokušajte s drugom strategijom
Iako vam na prednjem kraju treba nekoliko dodatnih minuta, pristupanje svakom zadatku s fokusom i jasnoćom rezultirat će boljim krajnjim proizvodom. Kad god se osjećate u iskušenju da prijeđete na neki drugi zadatak, zapitajte se: je li dobro sada odmah prebaciti modove? Trebam li se odmoriti? Ili se trenutno nalazim u zoni i prepuštam se ometanju mog sve većeg popisa obaveza?
S obzirom na ono što znamo o višesatnom gubitku vremena, vjerojatno je bolje isprobati metodu produktivnosti poput Pomodoro tehnike ili Metode akcije ako smatrate da trebate postići nekoliko različitih stvari u samo nekoliko sati.
Problem 5: Očekujete produktivnost samo se dogodi
Oprosti, ali nije tako jednostavno. Izlazak na posao i produktivnost čini se da su lažno identificirani kao sinonimi. Ljudi pretpostavljaju da će se kad prođu kroz vrata osjećati čarobno motivirani da izvrše stvari.
Rješenje: Pronađite sistem koji funkcionira za vas
Postoji više načina za organiziranje popisa obaveza. Čak i različite aplikacije za zakazivanje imaju različite svrhe (aka, nije samo korištenje Wunderlista za pisanje svake pojedine stvari na vašem umu nije najučinkovitiji način za rješavanje svih projekata).
Da biste utvrdili radi li novi sustav, vodite dnevnik produktivnosti u kojem pratite u koje doba dana ste najbolje radili, što vam je pomoglo da obavite svoje različite zadatke i kako ste se osjećali kad ste napustili ured. Kako vrijeme prolazi, možete se osvrnuti, pronaći obrasce i identificirati gdje su potrebna poboljšanja. Postoji toliko mnogo sustava i aplikacija vani da postoji samo jedan. Bilo da je osnovno poput igranja ambijentalne buke u slušalicama koje sprečavaju buku ili tako složeno kao više dodataka preglednika.
Produktivnost je dobra samo koliko i trud koji ste spremni uložiti u nju. No, kako košarkaški trener John Wooden kaže: "Ne pogrešite aktivnosti za postignuće." Dok ulažete u posao da postanete produktivniji pojedinac, imajte na umu krajnji cilj: Morate uložiti vrijeme i trud da napravite sve savjeti i trikovi za koje čujete da rade za vas.
