Nešto je više frustrirajuće nego trošiti vrijeme na pisanje (i brisanje i ponovno pisanje) savršene e-poruke s pet rečenica - a zatim ne dobiti odgovor kakav ste očekivali. Mislili ste da će vaš menadžer biti oduševljen, ali umjesto toga, zvuči, dobro, dosadno.
Što se dogodilo? Jeste li poslali svoju poruku u pogrešno vrijeme? Nisi dovoljno pojasnio svoj zahtjev? Je li vaš pozdrav bio previše ljubazan? Jeste li odavali pogrešnu vibru?
Začudo, problem se može svesti na nešto jednostavnije: par riječi. Riječi koje su vrlo vjerojatno u e-pošti koju ste već poslali danas.
Nedavno sam napisao članak o riječima koje ostavljaju pogrešan dojam u e-mailovima i šokiran sam koliko su me profesionalci (posebno poslodavci i menadžeri zapošljavanja) upozorili s više prijedloga da dodam na taj popis.
Koje su neke od najčešćih riječi koje su izgovarali? Čitajte ih i plačite.
1. Također
Priznajem: Imam ovisnost o riječi "također." Došlo je do točke kad moram napraviti posebnu lektiru e-pošte kako bih bio siguran da ga više puta nisam uključio ni u jednu poruku. Često korištenje "također" može vam se činiti kao da pretjerano tražite, a ako ste na kraju primanja svih tih stavki radnje, može biti neodoljivo odlučiti što ćete prvo riješiti.
Prijelazne riječi su neophodne za e-poštu, pa što treba učiniti pošiljatelju e-pošte? Nekoliko mojih najdražih alternativa uključuju „pored toga“, „nadalje“, „nadogradnju na tome“ i „na još jednoj noti“.
2. Vjerojatno
Kao i "nadam se" (o čemu sam govorio u drugom članku), ova riječ dodaje određeni stupanj neizvjesnosti onome što govorite kad ne mora biti.
Na primjer, umjesto da pošaljete e-poštu u kojoj piše: "Ja bih to danas mogao završiti do 17:00", budite konkretniji sa svojim rokom. Izvadite zajedno "vjerojatno". Ili, ako stvarno niste sigurni hoćete li završiti do roka, dajte si novi rok ili barem malo više fleksibilnosti. Čak i reći da ćete to učiniti „do kraja dana“ ili „do sutra kada stignete u ured“ zvuči mnogo jednostavnije nego „vjerojatno“. Najgori scenarij: Precijenite vrijeme potrebno i robu dostavite rano. U povijesti rada nitko se na to nije žalio.
3. Pokušajte ili pokušajte
Yoda je jednom rekao: "Učinite ili ne, nema pokušaja", i imao je poantu.
"Pokušajte" ili "pokušajte" spadate pod isti teritorij kao i "vjerojatno", jer to ne znači da ste sigurni u ono što radite. U stvari, nekoliko poslodavaca koji su me cvrkutali istaknuli su da kada zaposlenik koristi bilo koju frazu, oni samo pretpostavljaju da ne može raditi ono što se traži, i to u roku.
Da li stvarno želite da vaš šef sumnja u jednu riječ? Dopustite mi da vam odgovorim na to: Ne. Sljedeći put kada se budete koristili „probaj“ u e-pošti, izvadite je. Ako doista niste sigurni možete li to učiniti ili ne, zapitajte se zašto - ako vam nedostaju vitalne informacije ili posebne vještine, obratite se odgovarajućim stranama i shvatite što trebate steći ili postići kako biste okrenuli svoj "Pokušajte" u "učiniti". Ako to nije moguće, vaš će voditelj to htjeti znati odmah. Sve dok objašnjavate zašto (primjer: "Nemam dozvolu za pristup tom zajedničkom pogonu"), on ili ona će razumjeti i ili će vam pomoći ukloniti prepreku ili će samo dodijeliti zadatak.
4. Iskreno
Ako bi se bilo koja riječ natjecala s „doslovno“ za najčešće zloupotrijebljeni izraz, „iskreno“ bi bila gore. Ljudi ga cijelo vrijeme šalju u e-mailove kao punilo, a nakon nekog vremena, potraga za iskazivanjem iskrenosti počinje se osjećati neistinitom - kao da puštate nekoga u veliku tajnu, to uopće nije tajna.
Iskreno, izrezati.
5. Razmislite
Ljudi stalno govore o kvalificiranim frazama ("Nisam siguran je li to dobra ideja, ali …"), ali jedna koja se čini da se pojavljuje često je "Mislim …" Nisam baš razmišljala o ovoj sve dok me nije zaposlio menadžer za zapošljavanje pa sam proslijedio e-mailove svojih zaposlenika da vidim je li to istina.
Svakako, bilo je tu. "Mislim da bismo trebali krenuti naprijed." "Mislim da bismo trebali sjediti i razgovarati o tome." "Mislim da se približavamo." Bilo je nekoliko e-poruka u kojima su ljudi koristili ovu frazu gore tri puta u jednom odlomku. I dok sam primjećivala oba spola kako ga koriste, žene su imale tendenciju da mnogo češće pišu "Mislim".
Sljedeći put kad šaljete poruku, samo ispustite "Mislim …" i podijelite svoje stavove. Uostalom, ako poruka e-pošte dolazi od vas, onome kome je pošaljete odmah će pripisati bilo kakve misli u njoj!
Kažu da je manje više, i iskreno mislim da je vjerojatno pokušaj da vam e-mailove budu kraći i najbolji put. Vidite što sam učinio tamo?
